الدور المتغير للمشرف / المدير



مقدمة
نظراً للتغيرات المستمرة في البيئات المختلفة التي تؤثر على إدارة المنظمات الإدارية، فقد أصبحت أنماط الإدارة التقليدية بالية، وبدأت أنماط وأساليب جديدة في الظهور. تمثلت في تغيير دور المشرف من الدور الرقابي إلى دور المساعدة والتسهيل (from controller to facilitator).
وتتمثل أهم مكونات الدور الجديد للمشرف في الآتي:
· التدريب والتوجيه الذي يتطلب المهارات في مساعدة المرؤوسين وتمكينهم من فهم الاحتياجات والقيم الفردية والمشكلات، وتنمية قدراتهم ومهاراتهم للتعامل معها.
· التمكين: إعطاء المرؤوس الصلاحيات للقيام بمهام عمله بدرجة أعلى من الاستقلالية، مما يزيد من كفاءته وفاعليته.
· إشراك المرؤوسين في عمليات اتخاذ القرار وحل المشكلات.
· العمل على رفع معنويات ودرجة رضاء المرؤوسين.
· المرونة وتقبل التغيير والتخطيط لإحداثه.
· السرعة والمبادأة: التحرك السريع والأخذ بزمام المبادرة.



الدور المتغير للمشرف


الدور الرقابي الدور المساعد
- التركيز على الانحرافات السلبية.
- التركيز على الجوانب المالية والمادية والتقنية.
- افتراض الأسوأ دائماً
- التركيز على الاتصال من أعلى إلى أسفل.
- التركيز على العمليات كوحدات منفصلة.
- التركيز على المتابعة والرقابة والحفاظ على المستويات الموضوعة.
- التركيز على خضوع الآخرين.
- التركيز على الرسالة الكلية للمنظمة.
- التركيز على البشر والمعلومات.

- افتراض الأفضل دائماً.
- التركيز على الاتصال في الاتجاهات المختلفة.
- التركيز على النظام ككل.

- التركيز على التدريب والتوجيه وتقديم النصح والمشورة والتعلم والحفز.
- التركيز على التزام الآخرين.






أدوار المشرف

# />
الدور الذي يرتبط بالعلاقات مع الآخرين:


الدور ماذا يتضمن الدور مثال
الرمز الوجود في المقدمة دائماً - المشاركة في الاجتماعات
- المشاركة في الاحتفالات والمناسبات والنشاطات التنظيمية المختلفة.
القدوة السلوك الذي يسعى الجميع لتقليده - الإيمان بالله والعمل الصالح
- المظهر المتميز
- الوضوح وقول الحق
- الانضباط والالتزام
- المبادرة
- الأداء المتميز
- الإحسان للآخرين بالقول والفعل
- التفكير والسلوك الإيجابي
القائد - مساعدة المرؤوسين لإنجاز أهداف المنظمة وأهدافهم الفردية
- التأثير على الآخرين
- قيادة الآخرين وتدريبهم ليكونوا قادة
- قيادة فريق العمل
- التمكين
- الحفز
- الاتصال الفعال
- رفع روح المرؤوسين المعنوية
- تحمل المسئولية
- الاستغلال الفعال للوقت
- جهاد النفس
- التوازن
حلقة الوصل الحفاظ على العلاقة بين منظمته أو وحدته والعالم الخارجي المشاركة في الاجتماعات والاتصال المستمر في الأمور المتعلقة بالعمل
المتحدث الرسمي يتحدث باسم وحدته أو مرؤوسيه وباسم المنظمة مع الجهات الخارجية - مخاطبة الجماعات المهنية أو التجارية بالإنابة عن المنظمة التي يعمل فيها
- يمثل الوحدة أو المنظمة في الأمور التي تتعلق بعلاقاتها مع الوحدات الداخلية والجهات الخارجية
- يمثل مرؤوسيه أمام إدارة المنظمة



الدور المعلوماتي:


الدور ماذا يتضمن الدور مثال
المستقبل البحث عن المعلومات عن المنظمة ولها فيما يتعلق بالاتجاهات العامة والتطورات في المجال والتشريعات الحكومية - الإطلاع على ما يكتب في المجال في الصحف والمجلات
- مقابلة العملاء والموردين
- الزيارات
الموجه توجيه المعلومات للأشخاص المعنيين - توجيه المعلومات والمراسلات للأشخاص المختصين


