الموضوع: وصف وظيفي لمدير المشتريات

بطاقة توصيف وظيفي

رمز الوظيفة : PUR	الإصدار : 1		تاريخ الإصدار : 22/03/2011
مسمى الوظيفة : مدير المشتريات		تصديق مدير الموارد البشرية :

الهدف من الوظيفة :
البحث عن الموردين وتأمين حاجة الشركة من المواد الأولية المحلية والخارجية في الأوقات وبالكميات والأسعار والتسهيلات والمواصفات المناسبة وفق سياسات واضحة وخطط مدروسة ؛ وتوثيق كافة العمليات المرتبطة : وتقييم العملاء والموردين وذلك بما يحقق الأهداف الإستراتيجية للشركة.
المؤهلات العلمية :
- شهادة جامعية إدارة أعمال .
- دورات في إدارة المشتريات .
- دورات في المراسلات التجارية .
- دورات في أسلوب التفاوض .
- دورات في الإدارة العامة.
المهارات والخبرات:
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المشتريات.
- مهارات ممتازة في التفاوض .
- المعرفة الواسعة بقوانين الاستيراد والتخليص الجمركي.
- الإلمام بقوانين الضرائب.
- مهارات تواصل ممتازة.
- مهارات لغة إنكليزية ممتازة .
- مهارات استخدام الحاسوب برامج أوفيس - outlook.
- يفضل من لديه خبرة في نظام الآيزو.
الرؤساء :
- مدير المصنع .
المرؤوسين :
- مسؤول المشتريات المحلية .
مسؤوليات الوظيفة :
- وضع أهداف وخطة المشتريات بالتعاون مع مدير المعمل ومدير الإنتاج .
- البحث عن موردين خارجيين ومحليين للمواد الأولية وبعض الآلات من خلال الكتالوكات والإنترنيت والمعارض وكافة وسائل الاتصال المتاحة .
- إعداد ومتابعة كافة المراسلات التجارية مع الموردين والمتعلقة بعروض الأسعار والمواصفات والتسهيلات ونماذج المواد المطلوبة للشراء وتثبيت الطلبيات وشروط الشحن والتسليم والأوراق اللازمة للتخليص الجمركي ونحوها لحين إتمام عمليات الشراء واستلام البضاعة.
- التفاوض مع الموردين لتحصيل أقل سعر بأعلى المواصفات والتسهيلات الممكنة .
- التنسيق مع الإدارة المالية لصرف قيمة عقود الشراء في الأوقات المتفق عليها مع الموردين.
- متابعة مستويات جرد مستودعات المواد الأولية أسبوعياً بالتعاون مع أمين المستودعات وتحديد الكميات المطلوبة وفق لوائح الحدود الدنيا والقصوى لتخزين المواد الأولية.
- التنسيق مع أمين المستودعات لاستلام المواد الواردة وفق الكميات المتفق عليها .
- التنسيق مع المخلصين الجمركيين لضمان وصول البضاعة إلى الشركة بأقل الكلف الممكنة وأفضل الشروط.
- التنسيق مع إدارة الجودة لفحص المواد المستلمة وضمان مطابقتها للمواصفات المتفق عليها.
- دراسة سجلات المشتريات وإعداد التقارير الإحصائية للإدارة عند الطلب أو عند ملاحظة وجود خلل يستلزم التنبيه إليه .
- التنسيق مع منظمة الترميز الدولية لإصدار باركود المنتجات الجديدة .
- إعداد وحفظ سجلات الموردين وتقييم أدائهم بالاعتماد على الكلفة – تحقيق المواصفات المطلوبة – تسهيلات الدفع - خدمات ما بعد الشراء – توفر المنتجات عند الطلب – الثقة بالمورد – السمعة .. وأي عناصر أخرى مؤثرة في قرارات الشراء .
- الإشراف المباشر على أعمال مسؤول المشتريات المحلية ومساعدته في تنظيمها وتوفير الأدوات اللازمة لتنفيذها .
- الاطلاع على كافة المعلومات التي تساعده في أداء عمله بالشكل الأنسب .
- المشاركة في اجتماعات الإدارة العامة والاجتماعات البينية التي تقتضيها ضرورات العمل.
- المساهمة في حل كافة المشكلات المرتبطة بالمشتريات.
- المساهمة في استقبال الخبراء الأجانب واجتماعاتهم مع الإدارة .
- توثيق كافة العمليات المرتبطة بإدارة المشتريات ورقياً وحاسوبياً وحفظ سجلاتها .
- إعداد إجراءات الجودة المرتبطة بإدارة المشتريات والتقيد بها وإعداد تعليمات العمل المنبثقة عنها.
- إعداد تقارير العمل الدورية والتقارير الخاصة بإدارة المشتريات .
صلاحيات العمل :
- البحث عبر الإنترنيت واستخدام كافة وسائل الاتصال الدولية والمحلية للبحث والمتابعة .
- التفاوض مع الموردين على الأسعار والتسهيلات وصلاحية اتخاذ قرار التثبيت وفق توجيهات مدير المعمل
- إجراء جولات ميدانية للأسواق المحلية حسب متطلبات العمل .
- التوقيع على أوامر صرف مستحقات عقود الموردين وفق التوقيت المتفق علبه .
- تأجيل طلبات الشراء التي يلاحظ وجود إشكاليات ظاهرة فيها (كميات غير منطقية – أسعار مرتفعة – مواصفات غير مناسبة .. إلخ) ومراجعتها مع الجهة الطالبة للاستيضاح عنها عند اللزوم .
طبيعة ومخاطر الوظيفة :
- العمل يحتاج للتركيز الذهني .
- الجلوس لفترات طويلة أمام الحاسب يشكل خطر الإصابة بأمراض العمود الفقري وأمراض العين .
معايير قياس الأداء:
- فعالية عمليات الشراء المنفذة ومطابقتها للمواصفات والشروط المطلوبة والكميات والتوقيت ونحو ذلك.
- عدد عقود الشراء المحلية والخارجية التي نظمها وتابع تنفيذها .
- المخالفات المرتكبة فيما يتعلق بإجراءات الجودة والآيزو.
- التخطيط وتنفيذ الخطط المحددة لإدارة المشتريات .
- المخالفات القانونية المسجلة .
- نتائج تقييم أداء الموردين.
- تقييم الإدارة العليا العام لمدير المشتريات.
- فعالية ودقة التقارير الدورية والاختصاصية المقدمة .
- جودة الخدمات المقدمة من مسؤول المشتريات المحلية. الادوات

Thanks and appreciation for the effort expended
FAWZY A.SHAFY A.AZIZ
Charterd Accountant – Tax Expert
Tourism & Sales tax Counselor

رائع جدا هذا الوصف حقيقة بارك الله لكم ......................