الموضوع: تحليل وتصميم وتوصيف العمل

تحليل وتصميم وتوصيف العمل

الاتجاهات وتصميم وتوصيف العمل :
1- ماهيـة تحليـة العمـل .
2- تصميــم الوظيفــة .
3- توصيــف الوظيفـة .
4- مواصفـات شـاغل الوظيفـة .
5- العائد والتكلفة من وظيفة تحليل العمل .



تحليل وتصميم وتوصيف العمل

1- ماهيــة تحليــل العمــل :
1/1 مفهـوم هـدف تحليـل العمل :
يقصد بتحليل العمل تحديد الأنشطة المكونة للمهام التى تشكل فى مجملها الوظيفة أو العمل ، ووضع ذلك فى توصيف متكامل وتحديد لمواصفات شاغل الوظيفة .
ويهدف تحليل العمل إلى ما يلى :
1- تعريـف الموظـف بمهام عملـه .
2- تصميــم العمــل .
3- اختيــار العامليـن .
4- تقييــم الوظائــف .
5- تقييـم أداء العامليـن .
6- التدريــب .
7- تحديد الاحتياجات من العمالة .
8- تبسـيط العمــــل .
9- الترقيـة والنقـــل .
10- التطوير التنظيمــى .
1/2 من يقوم بتحليل العمـل ؟ :
هناك تعاون مشترك بين مدير الموارد البشرية وباقى المديرين التنفيذيين فى المنظمة ، وبشكل عام يقع العبء الأكثر على عاتق مدير الموارد البشرية باعتباره هو المخطط والمنسق للعمل والمشرف أيضاً على تنفيذه .
1/3 خطـوات تحليـل العمـل :
1- الحصول على معلومات مبدئية مثل منتجات المنظمة
أو خدماتها ، وطبيعة المنظمة وهيكلها التنظيمى . والعلاقات بين الأقسام والإدارات .
2- اختيار عينة من الوظائف إذا كانت المنظمة قديمة أو اختيار كل الوظائف إذا كانت المنظمة جديدة .
3- جمع البيانات وتحديد نوعيتها ومدى صحتها .ط
4- تحليل العمل من حيث طريقة الأداء والمسئوليات وعلاقات العمل وظروف العمل ومتطلبات القيام بالوظيفة من تعليم ومهارة وتدريب وخبرة .. الخ .
1/4 تحديد نوع البيانات اللازمة لتحليل العمل :
من أهم هذه البيانات ما يلى :

-	اسـم الوظيفـة .	-	ظـروف العمـل .
-	تبعيتها التنظيمـية .	-	المؤهـلات المطلوبـة .
-	واجباتهــا .	-	التدريـب والخبـرة .
-	سلطاتها ومسئولياتها .	-	المتطلبات الذهنيـة .
-	الإشراف على الآخرين .	-	طبيعة السجلات والتقارير .
-	طبيعة القرارات المتخذة .	-	الأخطاء المحيطة بالعمل .

1/5 تحديـد أسلوب جمـع البيانات :
تستخدم الأساليب التالية فى جمع البيانات المطلوبة :

1-	المقابـلات الشخصية .	3-	نمـاذج الاستقصاء .
2-	الملاحظـة المباشرة .	4-	فحص سجلات الأداء .