دور اتخاذ القرار


الدور ماذا يتضمن الدور مثال
تنمية الشعور بالملكية
الشخصية
إدراك والمبادرة بالبحث عن الفرص الجديدة لصالح المنظمة، وإدخال التغييرات وخاصة تلك المتعلقة بنمو المنظمة - إدخال معدات أو طرق عمل جديدة
- تشجيع التجديد والابتكار
- تشجيع الآخرين للدخول في المخاطر المحسوبة
فض النزاعات حل الصراعات التنظيمية أو الشخصية والتعامل مع التنافس الهدام - التعامل مع شكاوى وتظلمات المرؤوسين
- التعامل مع الصراعات في المنظمة بأنواعها المختلفة
توفير وتوزيع الموارد توزيع الموارد المحدودة وفقاً للأولويات - المشاركة في إعداد الموازنات التقديرية
- تحديد المعدات والآلات التي تحتاج للتغيير
- تحديد أولويات التكليف بالعمل
التفاوض تمثيل المنظمة في التفاوض مع الأفراد والجماعات والمنظمات الأخرى - المشاركة في التفاوض حول العقود
- المساومة للحصول على أفضل الشروط عند التفاوض مع الجهات الأخرى
حل
المشكلات واتخاذ
القرارات
- حل المشكلات التنظيمية والفردية
- اتخاذ القرارات المتعلقة بالعمل
- قبول التحدي والتعامل معه بفاعلية
- جمع واستخدام المعلومات بفاعلية
- تحديد المشكلات، تنمية البدائل واختيار أفضل البدائل
- اتخاذ القرارات العقلانية



الدور الاستراتيجي


الدور ماذا يتضمن الدور مثال
الاستراتيجي





- تحديد التوجهات وتشكيل ثقافة المنظمة أو الوحدة
- القيادة الاستراتيجية وتمهيد الطريق للآخرين لإتباعها
- تحديد الاتجاهات ووضع المؤشرات للمرحلة المستقبلية
- تحديد الأهداف
- تحديد الأولويات
- معرفة رسالة المنظمة
- معرفة الرؤية المستقبلية للمنظمة
- تحديد أهداف الوحدة
- معرفة ثقافة وقيم المنظمة
- توصيل الرسالة والرؤية والأهداف والثقافة والقيم لكل العاملين في الوحدة والمعنيين الآخرين باستخدام وسائل الاتصال المتعددة
- توضيح فوائد التوجه الاستراتيجي وثقافة المنظمة
- تشجيع الزملاء الآخرين في المستويات المختلفة لفهم توجه المنظمة وثقافتها
- تحديد الإطار العام الذي يتوجب أن تتحرك فيه الوحدة
- متابعة مدى قبول أو مقاومة الرسالة والرؤية والاستراتيجيات وتقديم الدعم للقابلين والإصغاء للمقاومين للوصول لأرضية مشتركة
- انتهاج اللامركزية في الأداء واتخاذ القرار
- وضع الاستراتيجيات للتعامل مع المتغيرات المستمرة
- تحديد أهداف الأداء للوحدة وترتيبها حسب أولوياتها.
- إعداد خطط العمل ومتابعة تنفيذها وتقويمها


الدور التشجيعي


الدور ماذا يتضمن الدور مثال
التشجيعي تشجيع وتنشيط العاملين وفرق العمل للأداء الأفضل لتحقيق الأهداف المنشودة - وضع الأهداف الفعالة
- تشكيل ثقافة الأداء والإنجاز العالي والثقة بين الأطراف المختلفة
- تلبية احتياجات العاملين والحد من العوامل التي تقود لتدني الحفز بينهم
- استخدام القوة والسلطة بوعي تام
- إيجاد مجموعة عمل على درجة عالية من الحفز والدافعية للعمل
- تهيئة الظروف لزيادة حفز العاملين
- العمل على تحسين الأوضاع المادية للموظفين


دور تحسين الأداء:


