الخريطة التنظيمية (الخطة التنظيمية)
تعتبر الرقابة الداخلية من أهم العناصر التي يعتمد عليها المراجع عند قيامة بعملية المراجعة , حيث نجد أن المعيار الثاني من معايير العمل الميداني قد نص على ضرورتها لعملية المراجعة , فالخطوة الأولى لعمل المراجع هي دراسة نظم الرقابة الداخلية المطبقة فى الشركة المراد مراجعة حساباتها , وعلى ضوء هذة الدراسة يستطيع المراجع تحديد مدى فحصه واختباراتة, وكلما كانت نظم الرقابة الداخلية جيدة وذات كفاءة كلما قلل ذلك من الإجراءات والتفصيلات التي يقوم بها المراجع أثناء عملية المراجعة .
ويجب أن تصمم الإدارة وليس المراجع نظام الرقابة الداخلية الذى يوفر تأكيدا مناسبا وليس مطلقا على أن القوائم المالية قد تم إعدادها على نحو عادل , ويتم تصميم نظام الرقابة الداخلية بواسطة المنشاة بعد أن يتم اخذ كل من التكاليف والمنافع نظام الرقابة الداخلية فى الاعتبار, ويختلف نظام الرقابة الداخلية من منشاة إلى أخرى وذلك حسب طبيعتها وحجم نشاطها والبيئة المحيطة بها.
ويتوقف نجاح وفاعلية الرقابة الداخلية كنظام فى اى وحدة على مدى توافر مجموعة من الدعائم أو المقومات الضرورية والعناصر الهامة اللازمة لخلق نظام سليم وفعال للرقابة داخل المشروع .
وبـداية فإن أي قصور فى اى من هذة المقومات أو العناصر يؤثر بالسلب على أداء نظام الرقابة الداخلية وعلى تحقيق أهدافه , فكلما توفرت هذة المقومات والعناصر بالشكل السليم والفعال كلما ازدادت فاعلية دور الرقابة الداخلية فى تحقيق أهدافها داخل المشروع .
وسوف نتناول من خلال هذة الورقة احد هذة المقومات بشئ من التفصيل :
الخريطة تنظيمية (الخطة التنظيمية) :
تعتبر الخطة التنظيمية أساس عملية الرقابة , ذلك لان التنظيم الجيد يحدد المسئوليات المختلفة بدقة , ويفوض السلطة بالقدر اللازم للنهوض بالمسئولية , ويتم الحساب على أساس هذة المسئولية , وتختلف الخطة التنظيمية من مشروع لآخر إلا انه فى جميع الأحوال يجب أن تكون الخطة مرنة لمقابلة اى تطوير فى المستقبل كما يجب أن تكون بسيطة وواضحة حتى يتفهمها العاملين بالمشروع, أيضا يجب أن تحدد بوضوح خطوط السلطة والمسئولية للإدارات التي يتكون منها المشروع.
ومن احد العناصر العامة للخطة التنظيمية مقدرتها فى تحقيق الاستقلال الوظيفي بين الإدارات المختلفة, كإدارات الإنتاج التي تقوم بالمحافظة على أصول المشروع وأمواله وكإدارة المراجعة الداخلية والإدارات المحاسبية الأخرى , ويحتاج الاستقلال الوظيفي إلى تقييم المهام بحيث لا يقوم شخص واحد بمراقبة جميع نواحي النشاط الذى يشرف عليه بدون أن يحدث تدخل من شخص أخر ويجب أن تستخدم السجلات الموجودة بالقسم كأداة للرقابة على الأنشطة التي تعمل بداخلة على أن تكون هذة السجلات بعيدة عن متناول يد هذة الأنشطة,وبالرغم من وجود هذا الاستقلال الوظيفي إلا أن هذا لا يمنع الأقسام المختلفة أن تعمل مع بعضها البعض بتكامل وتناسق يُمكنها من تنفيذ مهامها بانتظام وبكفاية إنتاجية عالية , ولا يعنى الاستقلال إقامة الحواجز وإنما يقصد به منع اى إدارة من المحاسبة عن نتائج أعمالها تأييدا للفكرة القائلة " بالا يقوم شخص واحد بمراقبة جميع نواحي النشاط الذى يشرف عليه بدون تدخل شخص أخر ".
