يــرى (الــدروبي 2007 - ص 12 ) أن مهــارة التحفيــز والتــشجيع تعتمــد علــى وجــود نظــم متقنــة واضــحةللجميـع , بحيـث يقتنـع الجميـع بموضـوعتيها وبعـدها عـن التحفيـز الشخـصي , وتتمثـل شـروط التطبيـقكمـايرى (الدروبي) لمهارة التحفيز والتشجيع فيما يلي -:
1- متابعة أداء المرؤوسين والكشف عن الأداء المتميز أو الأداء الضعيف.
2- سرعة تقدير التحفيز بحيث عند الإجادة يكون الحافز ايجابيا وعند الخطأ يكون سلبيا.
3- وضوح الربط بين الأداء وبين الحافز , ليس فقط بالنسبة لمن يحصل عليه , ولكن لجميع العاملين.
4- تأكيـد الـصفة الجماعيـة للحـوافزكلمـا أمكـن ذلـك , مـن اجـل حفـز الأفـراد علـى العمـل الجمـاعيوالتعاون.
5- أهميـة إشـراك العـاملين أنفـسهم فـي الحكـم علـى نتـائج العمـل , وتقـدير الحـوافز المناسـبة مـن خـلاللجنة خاصة تسمى لجنة الحوافز , يشارك فيه المرؤوسين مع الرؤساء جنبا إلى جنب.
6- ضرورة تناسب الحافز ونوعيته مع الأداء المقدم ,فلا بخل للأداء المميز ولا بذخ للأداء العادي.
7- ضرورة تناسب الحوافز مع رغبات العاملين حتى تحقق تأثيرها المستهدف.