الموضوع: اجتماع ناجح ...فى خطوات

[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] مع نمو شركتك ستنمو أيضاً حجم الإجتماعات بها . عندما يكن الوقت ضيقاً و المشروعات معقدة تكن الإجتماعات المنظمة أفضل أدوات تنظيم العمل فقط إن تم التنظيم لها جيداً. ضع الأهداف الأهداف الواضحة سوف تشجع الناس على حضور الإجتماع و فهم الغرض منه ، أيضاً الأهداف تضع الأساس الذى يقوم عليه الإجتماع فيكون مركزاً بالدرجة المطلوبة. دعوة الحضور ضع قائمة بالأسباب التى تجعل من حضور هذا الإجتماع ضرورة و بأنه لن يكن مضيعة لوقت أحدهم . أيضاً عليك بأن تكون محدداً عند دعوة الناس إلى حضور هذا الإجتماع و أن تعير اهتماماً لجدول أعمال المدعوين لحضور الإجتماع ، واحرص على أن يكون موعد الإجتماع معلن و كذلك الوقت الذى سيستغرقه. أجندة الإجتماع ضع قائمة بالعناصر الرئيسية التى سيتناولها الإجتماع حتى تتمكن من الوصول إلى الأهداف بسهولة . إذا قررت توزيع هذة الأجندة على الحضور فاحرص على كتابة التاريخ و موضوع الإجتماع على رأس كل صفحة . يجب أن تكون جميع النقاط بارزة و يجب و أن يتسلم كل فرد من الحاضرين نسخة من الأجندة . الحفاظ على النظام بمجرد أن يبدأ الإجتماع تبدأ مهمة جديدة لك وهى الحفاظ على سير الإجتماع بشكل منظم. وفيما يلى بعض النصائح لذلك : - ابدأ فى موعدك حتى وإن لم يكتمل العدد ، فهذا تدريب لهم على اللإإنضباط فى المواعيد. لخص الموضوع الذى يدور حوله الإجتماع . إن كنت قد قمت بتوزيع أجندة أعمال فاحرص على أن يتابعها معك الجميع حتى تصل إلى أهدافك . إن استمرت النقاش دون الوصول إلى قرارات فعليك أن تبرز أن إتخاذ قرار فورى أمر ضرورى لإنجاز المشروع أو المهام موضوع الإجتماع. إذا أصبح من الواضح لديك أن هناك بعض الأمور التى لا يمكن حلها خلال الإجتماع فتجاوز عنها و حدد لها موعد أخر بحسب الضرورة. عليك أن تكون حاسماً حتى لا يخرج الإجتماع عن المسار المحدد له و اقترح أن أى موضوع أخر سيتم مناقشته لاحقاً. ضع جدولاً زمنياً للإجتماع فى نهاية الإجتماع الأول. أثناء الإجتماع عليك بأخذ الملاحظات أو بتكليف شخصاً لأخذها . فى النهاية ...اشكر من حضر إلى الإجتماع على وقته الثمين . بمجرد أن ينتهى الإجتماع يبدأ دور أخر لك و هو تجميع و تلخيص كافة ما تم تناوله أثناء الإجتماع و الإجراءات المطلوب أخذها لحل المسائل العالقة . أعلن عن إطار زمنى للمشروع و عن التاريخ التالى للإجتماع الخاص ببحث [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] ذاته إلى جانب تحديد النقاط الواجب إنجازها. اقرأ أيضاً ... [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]