كما يجب أن يتمشى الاستقلال الوظيفي داخل الأقسام مع مستلزمات السياسة الإدارية وأيضا يجب أن يكون هناك تفويض دقيق للسلطات بحيث تتساوى مع المسئوليات , وينبغي أن يتم ذلك عن طريق الخرائط والكتيبات التنظيمية لضمان معرفة جميع المستويات داخل المشروع , كما يجب تجنب المسئوليات بينهما.
ويكمن التقسيم الوظيفي المناسب فى نظام الرقابة الداخلية الفعال فى فصل سلطة تنفيذ القرارات عن سلطة تقييمها , فكلما كانت الواجبات محددة بدقة والعلاقات بين المستويات المختلفة واضحة , كلما كان من السهل الحصول على نظام جيد للرقابة الداخلية فبالنسبة للأصول مثلا يجب فصل سلطة الإدارات التي يوكل إليها المحافظة على تلك الأصول عن سلطة الإدارات التي تقوم بمحاسبتها , بذلك يجب أن تمدنا الخطة التنظيمية بالوسائل التي تضمن دقة اتخاذ القرارات والتسجيل حتى يتيسر مراجعة دقة العمل واكتشاف الخطا والغش بسرعة .
ويعتبر وجود هيكل تنظيمي فى المشروع عاملا أساسيا لتحقيق الرقابة الداخلية بوجهيها ( الرقابة المحاسبية والرقابة الإدارية) , فوجود خطة تنظيمية سليمة توضح الإدارات الرئيسية وتحدد مسئوليات وسلطات هذة الإدارة بدقة تامة وتتوقف هذة الخريطة أو الخطة على نوع المشروع وحجمه ومدى انتشار أعماله فى مناطق جغرافية متباعدة , وتبدأ عملية التنظيم بتوصيف الأنشطة المختلفة ووضعها فى مجموعات متجانسة يعهد بها إلى إدارات أو أقسام يكون هناك مسئول عن كل منها ويسأل أمام مستوى إداري أعلى منه فى الخريطة التنظيمية , بمعنى أن كل فرد فى التنظيم ينبغي أن يكون له رئيس أو مسئول يشرف عليه ويتابع ويقيم أدائه بإستمرار ومن الطبيعي أن يتم ذلك من خلال خطة تنظيمية متكاملة يجب توافرها فى المشروع ,ويلاحظ أن التنظيم الكفء لا يقتصر على إعداد الخريطة التنظيمية الرئيسية للمشروع , وإنما يمتد إلى إعداد الخرائط التفصيلية لكل قسم أو إدارة تشتمل عليها الخريطة التنظيمية الرئيسية, ويجب حتى تعتبر هذه الخريطة متكاملة ونموذجية ومثالية أن تتوافر فيها الخصائص التالية :
1. البساطة :
بمعنى أن تكون الخريطة غير معقدة وبسيطة فى مجال توضيح كافة المستويات الإدارية اعتبارا من الإدارة العليا إلى الإدارة الوسطي إلى الإدارة التنفيذية بشكل مبسط .
2. الوضوح :
تعنى هذة الخاصية أن تكون الخطة التنظيمية واضحة بشكل يسهل فهمها , واستيعاب العلاقات المختلفة الراسية والأفقية بين المستويات الإدارية المختلفة, كما أن الوضوح من ناحية أخرى هو ضرورة بيان خطوط السلطة والمسئولية وتسلسلها , لان ذلك يساعد كثيرا على تحقيق رقابة داخلية فعالة وحيث يمكن حينئذ تحديد :
الانحرافات .
المسئول عنها من العاملين .
المستوى الادارى الذى وقعت فيه .
إمكانية علاجها .
وبالتالي فإن عملية معالجة هذة الانحرافات أو المحاسبة عنها ممكنة ومحددة وميسرة فى نفس الوقت .