الدور ماذا يتضمن الدور مثال
ترقية الأداء العمل على ضمان الأداء الفعال والتعلم المستمر والنمو وتحسين الأداء لدى العاملين وفرق العمل والمنظمة ككل - متابعة ومراجعة وقياس الأداء
- الاستخدام الأمثل لمهارات القيادة لتفعيل الأداء
- تحسين الأداء عن طريق التدريب والتوجيه المستمر والأساليب الأخرى
التعامل مع وإدارة التغيير قيادة دفة العمل في الوحدة خلال المراحل المختلفة من نموها وانتقالها وخلال دورة العمل وفي التغيير - تحديد مدى استعداد الوحدة والمنظمة للتغيير
- تنمية الاستراتيجيات الفعالة لإحداث التغيير، توفير الدعم له والحد من مقاومته
التعامل مع الأوضاع المعقدة والفوضى ترتيب الوحدة والمنظمة وإخراجها من حالة الفوضى والصراعات سواء كانت مسبباتها داخلية أو خارجية - تشخيص الوضع الراهن
- اتخاذ القرارات الفعالة
- تطبيق الحلول بسرعة وبطريقة مقنعة




الدور التعليمي والتدريبي والتنموي


الدور ماذا يتضمن الدور مثال
الدور التعليمي والتدريبي والتنموي - المعلم الذي يساعد الآخرين للتعلم بنجاح
- التوجيه المباشر الذي يهدف لتنمية مهارات وقدرات العاملين وترقية أدائهم
- تخطيط ومتابعة تنفيذ خطط التنمية الوظيفية للعاملين في الوحدة أو المنظمة
- تدريب وتوجيه وإرشاد العاملين
- التدريب على رأس العمل
- تكليف العاملين بمهام لأغراض التدريب والتنمية
- تخطيط العمل وتحديد مهام ودور كل موظف وحدوده ومحدداته
- إخطار كل موظف بما هو مطلوب منه فيما يتعلق بأداء العمل
- إعطاء الموظفين التغذية الراجعة بصفة مستمرة
- التقييم والتقويم المستمر
- تصحيح الأخطاء بدلاً عن إلقاء اللوم للتقصير
- التدخل في الوقت المناسب
- توصيل المعلومات والتوجيهات المتعلقة بأداء العمل
- مساعدة العاملين في تحديد ما يمكن القيام به في حالة عدم قدرتهم للأداء أو تحقيق الأهداف
- اعتبار تدريب وتنمية المرؤوسين كأولوية قصوى
- مساعدة المرؤوسين لاكتساب المعارف والمهارات اللازمة لأداء مهام وظائفهم الحالية أو المستقبلية
- العمل على إعداد صف ثان لشغل الوظائف القيادية والإشرافية في حالة شغرها بصفة مؤقتة أو مستديمة
- التعرف على الموظفين ذوي الإمكانات القيادية العالية والعمل على إعدادهم لشغل الوظائف القيادية في أقصر فترة زمنية ممكنة
- العمل على تنويع مهارات مرؤوسيه
- مساعدة المرؤوسين في وضع خطط تنميتهم الوظيفية
- تشجيع المرؤوسين بصفة مستمرة ومنحهم الحوافز والمكافآت لإنجازاتهم المتميزة
- العمل على جعل المرؤوسين يفخرون بانتمائهم للمنظمة أو الوحدة التي يعملون بها
- تشجيع التعلم الذاتي وتقديم الدعم اللازم لذلك




التحديات التي تواجه المشرفين في تعاملهم مع مرؤوسيهم

× إيجاد علاقات عمل فعالة مع المرؤوسين والزملاء والرؤساء.
× التعامل مع التوقعات من الأطراف المختلفة.
× بناء المصداقية.
× الموازنة بين المهارات الفنية والإدارية.
× الاعتماد على المرؤوسين لتحقيق النجاح.
× بناء بيئة عمل فعالة تتميز بالإنجاز العالي.
× الاستغلال الأمثل لوقتهم ووقت من يشرفون عليهم.
× إدارة التغيير.
× تشجيع المرؤوسين للمخاطرة والمبادرة والإنجاز.
× التعامل مع الأوضاع التي تتسم بالغموض.