وفيما يلى توضيح لكل أسلوب على حدة :
1- المقابـلات الشـخصية :
من أكثر الأساليب استخداماً فى جمع البيانات المتعلقة بتحليل العمل ويتميز بما يلى :
- يتيح فرصة لإظهار الاتصالات غير الرسمية التى يقوم بها شاغل الوظيفة .
- يتيح لشاغلى الوظائف التعبير عن آرائهم بحرية كاملة .
وتنقسم المقابلات الشخصية إلى أنواع ثلاثة هى :
(أ ) المقابلات الفردية وتتم مع كل شاغل وظيفة على حدة .
(ب) المقابلات الجماعية وتتم مع عدد من الأفراد يشغلون نفس الوظيفـة .
(ج) المقابلات مع المشرفين والرؤساء المباشرين لشاغلى الوظائف التى يتم جمع بيانات عنها .
ويعتبر أسلوب المقابلات الجماعية من أقل أساليب المقابلات الشخصية تكلفة .
ومن أهم مشاكل أسلوب المقابلات الشخصية ما يلى :
1- سوء فهم الشخص للأسئلة أو لواجباته ومسئولياته .
2- المبالغة فى الواجبات والمسئوليات بهدف تضخيم العمل
أو الوظيفـة .
ويشترط لنجاح أسلوب المقابلات الشخصية مراعاة ما يلى :
1- التعاون بين القائم بالمقابلة والرئيس المباشر من حيث تحديد ذوى الخبرات الوظيفية من الأفراد .
2- تكوين علاقة مع شاغل الوظيفة الذى سيتم مقابلته .
3- إعداد هيكل للمقابلة قبل بدئها عن طريق أخصائى التحليل .
4- أن يحدد شاغل الوظيفة أهمية واجباته وترتيبها تنازلياً .
5- مراجعة البيانات بعد انتهاء المقابلة .
2- الملاحظـة المباشـرة :
هناك طريقتان لاتباع أسلوب الملاحظة مع المقابلة الشــخصية :
2/1 الطريقة الأولى ، حيث يقوم أخصائى التحليل بملاحظة سلوك الفرد أثناء تأديته لعمله .
2/2 الطريقة الثانية ، حيث يقوم أخصائى التحليل بالملاحظة والتسجيل لهذه الملاحظات وعمل المقابلة أثناء تأدية شاغل الوظيفة لعمله .
ويتميز هذا الأسلوب بوفرة بياناته عن العمل وعن سلوك القائم به . ورغم ذلك فهذا الأسلوب لا يصلح إلا فى حالة جمع بيانات عن أعمال يدوية أو ذات سلوك ظاهر . فهو لا يصلح للأعمال المكتبية أو التى تحتاج إلى مجهود ذهنى .
3- فحـص سـجلات الأداء :
طبقاً لهذا الأسلوب يعطى لشاغل الوظيفة سجل لكى يسجل فيه الأنشطة اليومية التى يقوم بها وبنفس التسلسل الزمنى للقيام بها وبالتفصيل . ومن مشاكله أنه لا يمنع شاغلى الوظائف من المبالغة فى بعض الأنشطة التى يرغبون فى إبرازها بصورة أكبر من حجمها الحقيقى ، وإخفاء بعض الأنشطة التى يرغبون فى إخفائها . ويمكن التغلب على هذه المشكلة من خلال مراجعة البيانات التى سجلها شاغل الوظيفة مع رئيسه المباشر .
4- نمـاذج الاسـتقصاء :
وفقاً لهذا الأسلوب يقوم شاغلى الوظيفة باستيفاء نموذج استقصاء يحتوى على عدد من الأسئلة المصممة مسبقاً بحيث تصف واجبات ومسئوليات شاغل الوظيفة ، ويعتبر هذا الأسلوب من أكثر الأساليب استخداماً فى جمع البيانات عن العمل بغرض تحليل وتصميم الوظائف .
ومن مميزان هذا الأسلوب أنه يوفر وسيلة جمع معلومات سريعة ، وقليلة التكلفة ، كما يصلح لأغراض كثيرة بخلاف تحليل العمل مثل أغراض التوظيف .
1/6 مصادر الخطأ فى تحليل العمل :
من مصادر الخطأ فى تحليل العمل :
1- عدم ملاءمة الوظائف المختارة للتحليل .
2- التغيـر فى بيئة العمـل .
3- التغير فى سلوك شاغل الوظيفة .
4- اختلاف إجابات شاغلى الوظائف تجاه ما يوجه إليهم من أســئلة .
2- تصميـم الوظيفـة :