وليس معنى وضوح الخطة التنظيمية وما تتضمنة من مستويات إدارية مختلفة أن تكون مفهومه بالنسبة لعملية الرقابة الداخلية فقط , فمن الأولى أن تكون واضحة ومفهومه بالنسبة لجميع الأفراد والعاملين على مختلف المستويات الإدارية فى المشروع , حتى يتسنى لكل فرد أن يكون على علم بما له من سلطات أو حقوق وما عليه من مسئوليات أو واجبات , مما ييسر عملية الرقابة وتحقيق الأهداف العامة للمشروع .
3. لوائح منظمة ( دليل عمل ) :
من الأمور الهامة بالنسبة للخطة التنظيمية وحتى تتوافر فيها البساطة والوضوح يلزم أن يرفق بها مجموعة من اللوائح والقوانين المنظمة لمختلف الأعمال والأنشطة داخل المشروع , ويمكن وضع هذة اللوائح والقوانين فى صورة دليل تنظيمي مطبوع تصدره الإدارة حتى يكون مرجعا ومرشدا للجميع ويحدد به كافة الأعمال والمسئوليات لكل مستوى إداري .
ولاشك أن هذة اللوائح يجب أن تتضمن كافة المسئوليات والسلطات بالنسبة لكل فرد فى التنظيم, على اعتبار أنها بمثابة دليل عمل للجميع ومرشد تنفيذ البرامج وبالنسبة للمراجع الخارجي فان هذا الدليل يعتبر مهم فى تقييم نظام الرقابة الداخلية
4. المرونة :
من الأمور الهامة والمطلوب توافرها فى الخريطة التنظيمية للمشروع حتى تكون مفيدة وفعالة فى مجال الرقابة ,ضرورة أن تتميز هذة الخريطة بالمرونة .
وتعنى المرونة القابلية للتغيير والتعديل تحت الظروف الغير عادية خلال حياة المشروع , فقد يحدث أن يتعرض المشروع لبعض المتغيرات التي يترتب عليها ضرورة إعادة النظر فى الهيكل التنظيمي للمشروع وفى شكل الخريطة التنظيمية .
ومن الإحداث التي يترتب عليها إجراء تعديلات معينة أو تغييرات فى الخريطة التنظيمية ما يلى :
_ حدوث توسعات فى أنشطة المشروع .
_ إجراء بعض التعديلات للاختصاصات بين الإدارات المختلفة .
_ إعادة النظر فى ترتيب وتنظيم خطوط السلطة والمسئولية داخل المشروع .
_ إعادة النظر فى خطوط الاتصال داخل المستويات الإدارية فى المشروع راسيا وأفقيا .
ومن ذلك يتبين أن المرونة تعنى أن تقبل الخريطة التنظيمية مثل الحالات السابقة والتي قد تستجد على المشروع , دون الإخلال بهيكل التنظيم الادارى فى المشروع .
5. الملاءمة :
تعنى خاصية الملاءمة بالنسبة للخريطة التنظيمية أن تكون هذة الخريطة متفقة وملاءمة لكل من : -
أ . الشكل القانوني للمشروع أو المنظمة فقد يكون الشكل :
_ منشاة فردية .
_ شركة أشخاص .
_ شركة مساهمة .
_ مصرف .
_ شركة فى القطاع الحكومي وغيرها .
ب . طبيعة النشاط الذى يمارسة المشروع :
مما لاشك فيه أن متطلبات الخريطة التنظيمية قد تختلف من مشروع تجارى إلى مشروع صناعي أو خدمي وذلك من حيث طبيعة المستويات الإدارية وتسلسل خطوط السلطة وطبيعة الوظائف وعدد العاملين إلى غير ذلك .
ج . حجم المشروع نفسه :
أن الخريطة أو الخطة التي تصمم لمشروع صغير لاتلائم المشروع المتوسط أو المشروع الكبير من حيث عدد المستويات وتسلسل السلطات ودرجة مركزية الإدارة العليا ومدى انفصال الملكية عن الإدارة وغيرها .
6. التكلفة الاقتصادية :
من الأمور المطلوبة والمرغوبة فى اى مشروع ونحن بصدد تصميم خريطة تنظيمية ضرورة مراعاة عنصر التكاليف , بحيث يراعى المغالاة فى تصميم هذه الخريطة أو الخطة بأن تكون مكلفة بشكل غير طبيعي للمشروع وتعنى التكلفة الاقتصادية فى هذا المجال أن تكون الفوائد أو المنافع التي تعود على المشروع من تصميم خريطة تنظيمية تفوق كثيرا تكاليف إعدادها .
