مراحل الاجتماع
يمكن تقسيم مراحل الاجتماع الى 3 مراحل
1- قبل الاجتماع
2- اثناء الاجتماع
3- بعد الاجتماع
مرحلة ما قبل الاجتماع وهى مرحلة التحضير للاجتماع والدراسة والتخطيط وتحضير جدول الاعمال ويمكننا التحضير للاجتماع من خلال الاسئلة التالية
1- هل انا فى حاجة الى عقد اجتماع فعلا ؟ اذا كانت الاجابة ب(لا ) اذا ما البدائل ...هل ستكفى عمل مذكرة توضيحية وارسالها الى الاعضاء ، هل سيكفى ان اصدر ورقة بتعليمات وانشرها فى لوحة التعليمات او الاعلانات ؟ هل المكالمة التليفونية ستكفى ؟.....اما اذا كانت الاجابة بنعم فانتقل الى السؤال التالى .
2- من سيحضر ؟ من الذين يجب ان يحضروا الاجتماع وفى الاجابة على ذلك السؤال تأكد من اختيارك الاعضاء المناسبين لحضور الاجتماع والذين لديهم المعلومات الكافية والصلاحيات الكافية لابداء الاراء والحلول واخذ القرارات ولا تدعو من لن يكون لهم دور فى الاجتماع ....ومن المهم ايضا عند الاجابة على ذلك السؤال ان تسأل نفسك هل لابد ان احضر ام يمكن تفويض احد غيرى لرئاسة هذا الاجتماع ومن الشخص الذى يمكنه ان يحل محلى وما هى المواصفات اللازم توافرها فى ذلك الشخص
3- ماذا سنناقش؟ حدد الهدف من الاجتماع ..ما الذى تسعى للوصول اليه فى نهاية الاجتماع ..ما هى الموضوعات التى ستناقشها فى الاجتماع ..؟
4- اين سيكون مكان الاجتماع ؟ حدد مكان الاجتماع ...هل سيكون فى مكتبك ، ام فى قاعة المؤتمرات فى الشركة ام تفضل ان تفعله فى فندق او مطعم او ستأجر قاعة خارج الشركة...؟ متى سيكون الاجتماع ؟ ما افضل وقت لاتمام هذا الاجتماع ويفضل ان يكون موعد الاجتماع ما بين الساعة التاسعة والنصف صباحا وحتى الساعة الثانية عشر ظهرا او بعد تناول غداء خفيف من الساعة الثانية بعد الظهر وحتى الساعة الخامسة مساءا حيث يكون هذا الوقت فيه اعلى معدلات النشاط والاداء
5- كم من الوقت يحتاج الاجتماع وكم من الوقت تحتاج الموضوعات التى ستكون محل النقاش
6- ما هى المواد والوثائق التى يجب على الاعضاء احضارها معهم والتى من الممكن الرجوع اليها اثناء الاجتماع ؟
بعد ان تسأل نفسك هذة الاسئلة وتجيب عليها اجابات واضحة وصريحة ولا تترك الامور عائمة او للظروف
ابدأ فى اعداد جدول الاعمال ...هل يجب استطلاع رأى المشاركيين فى جدول الاعمال ؟ او الطلب منهم المشاركة فى وضعه؟
ادعو الاعضاء المعنين بالاجتماع وارسل اليهم نسخة من جدول الاعمال
تحضير مكان الاجتماع
1- توفير قاعة مناسبة لحجم وعدد الاعضاء المشاركين فى الاجتماع
2- توفير سبل الراحة من خلال توفير عدد المقاعد والتهوية والحرارة ودرجات الاضاءة الجيدة
3- توفير كافة الموارد والاجهزة والادوات اللازمة لعرض الموضوعات
4- توفير المواد اللازمة وجعلها فى متناول الاعضاء وقريية منهم حتى لا يستغرقوا وقت فى البحث عنها
5- اعداد بطاقات توضح اماكن جلوس الاعضاء
6- ويفضل ان يكون شكل الاجتماع اما دائرى او بيضاوى وذلك يزيد التفاعل بين الافراد والاعضاء
يكون رئيس الاجتماع هو المسئول عن تحديد الغرض والهدف من الاجتماع وفى اختيار الاعضاء وتحديد الشخص الذى يمكن تفويضه محله ، ووضع جدول الاعمال ..