بناء القبول والمصداقية
تتولد مصداقية المشرف من مصادر واتجاهات متعددة، وتأخذ أبعاداً متعددة أيضاً، وتقوم على عدة أسس وقد أثبتت التجارب والممارسات الفعلية الناجحة في العديد من المنظمات أن المشرف الفعال يتميز بالآتي:
× القدرة على السيطرة على حياته ووحدته.
× القدرة على الاتصال.
× التطابق بين الأقوال والأفعال.
× القدرة على اتخاذ القرار.
× لعب دور المدرب وقائد فريق التشجيع بجدية ودور القائد وليس الرئيس.
× القدرة على حل المشكلات.
× الرؤية الواضحة لما يريد القيام به.
× الثقة في الآخرين.
× التركيز على المهام والعاملين.
× الإيمان بالآخرين.
× الحياة الشخصية المتوازنة.
× التطوير والتجديد الذاتي المستمر.
× الأولويات المحددة.
× بداية كل عمل مع النهاية في الذهن.
× التفكير الإيجابي.
× السعي لفهم الآخرين أولاً.
× الرقابة الذاتية.
× الوضوح.
× الشجاعة.
× الإصرار والمثابرة.
× الأمانة.
× العدل.
× الاستقلالية.
× النضج الشخصي والوظيفي.
× الولاء.
× عدم محاولة القيام بكل شيء في نفس الوقت.
× التفكير والتحليل الكافي قبل الإقدام على أي خطوة.
× المبادرة وعدم التعامل بردود الفعل.
× السيطرة على الوضع.
× التركيز على الصورة الشاملة لا على التفاصيل غير المهمة.
× الإدراك الكامل أنه ليس بالضرورة اتخاذ القرار أو الإجابة على السؤال في اللحظة (Now).
× طلب النصح والمشورة عند الحاجة.
× عدم التركيز على التغيير ولكن على التطوير.
× معرفة من يعملون معه : السعي لفهم الآخرين قبل السعي لأن يفهم من جانبهم
× عدم استخدام المنصب للحصول على ما يريد.