وخلاصة ما سبق أن ربط الأهداف بعد برمجتها بالهيكل التنظيمي من خلال خريطة تنظيمية أو خطة فى المشروع يساعد كثيرا فى تحقيق عملية الرقابة الداخلية من خلال :
تقييم الأداء وتحديد مدى تحقيق الأهداف
تحديد انحرافات الأداء الفعلي عن الأداء المخطط
تحديد المسئول عن هذة الانحرافات
وبصفة عامه نستطيع القول أن وجود خطة تنظيمية سليمة للمنشاة توضح الهيكل التنظيمي للمشروع المستويات الإدارية المختلفة وتحدد مسئوليات وسلطات هذة المستويات الإدارية بدقة تامة وتتوقف هذة الخطة على نوع المشروع أو المنشاة وحجمة ومدى انتشار أعمالة فى مناطق جغرافية متباعدة والمهم هنا هو استقلال الإدارات التي يعهد إليها بالمحافظة على الأصول عن الإدارات التي يعهد إليها بالمحاسبة عنها وذلك حتى تتحقق رقابة القسم على القسم الأخر .
وبالتالي يجب أن تتوافر فالخريطة التنظيمية الخصائص السابقة :
( البساطة / الوضوح / المرونة /اللوائح المنظمة/ الملاءمة /الاقتصادية ) ومع
التخطيط السليم لأهداف المشروع يساعد ذلك كثيرا على :
1. تقسيم العمل وتحديد الاختصاصات والمسئوليات الوظيفية وتحديد السلطات المختلفة بما يساعد على حسن أداء العمل وانتظامه .
2.ربط الاختصاصات والمسئوليات بالأهداف والسياسات العامه المراد تحقيقها.
3. توفر الاستقلال التنظيمي للإدارات والأقسام بشكل واضح بما يساعد على تحديد المسئولين عن اى أخطاء أو مخالفات قد تحدث .
4. وضع إجراءات واضحة ودقيقة لنشاط الرقابة وعملها فى شكل خطة محددة مع إيجاد علاقة بين هذة الإجراءات وبرامج المشروع وانشطتة .
5. زيادة الكفاءة العمليات وتشجيع جميع الإدارات والأقسام بالالتزام بالسياسات الموضوعة .
وبالنسبة للمراجع الخارجي فانه يقوم بفحص عناصر مختلفة للرقابة الداخلية أهمها الخطة التنظيمية , فإذا كانت الأقسام مستقلة تنظيميا , فان هذة الحقيقة تساهم كثيرا فى تحقيق الرقابة الداخلية , وسيحدد المراجع الخارجي من خلال إجراءات المراجعة ما إذا كانت الأقسام مستقلة فعلا فى أدائها , وما إذا كان هناك فصل مناسب للوظائف , ولتحديد درجة الاعتماد على سياسات وإجراءات المنشاة المختلفة يقوم المراجع الخارجي باختبار مدى ملائمة السياسات والمعلومات المكتوبة التي يحصل عليها .
وتكون تلك المراجعة هامه وبصفة خاصة فى الحالات التي يكون للمشروع فيها عمليات ذات انتشار مكاني واسع , ومع ذلك فأنة كأساس لتوسيع أو تحديد إجراءاته ينبغي على المراجع الخارجي أن يحدد فعالية جميع السياسات والإجراءات المنفذة سواء كانت مكتوبة أم غير مكتوبة .
ثانيا : عناصر بشرية ملاءمة : _
اختيار الموظفين بعناية ووضعهم فى المناصب التي يمكنهم تحمل مسئولياتها .. وهذا الأمر يستدعى الأخذ فى الاعتبار ما يلى :_
1. اختيار الموظفين على أساس تحليل الوظائف وتقدير المؤهلات اللازمة لها :
تم اختبار المتقدمين للوظيفة لاختيارهم استعدادا وتأهيلا لشغلها ويجب أن يشمل
الاختيار فحص سيرة الموظف وسمعتة الشخصية ويذكر أن بعض الشركات تؤمن
على أخطار خيانة الأمانة حيث تقوم شركات التأمين بدراسة ملفات الموظفين .