يعنى تصميم الوظيفة تحديد طريقة أدائها ونوع الأنشطة والهام وحجم المسئوليات وطبيعة العلاقات وظروف العمل الخاصة بالوظيفة . ويؤثر تصميم الوظيفة على الجوانب التالية :
2/1 مدى التنوع فى مهارات أداء العمل .
2/2 مدى إمكانية الانتهاء من عمل متكامل .
2/3 مدى أهمية الوظيفة وتأثيرها على أداء الوظائف الأخرى .
2/4 درجة حرية الوظيفة .
2/5 درجة حصول شاغل الوظيفة على المعلومات بصورة مســتمرة .
وفيما يلى بعض النصائح للمديرين فى مجال تصميم الوظائف :
- خفف من المراقبة على المرؤوسين .
- أعطى عملاً متكاملاً للمرؤوسين .
- زود المرؤوسين بناتج أعمالهم .
- أضف مهام جديدة وصعبة نسبياً للعمل .
- أعطى مهام خاصة .
- امنح مزيداً من السلطة .
- عظم من محاسبتك للأفراد عن نتائج الأعمال .
3/1 مفهوم وعناصر توصيف الوظيفة :
يعنى توصيف الوظيفة النتيجة الملموسة لتحليل العمل ، وتظهر فى شكل وصف تفصيلى مكتوب للوظيفة وهدفها وطبيعتها ومهامها وظروف أداء العمل ، ومواصفات شاغل الوظيفة . وعناصر هذا التوصيف هى :
1- تعريف بالوظيفة ( اسم الوظيفة ، المستوى التنظيمى ، مستوى الأجر ، .. ) .
2- ملخص عام للوظيفة ( هدف الوظيفة وطبيعتها ومتطلباتها أدائهــا ) .
3- المسئوليات والواجبات ( المهام والأنشطة وطريقة الأداء ، ومستوى الإشراف .. ) .
4- ظروف العمل ( الضوضاء ، الحرارة ، الأتربة ، الغازات ، طبيعة موقع العمل .. ) .
5- مواصفات شاغل الوظيفة ( المؤهل العلمى ، الخبرة ، المهارات ، .. ) .
3/2 أهميـة توصيـف الوظائـف :
1- تعريف شاغل الوظيفة بالمهام والسلطات والعلاقات .
2- اختيار العاملين بناء على مواصفات شاغل الوظيفة .
3- تحديد أجر الوظيفة .
4- تحديد الاحتياجات التدريبية .
5- وضع سياسة جيدة للترقيات الوظيفية .
4- مواصفات شاغل الوظيفة :
4/1 ما مواصفات شاغل الوظيفة :
تشير مواصفات شاغل الوظيفة إلى المتطلبات الواجب توافرها فيمن يشغل الوظيفة والتى تتضمن ما يلى :
التعليم والخبرة والتدريب والمتطلبات العقلية والجسمانية قيمن يشغل الوظيفـة .
4/2 كيف يتم تحديد مواصفات شاغل الوظيفة ؟ :
يتم تحديد مواصفات شاغل الوظيفة إما بشكل تقديرى
أو على أساس إحصائى كما يلى :
1- الأسـلوب التقديرى :
يتم ذلك على أساس تقدير وخبرة الرؤساء الحاليين والسابقين للوظيفة المراد تحديد مواصفات شاغلها وترجيح ذلك بخبرة مدير الموارد البشرية .
2- الأسـلوب الإحصائى :
2/1 تحديد المواصفات المحتملة فى شاغل الوظيفة .
2/2 قياس هذه المواصفات فى عدد من شاغلى الوظيفة .
2/3 قياس كفاءة أداء شاغلى الوظيفة .
2/4 حساب قوة واتجاه الارتباط بين ( بند 2/2 ، 2/3 ) لمعرفة العلاقة بين المواصفات وكفاءة الأداء .
2/5 الاعتماد على المواصفات التى يثبت أن لها علاقة قوية بــالأداء .
5- العائد والتكلفة من وظيفة تحليل العمل :
من أهم بنود تكلفة تحليل وتوصيف العمل ما يلى :
- أجور ومرتبات المسئولين عن الوظيفة محل التحليل والتوصيـف .
- أتعاب المستشارين الخارجيين .
- تكلفة الأساليب المستخدمة فى التحليل .
- تكلفة قوائم جمع البيانات .
- تكلفة الملاحظة والمقابلات .
- تكلفة إعـداد التقاريــر .
أما العائد فهو غير مباشر ويظهر كعائد معنوى يعكس إحساس الموظف بمكانته الوظيفية ورضاه عن العمل . كما يظهر العائد فى حسن وكفاءة أداء الوظائف الأخرى مثل الاختيار والتعيين والتدريب وتخطيط المسار الوظيفى .

