الإجراءات التي يجب إتباعها حيال المكاتبات الصادرة
1- يقوم رئيس الإدارة بالإشراف على إعداد الردود على المكاتبات الواردة إليه , أو المكاتبات التي يريد رداً عليها , أو المكاتبات التي يريد إبلاغها , ويسلمها جميعاً إلى مساعد أخصائي التوثيق في إدارته .
2- يقوم مساعد أخصائي التوثيق بتسجيل هذه المكاتبات في سجل الصادر الخاص بالإدارة وتسليمها إلى الإدارة المختصة مباشرة , إذا كانت داخل الهيئة , أو إرسالها بالبريد إذا كانت لجهة خارجية , مع الاحتفاظ بنسخة منها في ملف موضوعها خلال سنة التداول .
3- المكاتبات الصادرة التي تتطلب العرض أو التوقيع من الرئاسة العليا للهيئة , يقوم مساعد أخصائي التوثيق بتسليمها إلى مكتب الرئيس المختص بعد قيدها في سجل صادر الإدارة . ويتولى مكتب الرئيس عرضها عليه وإرسالها بعد ذلك إلى مركز المعلومات الإدارية لتصديرها .
4- يقوم مركز المعلومات الإدارية بإرسال نسخة من المكاتبات الصادرة المشار إليها في الفقرة السابقة إلى الإدارة صاحبة الموضوع لحفظها في ملف الموضوع خلال سنة التداول .
1- على مساعد أخصائي التوثيق في الإدارة متابعة الإفادات التي ترد بشأن المكاتبات الصادرة وتسجيل ذلك في بيان المتابعة في سجل صادر الإدارة .