الموضوع: دورة الوثائق الادارية : مراحل الدورة المستندية
دورة الوثائق الادارية : مراحل الدورة المستندية
دورة الوثائق الإدارية
تمر الوثائق الإدارية بدورة منظمة تبدأ من إنتاجها وتنتهي بإتلافها , ويمكن تقسيم هذه الدورة إلى المراحل التالية :
1- مرحلة التكوين :
تتكون الوثائق نتيجة للممارسات الإدارية في الأجهزة الحكومية , وهي بهذا ليست هدفاً في حد ذاتها ولكنها وسيلة لحفظ المعلومات كما أنها أهمية عن المعلومات , فهي الناقل الوسيط والوعاء الحامل الذي يمكن عن طريقه تيسير المعلومات للمستفيدين منها بالشكل والوقت المناسب .
2- مرحلة الاستقدام :
ويستفاد من الوثائق في تنظيم الأعمال وتحديد الإجراءات في مدة نشاطها . والوثائق النشطة هي التي مازالت بالفعل القانوني تحدد أو تنظم عملاً ما . وبمعنى آخر في الوثائق التي مازال استخدامها جارياً . وتخضع الوثائق في مدة استعمالها إلى تنظيم محدد ينسجم مع النظم السائدة في الجهاز . وهذا يساعد على تحقيق الوثائق لأهدافها . وليس من الضروري أن يكون تنظيم الوثائق أثناء استعمالها متشابهاً في كل الأجهزة الحكومية , فقد نجد اختلافاً في تنظيمها وفقاً لظروف كل جهاز وإمكاناته وطبيعة المادة الوثائقية .
3- مرحلة التقويم :
تعد إجراءات التقويم من الإجراءات المعقدة , لكونها لم تقنن وفق معايير ثابتة ومحددة . ولذا نجد اختلافات واضحة بين الدول , ومن ثم فهي من الإجراءات المتغيرة وفقاً للظروف والاحتياجات , وتقويم الوثائق يعني تحديد أهميتها لأغراض حفظها وإتلافها , ومن خلال مناهج التقويم يستطيع المختصون تحديد قيمة الوثائق من حيث كونها ذات أهمية إدارية , أو مالية , أو قانونية , أو أرشيفية , أو تاريخية , وهكذا .
4- مرحلة الحفظ :
مرحلة الحفظ من أهم مراحل دورة الوثائق , وهي لا تتأتى بدون نظام جيد للتصنيف والترتيب , علاوة على مكان مناسب يحقق متطلبات السلامة والأمن .
ومن الأمور الرئيسة في مرحلة الحفظ , وجود لوائح -جداول- تحدد العمر الزمني للوثائق , وأسلوب حفظها , ويتم إعداد هذه اللوائح بشكل دوري وفقاً للمتغيرات الطارئة . ويخضع تطويرها لعدد من الاعتبارات أهمها :
- تحديد قيمة الوثائق ( حيوية / مهمة / مفيدة / غير أساسية ) .
- تحديد نشاط الوثائق ( نشطة / متوسطة النشاط / غير نشطة ) .
- تحديد غرض الوثائق ( إدارية / مالية / فنية / أرشيفية ) .
- تحديد عمر الوثائق ( دائمة الحفظ / مؤقتة الحفظ ) .
- تحديد المعنيين بهذا العمل .
- اعتماد اللوائح من المسئول الأول في الجهاز .
5- مرحلة التحويل :
تحويل الوثائق يعني نقلها من مكان لآخر , كأن تنقل من الحفظ النشط إلى غير النشط , أو من الحفظ المؤقت إلى الحفظ الدائم . ويتم تحديد الوثيقة وفقاً لما هو محدد في لوائح الحفظ وجداوله وبرامج التحويل , ويكون هذا من الإدارة المنتجة إلى مركز المحفوظات الوسيط -في الجهاز نفسه- أو إلى المحفوظات المركزية . وتختلف الأجهزة الحكومية في مناهج التحويل وأساليبه , فبعضها ينفذ إجراءات التحويل وفقاً لمنهج ثابت ومحدد معتمداً في ذلك على نموذج واحد , والبعض الآخر يرى العكس , فيفضل أسلوب الاختيار بين عدة نماذج , ويعرف هذا الأسلوب " بالدوري " ويتصف بالصعوبة والتعقيد , عكس المنهج الثابت الذي يتصف بالسهولة والوضوح .
رد: دورة الوثائق الادارية : مراحل الدورة المستندية
مم فضلكم أريد أن أعرف إسم من كتب هذا العمل دورة الوثائق الإدارية لأني أحتاجه في تهميش بحثي
بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم و رحمة الله و بركاته ،،،
امل من الجميع مساعدتي على اعداد دورة مستندية لطلبات ادارة الشؤون الادارية مثلا :
طلب اجازة سنوية :
1- يقدم على النموذج الخاص... (مشاركات: 8)
Almjd Quality & HR Developmenالمجد للجودة و تطوير الموارد البشرية
www.almjd-hr.com: الموقع الالكتروني
hussein@almjd-hr.com : البريد الالكتروني
: البريد الالكتروني :almjdhra@yahoo.com... (مشاركات: 1)
Four Seasons, for seminars and conferences الفصول الاربعه لتنظيم الندوات و المؤتمرات البريد الالكتروني للفصول الاربعه لتنظيم الندوات و المؤتمرات:cs@almjd-hr.com Fseasons10@yahoo.com:بريد... (مشاركات: 0)
برنامج تدريبي يتناول موضوع حل المشكلات واتخاذ القرارات ويعرف ما هي المشكلة والفرق بين المشكلة الجذرية والعرض واسباب المشكلات وانماط التفكير التي تتسبب في خلق المشكلات وطرق تحليل المشكلات وفهم اسبابها وادوات التحليل المستخدمة وعملية اتخاذ القرارات وتنفيذ القرارات.
تؤهل هذه الدورة التدريبية للمشاركين للتعرف على المهارات الضرورية لمشرفي ومديري إدارات التشغيل والإنتاج. وتشمل قياس الانتاجية وتحسين الاداء وعدم حدوث أي تعارض خلال الأنشطة اليومية، والتفاعل بشكل أفضل مع الإدارات الأخرى المعنية، مثل الصيانة والمخازن وغيرها
كورس تدريبي متخصص يهدف الى تأهيل عمال البوفيه Office Boy يتناول أساسيات ومبادئ النظافة وأعمال التنظيف و أداب واتيكيت الضيافة في المكتب و الاعمال المكتبية للأوفيس بوي و مبادئ الأمن والسلامة المهنية للأوفيس بوي
جلسة تدريبية مكثفة تعرض لك أهمية مقاييس ومؤشرات التصنيع التي ستكون بمثابة خارطة طريق لتطوير عملك، و التحكم في عملية الإنتاج بأكملها وتحسينها، وضمان عمل المعدات على المستوى الأمثل، وآلية تخفيض تكاليف الصيانة باستمرار ما يؤهل مصنعك لتحسين العمليات الانتاجية بما يستهدف تحقيق النمو الإيجابي في مجال الصناعة.
برنامج يتناول مقدمة عن التكاليف و تبويب التكاليف و التقرير عن التكاليف (وفقا لمنهج النظرية الإجمالية - وفقا للعلاقة مع حجم الإنتاج - وفقا للعلاقة مع القرارات المتخذة - اتخاذ القرارات) والتكاليف واتخاذ القرارات ومقارنة بين النظم التقليدية والحديثة لتقدير التكاليف