تطبيقات

أكتب رمز الإجابة الصحيحة فقط للأسئلة التالية :
1- يعنـى تحليـل العمـل :
(أ ) تحديد الأنشطة المكونة للمهام الوظيفية فقط .
(ب) تحديد مواصفات شاغل الوظيفة فقط .
(ج) الاثنـان معـاً .
2- يهدف تحليل العمل إلى :
(أ ) اختيـار العامليـن .
(ب) التطويـر التنظيمـى .
(ج) الاثنـان معـاً .
3- من يقوم بتحليل العمـل :
(أ ) مدير الموارد البشرية فقط .
(ب) المديرون التنفيذيون الآخرون .
(ج) بالتعاون المشترك بين مدير الموارد البشرية وباقى المديرين التنفيذيين فى المنظمة .
4- من أهم خطوات تحليل العمل :
(أ ) جمع البيانات وتحديد نوعيتها ومدى صحتها .
(ب) تحديد طريقة أداء العمل ومسئولياته ومتطلباته الأخرى .
(ج) الاثنـان معـاً .
5- من البيانات المطلوبة لتحليل العمل :
(أ ) المتطلبـات الذهنيـة .
(ب) الأخطاء المحيطة بالعمـل .
(ج) الاثنـان معـاً .
6- من الأساليب المستخدمة فى جمع البيانات لتحليل العمل :
(أ ) نمـاذج الاسـتقصاء .
(ب) فحص سجلات الأداء .
(ج) الاثنـان معـاً .
7- تنقسـم المقابلات الشخصية إلى :
(أ ) مقابلات فردية وجماعية .
(ب) مقابلات مع المشرفين والرؤساء المباشرين لشاغلى الوظائف
(ج) الاثنـان معـاً .
8- يشترط لنجاح أسلوب المقابلات الشخصية مراعاة :
(أ ) تكوين علاقة مع شاغل الوظيفة .
(ب) مراجعة البيانات بعد انتهاء المقابلة .
(ج) الاثنـان معـاً .
9- من مميزات أسلوب الاستقصاء فى جمع المعلومات :
(أ ) وسيلة سريعة لجمع المعلومات .
(ب) قليل التكلفة ويصلح لأغراض أخرى بخلاف تحليل العمل .
(ج) الاثنـان معـاً .
10- من مصادر الخطأ فى تحليل العمل :
(أ ) عدم ملاءمة الوظائف المختارة للتحليل .
(ب) التغيير فى سلوك شاغل الوظيفة .
(ج) الاثنـان معـاً .
11- يؤثر تصميم الوظيفة على :
(أ ) درجة حرية الوظيفة .
(ب) مدى التنوع فى مهارات أداء العمل .
(ج) الاثنـان معـاً .
12- من أهم عناصر توصيف الوظيفة ما يلى :
(أ ) التصريـف بالوظيفـة .
(ب) مواصفات شاغلى الوظيفة .
(ج) الاثنـان معـاً .
13- يستخدم توصيف الوظائف فى :
(أ ) وضع سياسة جيدة للترقيات .
(ب) تحديد الاحتياجات التدريبية .
(ج) الاثنـان معـاً .
14- يتم تحديد مواصفات شاغلى الوظيفة :
(أ ) تقديــرى .
(ب) إحصائـى .
(ج) الاثنـان معـاً .
15- لوظيفة تحليل العمل تكلفة وعائد :
(أ ) نعـم .
(ب) لا .