2. تدريب الموظفين :
ينبغي أن يتم هذا التدريب وفقا لسياسة مرسومة وألا يترك لكي يكتسب الموظف من رؤسائه أثناء العمل كأن يتم إلزام الموظفين الجدد الذين يعملون فى الصباح بحضور محاضرات تدريبية فى المساء .
3. مراجعة أعمال الموظفين :
وذلك لملاحظة أوجه النقص أو الضعف فيها ولتصحيح الأوضاع فورا ..
وتعد النقاط السابقة الذكر هي المميزات الأساسية للنظام السليم للرقابة الداخلية ومن الواضح أنها لايمكن أن تتوافر ألا فى المنشات الكبيرة التي تملك الإمكانيات المادية والتي يوجد لديها عدد كبير من الموظفين يسهل معه تقسيم العمل بالشكل المطلوب أما المنشات الصغيرة ذات الإمكانيات المحدودة فلا يعتبر نظام الرقابة الداخلية فيها مستكملا لأركانه ومع ذلك فان الإشراف الشخصي من أصحاب المنشاة والمديرين والمسئولين مقترنا باستخدام الآلات الحديثة فى العمليات بقدر الأمكان يساعد فى جعل نظام الرقابة مقبولا لدى المراجع بشرط عدم وجود ما يثير الشك فى اى ناحية من النواحي ..
ثالثا : نظام محاسبي متكامل :
يعتبر النظام المحاسبي الجيد من المتطلبات اللازمة لإمداد الإدارة والإطراف فى خارج المشروع بصفة عامة , بالبيانات والمعلومات المطلوبة لتحليل الأعمال واتخاذ القرارات باعتباره نظاما للمعلومات .
ولقد كان النظام المحاسبي فى الماضي مجرد أداة لبيان طبيعة العمليات ذات الطابع المالى التي يمارسها المشروع وتسجيل هذة العمليات دفتريا وفقا للقواعد المحاسبية المتعارف عليها , ولكن أصبح ينظر إليه :
فى الحاضر والمستقبل إلى جانب كونه أداة للتسجيل الدفتري للعمليات على انه نظام لإنتاج المعلومات المحاسبية اللازمة ويوفر الأساس المطلوب لاتخاذ القرارات ويساعد فى إعداد تقارير متابعة دورية , تساعد بدورها على تحقيق رقابة فعالة .
ويزداد الدور الذى يمكن أن يؤديه النظام المحاسبي فى مجال الرقابة الداخلية كأحد مقوماتها إذا ما توافرت له الخصائص والمقومات التالية :
1. توافر معايير البساطة والمنفعة :
أ. معيار البساطة :
ينبغي أن تكون البساطة هي السمة الرئيسية للنظام المحاسبي فى المشروع بحيث لا يتضمن سجلات أو دفاتر ليس لها أهداف محددة .
وينبغي عند تصميم المستندات مراعاة البساطة والوضوح وان يراعى فيها أسس الرقابة الداخلية من توضيح للتاريخ والتوقيعات والأرقام المسلسلة وعدد النسخ وغيرها ..
ب. معيار المنفعة :
يجب أن ترتبط البيانات المالية التي يقدمها النظام المحاسبي بأهداف محددة ومطلوبة , ويكون هناك دليل على فائدتها فى مجال تحديد المسئولية ومتطلبات الإدارة .
2. توضيح نتائج الأعمال والأنشطة :
حيث يتعين أن تعد الحسابات والقوائم المحاسبية بشكل يوضح النتائج المالية والاقتصادية للأعمال والأنشطة التي تم إنجازها توضيحا كاملا .
3. وضع دليل محاسبي موحد :
ليس هناك نمط محاسبي وحيد يمكن أن يفي باحتياجات جميع الإغراض لمختلف المشروعات , فلاشك أن احتياجات المشروعات تختلف من مشروع إلى أخر لذلك يجب أن يتضمن اى دليل العناصر التالية :
الإجراءات التنظيمية للإدارة المالية بكافة عناصرها .
طريقة إعداد الموازنات والحسابات والسجلات .
