مع نمو شركتك ستنمو أيضاً حجم الإجتماعات بها . عندما يكن الوقت ضيقاً و المشروعات معقدة تكن الإجتماعات المنظمة أفضل أدوات تنظيم العمل فقط إن تم التنظيم لها جيداً.
ضع الأهداف
الأهداف الواضحة سوف تشجع الناس على حضور الإجتماع و فهم الغرض منه ، أيضاً الأهداف تضع الأساس الذى يقوم عليه الإجتماع فيكون مركزاً بالدرجة المطلوبة.
دعوة الحضور
ضع قائمة بالأسباب التى تجعل من حضور هذا الإجتماع ضرورة و بأنه لن يكن مضيعة لوقت أحدهم .
أيضاً عليك بأن تكون محدداً عند دعوة الناس إلى حضور هذا الإجتماع و أن تعير اهتماماً لجدول أعمال المدعوين لحضور الإجتماع ، واحرص على أن يكون موعد الإجتماع معلن و كذلك الوقت الذى سيستغرقه.
أجندة الإجتماع
ضع قائمة بالعناصر الرئيسية التى سيتناولها الإجتماع حتى تتمكن من الوصول إلى الأهداف بسهولة .
إذا قررت توزيع هذة الأجندة على الحضور فاحرص على كتابة التاريخ و موضوع الإجتماع على رأس كل صفحة . يجب أن تكون جميع النقاط بارزة و يجب و أن يتسلم كل فرد من الحاضرين نسخة من الأجندة .
الحفاظ على النظام
بمجرد أن يبدأ الإجتماع تبدأ مهمة جديدة لك وهى الحفاظ على سير الإجتماع بشكل منظم. وفيما يلى بعض النصائح لذلك : -
- ابدأ فى موعدك حتى وإن لم يكتمل العدد ، فهذا تدريب لهم على اللإإنضباط فى المواعيد.
- لخص الموضوع الذى يدور حوله الإجتماع .
- إن كنت قد قمت بتوزيع أجندة أعمال فاحرص على أن يتابعها معك الجميع حتى تصل إلى أهدافك .
- إن استمرت النقاش دون الوصول إلى قرارات فعليك أن تبرز أن إتخاذ قرار فورى أمر ضرورى لإنجاز المشروع أو المهام موضوع الإجتماع.
- إذا أصبح من الواضح لديك أن هناك بعض الأمور التى لا يمكن حلها خلال الإجتماع فتجاوز عنها و حدد لها موعد أخر بحسب الضرورة.
- عليك أن تكون حاسماً حتى لا يخرج الإجتماع عن المسار المحدد له و اقترح أن أى موضوع أخر سيتم مناقشته لاحقاً.
- ضع جدولاً زمنياً للإجتماع فى نهاية الإجتماع الأول.
- أثناء الإجتماع عليك بأخذ الملاحظات أو بتكليف شخصاً لأخذها .
اقرأ أيضاً ... [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
فى النهاية ...اشكر من حضر إلى الإجتماع على وقته الثمين .
بمجرد أن ينتهى الإجتماع يبدأ دور أخر لك و هو تجميع و تلخيص كافة ما تم تناوله أثناء الإجتماع و الإجراءات المطلوب أخذها لحل المسائل العالقة .
أعلن عن إطار زمنى للمشروع و عن التاريخ التالى للإجتماع الخاص ببحث [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] ذاته إلى جانب تحديد النقاط الواجب إنجازها.
رد مع اقتباس