يعد اتخاذ القرار من أهم مراحل القرار ،وليس مرادفا لصنع القرار ، فمرحلة اتخاذ القرار هي خلاصة ما يتوصل إليه صانعوا القرار من معلومات وأفكار حول المشكلة القائمة ، ومن ثم فإن اتخاذ القرار يعتبر أحد مراحل صنع القرار ، بل هو نتاج عملية صنع القرار ذاتها.

ويتضح معنى اتخاذ القرار من خلال التعريفات المتعددة التي وضعها علماء الإدارة ، فيرى ليفيم وهو Lipham& Hoeh أنه أختيار بديل من بديلين أو أكثر ، لأنه إذا لم يوجد في الموقف إلا بديل واحد ، فلن يكون هناك قرار يتخذ ، وذلك لعدم وجود مجال للاختيار.

كما يعرفه ماركس Marks وآخرون أنه تصرف معين تم اختياره لمواجهة موقف أو مشكلة معينة ، والقرار الرشيد هو الذي يواجه كافة المتطلبات في الموقف ، وعموما يوجد القرار حينما تتواجد العناصر التالية : المشكلة ، متخذ القرار ، الهدف ، البدائل ، قواعد الاختيار ، الموقف المعين.

ويعرفه نيجرو Nigro بأنه الاختيار المدرك ( الواعي ) بين البدائل المتاحة في موقف معين.

ويرى يس ودرويش أنه مسار فعل يختاره متخذ القرار باعتباره أنسب وسيلة أمامه لإنجاز الهدف أو الأهداف التي يتبعها ، أيضا يرى علاقي أن اتخاذ القرار هو الاختيار الواعي الذي يتم بعد تقييم مجموعة من البدائل .

ويشير بوللي Polley وآخرون إلى أن إدراك عملية اتخاذ القرار يتضمن : معرفة المشكلة أو الموضوع وتكوين البدائل المتعلقة، والحصول على المعلومات ، ودمج وتحليل المعلومات ودراسة البدائل وتعديلها ، واختيار البديل المناسب والعمل إداريا على إقراره ، ويجب مشاركة المتأثرين بالقرار في كل مرحلة من المراحل السابقة ، ثم يلي ذلك مرحلة التغذية الراجعة ويعرف ليوثانز اتخاذ القرار بأنه الاختيار بين بديلين أو أ كثر ، ومع ذلك فالبعض يرى أن الاختيار الحقيقي للنشاط الفعلي يسبقه تجميع المعلومات وتنمية البدائل.

من التعريفات السابقة للقرار الإداري ، نلاحظ أن هناك عناصر جوهرية لازمة لوجود القرار ، يمكن أجمالها في عنصرين هما : وجود موقف معين به أكثر من طريق أو بديل ، وأن يختار الشخص بوعي بديلا من البدائل المتوفرة لديه، وهذا معناه أن يكون هناك مشكلة إدارية تتطلب حلا معينا ، وأن يكون هناك بدائل متعددة لموجهتها ، تطرح للنقاش ويتم دراستها وتقويمها حتى يتم اختيار البديل الأمثل.

ومن الملاحظ أن الأفراد لا يستطيعون اتخاذ قرار شامل وكامل ومعتدل في هذا المجال المعقد ، ومن فإن عملية اتخاذ القرارات الإدارية في أغلب الأحوال تهتم بالاختيار ، وتحقيق البدائل المرضية بدلا من البحث عن أفضل البدائل وأكثرها فائدة. وهذا ما أوضحه مارش وسيمون March & Simon من أن اتخاذ القرار سواء كان فرديا أو عن طريق المنظمة ، فإنه يهتم في المقام الأول باكتشاف واختيار البدائل المرضية ، ولا يهتم باكتشاف واختيار أفضل البدائل إلا في حالات خاصة.