طريقة إعداد التقارير وعملية التقييم النهائية للنتائج
مفاهيم وأسس الرقابة الداخلية لعناصر الأصول والخصوم .
مما لاشك فيه أن وجود دليل محاسبي بهذه الصورة , يمكن استخدامه كمرشد للعاملين فى المجال المالى من ناحية , وفى مجال الرقابة الداخلية والخارجية من ناحية أخرى , كما يوفر الأساس للمراجعة والتقييم الدوري للعمليات المحاسبية .
رابعا : الضبط الداخلي :
ترجع أهمية الضبط الداخلي إلى احتمال تغير الرقابة الداخلية عبر الزمن ما لم توجد آلية للمراجعة المستمرة , بحيث ينسى الأفراد عادة أو لا يتبعون الإجراءات عمدا , أو يصابون بعدم الاكتراث ما لم يقم شخص ما بالمتابعة وتقييم أدائهم , بالإضافة إلى ذلك يوجد احتمال لوقوع الغش أو التحريفات غير المتعمدة , بغض النظر عن جودة الرقابة .
ويمثل الضبط الداخلي كأحد مقومات نظام الرقابة الداخلية مجموعة من الإجراءات والترتيبات الخاصة التي يتم وضعها بغرض منع واكتشاف الأخطاء أو التحريفات والغش من ناحية, والتطوير المستمر فى أداء العمل من ناحية أخرى وهذة الترتيبات والإجراءات هي ما يمكن أن يطلق عليه (( قواعد وأسس الضبط الداخلي )) .
قواعد وأسس الضبط الداخلي :
1. التامين على الأصول :
حيث يتم وضع مجموعة من الإجراءات الخاصة بالتامين على الأصول التي طبيعتها خاصة كقابلية تعرضها للسرقة أو الاختلاس أو التلف أو الضياع مثل النقدية والمخزون .
2. استخدام أسلوب الرقابة الحدية والرقابة المزدوجة :
وتتمثل الرقابة الحدية فى وضع حدود لتدرج السلطة فى مجال التصريح بعملية معينة وتزداد هذة السلطة مع الصعود من المستويات الإدارية الدنيا إلى المستويات الإدارية العليا .
أما الرقابة المزدوجة فتعتمد على اشتراك أكثر من شخص لإنجاز عملية معينة مثل أهمية وجود توقيعين للصكوك .
3. نظام التفتيش :
فى بعض المشروعات يتم إنشاء قسم خاص بالتفتيش للتأكد من :
_ حسن سير العمل .
_عدم مخالفة الأنظمة والإجراءات .
_ الالتزام بقواعد الرقابة الداخلية المعمول بها .
4. تحديد الاختصاصات :
تحدد الاختصاصات فى مختلف المستويات الإدارية فى المشروع بالنسبة لكل مستوى على حدة وبالنسبة لكل فرد داخل هذه المستويات , وبشكل يؤدى إلى تكامل الجهود المبذولة وعدم تضاربها, كما يجب مراعاة استقلال شخص واحد بأداء عملية معينة بأكملها وذلك بتقسيم العملية إلى عدد من الخطوات الجزئية التي يوكل لكل موظف واحد منها لتنفيذها وفى إخضاع عمل موظف لرقابة موظف أخر , مما يساعد على تحديد المسئولية عن اى خطا يحدث .
5. وضع الإجراءات :
وضع الإجراءات التفصيلية التي تحدد الخطوات التنفيذية اللازمة لأداء كل عملية من العمليات المختلفة التي يقوم بها المشروع , ولاشك أن حجم المشروع وطبيعة النشاط وعدد العاملين فى المشروع والتنظيم الادارى فيه كلها عوامل تؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على طبيعة هذه الإجراءات وعددها ومدى تعقيدها , ويشترط لنجاح الإجراءات فى مجال الرقابة توافر النواحي التالية :
_ إدراك وفهم العاملين لهذه الإجراءات .
_ مراعاة إن تكون مرنة تقبل التعديل أو التغيير تحت اى ظروف .
_ تقييم مدى فاعليتها فى مجال تحقيق الرقابة الداخلية بصفة مستمرة .
_ يجب مراجعة مدى فاعليتها وفائدتها بشكل دوري .
رد مع اقتباس