تنمية والحفاظ على علاقات إيجابية مع المرؤوسين
فرضت التغيرات، التي نشهدها في مكان العمل، العديد من التحديات، وفي ذات الوقت أتاحت العديد من الفرص للمشرفين. وكما نعلم، فإن القوى الدافعة لما يحدث كثيرة ومتعددة، هذه القوى تسهم في تحديد مفاهيم واتجاهات العاملين تجاه عملهم ورؤسائهم ومنظماتهم، فهم ينظرون إلى المكاسب التي يمكن أن تعود عليهم من العمل، كمية الوقت التي يرغبون في توجيهها للعمل وأهمية العمل بالنسبة لهم.
وقد وضح من الممارسات والتجارب الناجحة حرص المشرفين على تنمية والحفاظ على علاقات عمل إيجابية ومنتجة مع مرؤوسيهم، ومن غرس المفاهيم والاتجاهات والسلوكيات الإيجابية فيهم، عن طريق:
× فهم دورهم كمشرفين.
× إدراك احتياجات وتطلعات مرؤوسيهم
× فهم القيم السائدة في المنظمة
× تنظيم العمل بطريقة تؤدي إلى غرس الشعور بالملكية وتحمل المسئولية بين المرؤوسين وإيجاد الطرق التي تؤدي إلى أن يقوم أعضاء فريق العمل بتنفيذ نشاطاتهم وهم يشعرون أن العمل الذي يؤدونه عملهم الخاص. وفي هذا الإطار فإن التجارب أثبتت أن العوامل الآتية تلعب دوراً فعالاً في تنمية العلاقات الإيجابية وهي:
- تشجيع المرؤوسين للمخاطرة.
- مكافأة المنجزين.
- إتاحة الفرصة للمرؤوسين للحصول على المعلومات الكافية.
- معاملة المرؤوسين كملاك للعمل وليس تبع يأتمرون بأمر الرؤساء.
- تشجيع المرؤوسين لطرح الأفكار أو طرق العمل الجديدة.
- إذكاء روح الحماس والالتزام بين العاملين تحت إشرافهم.
- استخدام الاتصال الفعال كوسيلة هامة لبناء الثقة بينهم ومروؤسيهم.
- إذكاء روح الحماس والالتزام بين مرؤوسيهم.
- إشراك الموظفين لتنمية الشعور بالملكية الشخصية بينهم.
- القناعة أن الوعي الاستراتيجي يجب أن لا يكون وقفاً على الإدارة العليا دون المستويات الأدنى.
- إنزال السلطة والمسئولية إلى أدنى مستوى ممكن.
- تطبيق الأنظمة والممارسات التي تضع في الاعتبار أن موظفي القرن الحادي والعشرون يرغبون أن تكون لديهم السيطرة على الجوانب المهنية في حياتهم.
- تطبيق الأنظمة والأساليب التي تركز على الاعتراف بالإنجاز وفي الوقت المناسب إدراكاً منهم أن الذين يعملون معهم ليس لديهم القدرة على الانتظار كما كان يفعل آباؤهم حتى يأتي اليوم للاعتراف بإنجازهم. فهم يطلبون المسئولية والاعتراف في الحال.
- الحفز على التعلم والسماح بارتكاب الأخطاء.
- العاطفة مع حدود للأعذار.
- إتاحة الفرصة لجميع الموظفين مهما كانت مستوياتهم الوظيفية لمراجعة الإجراءات والنظم والتقارير الحالية وتقرير إن كانت لها قيمة مضافة.
- تجنب استخدام الورق والميول أكثر لاستخدام الهاتف والزيارات الشخصية.
- تهيئة المناخ الملائم للإبداع والابتكار ولعب دور الراعي للإبداع.
- توفير الدعم ليس فقط المادي ولكن المعنوي أيضاً للنهوض بالمشروعات الجديدة.
- تشجيع مساهمة العاملين.
- تشجيع الاتصال في الاتجاهات المختلفة.
- اتخاذ القرار الجماعي.
- إيجاد نظم معلومات فعالة.
- إتاحة الفرصة للعاملين للسيطرة على مستقبلهم الوظيفي.
é المكافأة بقدر الإنجاز.
é إتاحة الفرص للتعلم والتطور.
- تقبل الأخطاء في الأداء (الذين لا يخطئون لا يتخذون أي قرارات).
- التغذية الراجعة البناءة كجزء أساسي من ثقافة المنشأة.
- تنمية وتطوير النظم التي تساعد على تحقيق التفاعل المستمر بين المنظمة وبيئتها الخارجية سعياً وراء تحقيق المصلحة العامة.
- إطلاق طاقات الإبداع والابتكار الكامنة في كل المستويات الوظيفية.
- إشعار كل مرؤوس بالتقدير والاهتمام والاعتراف بما يبذله.
- السعي لاجتذاب الموظفين ذوي القابلية والرغبة والاستعداد والقدرة للتعلم والتأقلم مع الظروف والأوضاع التي تتسم بالغموض.
- العمل على تحسين الأوضاع المادية للموظفين.
- إيجاد نوع جديد من الضمان الوظيفي – القابلية للتوظيف.
- التدريب والتنمية للإعداد لوظائف في منشآت أخرى في حالة إنهاء خدماتهم.
- القيم المشتركة وإدراك الجميع لثقافة المنشأة – تثقيف حديثي الالتحاق.
- تشجيع التفكير المعاكس.
- تشجيع الموظفين للتعبير عما يدور في خواطرهم.
é حينما لا تشجع الموظفين للتعبير بصراحة فإن الإدارة العليا تتلقى المعلومات بعد تنقيتها.
é مناخ الثقة كعامل أساسي في تشجيع الموظفين على الصراحة.
- التعامل بإيجابية مع المواقف السلبية – النموذج الذي يحتذي به في الوضوح والصراحة.
- سيادة روح المساعدة والدعم للموظفين.
- الاعتراف بإنجاز الآخرين والاحتفاء به.
- تنمية القيم المشتركة بين الجميع في المنظمة والتأكيد على هذه القيم عن طريق ورش العمل والاجتماعات وحلقات النقاش.
- تنسيق نشاطات المرؤوسين وجهدهم وتوجهاتهم.
- جعل الموظفين يفخرون بالانتماء للمنظمة.
- تشجيع التعاون بين العاملين.
- الرؤى المستقبلية المشتركة.
- الالتزام والحرص على تدريب وتنمية المرؤوسين بصفة مستمرة.
- في حالة التخطيط لإحداث أي تغيير، إخطار المرؤوسين بالتغيير المرتقب والدواعي لإحداثه والنتائج التي سترتب عليه، والحرص على إشراكهم في كل مراحله.
- إخطار المرؤوسين باستمرار بما يحدث وما يستجد في الإدارة أو المنظمة ككل.
- سؤالهم ونقاشهم باستمرار وتزويدهم بالتغذية الراجعة.
- الحرص على تشجيعهم للتعبير عن اهتماماتهم ومخاوفهم.
- جعل خطوط الاتصال مفتوحة دائماً.