بينما يكون سكرتير رئيس الاجتماع هو المسئول عن تحضير مكان الاجتماع واعداد الدعوات وتوزيعها على الاعضاء وذلك تحت اشراف رئيس الاجتماع
المرحلة الثانية من مراحل الاجتماع وهى اثناء انعقاد الاجتماع
هذة المرحلة فى اعتقادى تعتبر اهم واصعب المراحل الثلاثة وذلك لأن التفاعل كله يكون فى هذة المرحلة
هناك ادوار ومسئوليات
فللرئيس دور
وللاعضاء دور ايضا
هناك دور اجرائى وهناك دور سلوكى
هناك تعامل مع الشخصيات المختلفة وخاصة تلك الانماط التى يصعب التعامل معها والتى تتسبب فى تقليل التفاعل والاداء
هناك اداب للحوار والاجتماع
هناك تعامل مع المواقف المختلفة
وكل ذلك يحدث اثناء للاجتماع
وذلك يحتاج لمهارات اتصال عالية لادارة الاجتماع والوصول به الى بر الامان وسأحاول الالمام بكل تلك الادوار والاجراءات



وفى تلك المرحلة سنكتفى بالاشارة الى بعض الاجراءات العامة للاعضاء ورئيس الاجتماع على ان اترك باقى الموضوعات لما بعد وذلك لمزيد من التوضيح والتسهيل
لأى اجتماع بداية ووسط ونهاية
1- يجب ان يحرص الاعضاء على الحضور فى الوقت المحدد وعدم التأخير ويجب على القائد او رئيس الاجتماع ان يبدأ فى الوقت المحدد ، وذلك يعتبر تقديرا للاعضاء الذين التزموا بالوقت المحدد ونوع من العقاب للمتأخرين
2- يجب ان يحضر رئيس الاجتماع نسخا من جدول الاعمال اضافية فى حالة نسيان احد الاعضاء لجدول الاعمال
3- ينبغى ان يبدأ رئيس الاجتماع الاجتماع بعد توفر الهدوء داخل القاعة
4- افتتاح الموضوع لابد ان يبدأ بالحمد لله والثناء عليه
5- ترحيب وشكر الاعضاء على التزامهم وحضورهم وذلك فى غاية الاهمية لما يتركه من تقدير فى نفوس الاعضاء
6- التعريف بالموضوع وجدول الاعمال والغرض من الاجتماع
7- يجب ان يكون دور رئيس الاجتماع فى النقاش كأنه عضو عادى ولا يستخدم سلطته فى اقرار الموضوعات واخذ القرارات ولذا يجب عليه تجنب التسلط والاستعلاء
8- الحرص على الالتزام بجدول الاعمال وعدم الخروج الى موضعات اخرى غير المحددة
9- الالتزام باداب الاجتماع والحوار مثل
· حسن اختيار الكلمات
· حسن الاستماع
· عدم التعالى
· عدم تحدث اكثر من عضو فى نفس الوقت
· عدم وجود حوارات جانبية
10- معاجة الاختلاف فى الاراء من خلال تحديد نقاط الاتفاق فى الاراء والمقارنة بين وجهات النظر وتعميق التفاهم بين الاعضاء
11- تشجيع الاعضاء على الحوار والمناقشة والتفاعل
12- الحرص على عدم وجود مقاطعات اثناء الاجتماع وخاصة المقاطعات الهاتفية
13- الارتجال بحيث يفضل عدم اللجوء الى قراءة الموضوعات الكبيرة لما يتسبب فى حدوث الملل
14- راقب عدم الانتباه والتركيز وحاول اشراك هؤلاء فى الموضوع
15- تعامل مع الجميع معيار واحد وخاصة العدل فى توزيع النقاش
16- حسن اختتام الاجتماع وذلك من خلال التالى
· شكر الاعضاء على تفاعلهم اثناء الاجتماع
· التركيز على الاهداف التى تم عقد الاجتماع من اجلها
· تلخيص النتائج التى حققها الاجتماع
· التأكيد على موعد الاجتماع القادم
17- يجب على الاعضاء الاطلاع على جدول الاعمال
18- تدوين الملاحظات الدقيقة التى لها علاقة بك او بعملك
19- طرح وجهات النظر الخاصة بوضوح وايجاز
20- اعطاء المعلومات بصورة واضحة ومحددة