أن تكون موظفاً ذا إنتاجية عالية ليس بالأمر المعقد كما يظن الكثيرون؛ إذ ليس عليك أن تحضر الدورات التدريبية المكثفة، أو تقضي شهوراً طويلة وأنت تقرأ الكتب التي تتناول كيفية إدارتك للوقت، واستثمار الطاقات الكامنة فيك.
إن كل ما عليك فعله لتطوير إنتاجيتك وتحسين أدائك على نحو ملحوظ، يكون باتخاذ خطوة بسيطة وسهلة لتطبيقها في ميدان عملك، وهي:
التخطيط المسبق:
يباشر معظم الأشخاص مهامهم ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني فور وصولهم إلى العمل. ويعتقدون أنهم بهذه الطريقة فعَالون ومنتجون، لكنهم يرتكبون خطأ فادحاً باتباعهم هذه العادة. في حين تشير الحقائق إلى أنه عند قضاء أول 15 دقيقة في تخطيط مجريات اليوم بعناية، فإن الإنجاز سيكون أكثر بكثير مما نتوقع.
وهذه 4 خطوات ممتازة لتخطيط يوم العمل بفعالية:
1. ابدأ بوضع لائحة بالمهام الواجب عليك القيام بها خلال اليوم.
2. حدد 3 من المهام الأكثر أهمية وباشر بإنجازها. واعلم أن القليل من الأشخاص يقومون بهذه الخطوة على نحوها الصحيح.
3. حدد المهام العاجلة، وكن قادراً على تمييز الطارئ منها للبدء به.
4. وأخيراً، اعمل مخططاً لكل ساعة من ساعات عملك في دفتر يومياتك أو على ورقة جانبية، واضعاً المهام الطارئة والمهمة في صدارة اليوم.
وتستغرق عملية التخطيط كما هو موضح في الخطوات السابقة، من 10 إلى 15 دقيقة. وهذا من شأنه أن يصنع فرقاً هائلاً في مقدار العمل المنجز خلال اليوم.
كما ينبغي تطبيق هذه المنهجية أو التخطيط المسبق، قبل الدخول إلى الاجتماعات أو عقد لقاءات العمل، أو التحضير لعروض تقديمية مهمة أو القيام بمحادثات حاسمة. وكلما خططت على نحو دقيق من الشفافية والوضوح، كان أداؤك أفضل.