كيف تؤثر على الآخريـن:
التأثير: هو القدرة على تغيير سلوك الآخرين.
أنواع التأثير:
× الخضوع والإذعان.
× التماثل.
× الذاتية.
مـصـادر التأثـير:
#أ- القـوة:
· القدرة على إدارة واستغلال الموارد والحصول على كل ما يحتاجه الفرد لتحقيق الهدف الذي يسعى لتحقيقه.
· هي القدرة الشخصية للتأثير على الآخرين وعلى العمليات والأشياء.
#ب- السـلطة:
السلطة هي القوة القائمة على الحق الشرعي والصلاحيات التي تمنح لشاغل الوظيفة أي أنها مستمدة من الوظيفة وليس الشخص، وتعتبر أحد مصادر القوة وهي ما تقرره وتمنحه المنظمة لشخص ما يلعب دوراً محددة من صلاحيات.
تتميز السلطة بأنها:
- قائمة على مبدأ الشرعية.
- وتهدف لتحقيق هدف مشترك متفق عليه.
- مرتبطة بالوظائف وليس الأشخاص.

مصادر القوة النابعة من المنصب:
#أ- الشرعية.
#ب- المكافأة.
#ج- القسر والإجبار.
#د- المعلومات.
#أ- الشرعية: قائمة على القناعة بأن لشاغل المنصب سلطة شرعية على الآخرين بحكم منصبه في المنظمة.
#ب- المكافأة: وتنبع من سيطرة الشخص على المكافآت والموارد (الرواتب – المعلومات).
#ج- القسر والإجبار: تركز على سيطرة الشخص على وسائل العقاب.
#د- المعلومات: وتعني مدى تزويد المشرف لمرؤوسيه بالمعلومات لأداء مهام وظائفهم.

مصادر القوة الشخصية
الشخصية:
أ. الخبرة.
ب. المرجعية.
ج. الإقناع.
د. الكاريزما.
أ. الخبرة: وتكمن القوة هنا في امتلاك الشخص لمهارات وقدرات متميزة.
ب. المرجعية: وتقوم على حب المرؤوسين لمالك القوة والعلاقة الحميمة بينهم – ويكون الولاء هنا للعلاقة الشخصية بين طرفي العلاقة.
ج. الإقناع: المقدرة على استخدام الحقائق والمنطق لإقناع الآخرين.
د. الكاريزما: وتنبع القوة هنا من سحر الشخصية.

طـرق التـأثيـر

الأســلوب الـوصـف
الاستشارة الطلب من الطرف الآخر المشاركة في اتخاذ القرار أو التخطيط للتغيير.
الإقـناع استخدام المنطق والحقائق لإقناع الطرف الآخر أن النتيجة المتوقعة ستتحقق.
الإثـارة إثارة الكوامن في الطرف الآخر عن طريق مخاطبة قيمه ومعتقداته.
التحالف التأثير عن طريق مساعدة الآخرين أو دعمهم.
الضغط البحث عن إذعان وخضوع الطرف الآخر عن طريق استخدام التهديد.
مباركة السلطة الأعلى يتم التأثير هنا حينما يعلم الفرد أن السلطة العليا قد وافقت على طلب الشخص المؤثر للقيام بعمل ما.
التبادل وعد الطرف الآخر بمنفعة ما نتيجة قبوله لطلب المؤثر.
القدوة حينما يكون هناك مصداقية في القول والفعل.
التأكيد الإصرار على الطلب.
العقاب ويتم التأثير هنا حين استخدام التهديد بالعقاب أو استخدام العقاب الفعلي.
الشفافية وينبع التأثير من السلوك الداعم للآخرين الذي يظهره الشخص المؤثر.
عادات العمل الفعالة يتأثر الموظفين ببعضهم البعض خاصة في الحالات التي يمتلك فيها أحد الموظفين عادات عمل فعالة كالانضباط وتنظيم المكتب والالتزام وغيرها.
أخطار العاملين بمستويات أداء العمل ويعني إتاحة الفرصة لأي من العاملين لمعرفة ما يتوقع هو وما يتوقع منه وإتاحة الفرصة للموظفين لمعرفة موقفهم مما هو مطلوب منهم.



كيف يمكن أن تكون مؤثراً؟
قبل محاولة التأثير:
° حدد احتياجاتك، رغبتك وأهدافك والأسباب التي أظهرت الحاجة للتأثير.
° حلل الشخص الذي تريد التأثير عليه.
° من هم الأشخاص المؤثرين الذين يمكن أن يمدوا لك يد العون.
لكي تتمكن من التأثير على مرؤوسيك استخدم كل مهاراتك في التأثير للحصول على موافقته على ما تريد.
حينما تقترب من الشخص الذي تريد التأثير عليه:
1. ابن جسور الثقة بينك وبينه (تعرف على: احتياجاته ومحاولة تلبيتها، رغباته، وتطلعاته، احترام موقفه، وجهة نظره وحدوده.
2. أبحث عن المعلومات (اهتماماته، تقبله لما تريد منه).
3. حاول عرض طلبك بأسلوب مقنع:
é عدد الفوائد التي تعود عليه من جراء ما تقترح.
é أظهر أن اقتراحك جديد وفريد ومتميز (وليس بالتقليدي المعروف).
é ركز على الجوانب الإيجابية وتجنب السلبية.
é ألجأ إلى المنطق واستخدام الإحصائيات والبراهين والأدلة المادية لإثبات صحة ما ذكرت.
é ناقش كيف أن القيام بهذا العمل هو الصحيح.
é استشهد بآراء الآخرين، الخبراء، الأفراد الذين يتمتعون بدرجة عالية من الاحترام، والأصدقاء وغيرهم.
é أظهر اهتمامك باحتياجاته ورغباته وتطلعاته.
é حاول أن تخلق علاقة صداقة معه، أبحث عن الأرضية المشتركة.
é أشعره بأهميته ودوره الأساسي فيما يراد القيام به.
é حاول أن تجعله يتصور النجاحات التي يمكن أن تكون ثمار المقترح الذي تريده أن يتبناه.
é حاول أن تضغط عليه إذا كنت تملك ما يمكنك من ممارسة هذا الضغط.
é أكد على أن النتيجة ستكون مرضية له.
é شجعه على المحاولة مع التأكيد أنه غير ملزم بالاستمرار فيما فعل إذا لم يكن مقتنعاً.
é استخدم الإيجابية في تشجيعك له للقيام بما يراد منه.
é كن مثابراً ولا تستسلم بسهولة وأظهر أنك ستستمر في جهدك حتى يتحقق الهدف المطلوب.
é ناقش مع الطرف الآخر الكيفية التي يقوم بها الآخرون بتنفيذ ما تقترح واستشهد بالأمثلة.
é استعن بالزملاء الآخرين للضغط عليه للقيام بالمطلوب منه.
é حفز الشخص المراد التأثير عليه بمنحه شيئاً قيماً في المقابل.
4. تحصل على الالتزام من الطرف الآخر لما تريد منه:
é أعد عليه المطلوب منه قبوله أو القناعة به أو القيام به أو تجنبه أو الشعور به.
é أساله مباشرة عن مدى تقبله او القناعة به.
é كن مرناً ومستعداً للتفاوض.
é كن حازماً ولكن تجنب لعبات السلطة.
é أربط النتائج الإيجابية التي تحقق وتكلفة الطلب.
é شجع التجريب أولاً لإغراء الطرف الآخر لتقبل وتبني أفكارك.
é إذا اقتضت الضرورة ساعد الطرف الآخر في اتخاذ قراره النهائي.

معوقات التعامل الفعال مع الآخرين؟
° الخوف والشك وعدم الثقة في الرؤساء والمرؤوسين والزملاء.
° عدم الثقة في قدرتك وإمكاناتك.
° طرح الأفكار من منطلق ذاتي.
° عدم توفر الحقائق والأدلة.


خلاصة:
يعتبر فهم المشرف لدوره المتغير المفتاح لنجاحه في تعامله مع مرؤوسيه، وهذا يتطلب الانتقال من الدور الرقابي إلى دور الدعم والمساعدة، الذي يركز على التدريب والتوجيه والتمكين والمرونة، وإتاحة الفرصة للمرؤوسين للمشاركة الفاعلة في الأمور التي تتعلق بعملهم ووحدتهم.
كذلك يتطلب التعامل الفعال مع المرؤوسين مواجهة المشرفين للتحديات التي تواجههم؛ كبناء والحفاظ على علاقات العمل الفعالة، وبناء المصداقية والقبول من مرؤوسيهم، والقدرة على التأثير عليهم بإيجابية.