الموضوع: ‏تنظيم فريق العمل

تنظيم نفسك


يمتلك معظمنا معرفة جيدة بمبادئ إدارة الوقت، و هناك العديد من الكتب ‏الجيدة التي تناولت هذا الموضوع، و مهما بلغت فائدة أساليب إدارة الوقت بالنسبة لك إلا أنني أود أن أوجه لك تحذيراً:


مهما أحسنت في إدارتك للوقت سيظل هناك العديد من المهام التي لن تتمكن من القيام بها.


و هذا يعني أنه لابد لك أن تستعين ببعض الأساليب التي تمكنك من تقليل عدد المهام التي تقوم بها مثل:


التفويض.
إسقاط المهام الأقل أهمية.
مدخرات: الوقت الذكية


لا بد أن تحد من مثاليتك و ميلك للاهتمام بالكماليات في المهام العاجلة، فقد رأيت العديد من المديرين الذين تكبدوا الكثير من العناء و المشقة نظراً لعدم درايتهم بكيفية إنجاز العمل بقدر كاف من الجودة, بصراحة شديدة إن العديد من المهام التي تتطلب منك أن تقضي فيها مساحة كبيرة من الوقت لا تمثل أي أهمية لمستقبل الفريق، و من ثم فإنك بحاجة لأن تحدد لنفسك المهام التي من الممكن إنجازها بدرجة أقل من الجودة ثم تحد من الوقت الذي تخصصه لإنجازها حتى لا تهدر وقتك.
‏قبل أن أتناول مسألة تنظيم الفريق لابد لي أن أتطرق إلى النقطة الثانية في القائمة التي أوضحتها من قبل.





إسقاط المهام الأقل أهمية


لقد قمت من قبل بالتجربة الآتية: انهالت علي أعداد لا حصر لها من رسائل البريد الإلكتروني من مختلف أقسام المؤسسة التي تطلب الإجابة تساؤلات مختلفة. فتجاهلتهم جميعاً و انتظرت لأرى من سيحاول الوصول إلى بأي طريقة، فوجدت أن تسعين بالمائة من أصحاب هذه الرسائل لم يحاول على الإطلاق الوصول إلى، أما العشرة بالمائة الآخرون و الذين حاولوا الوصول إلى فكانت إجابتي عن حوالى ثمانين بالمائة منهم مختصرة قدر الإمكان بينما أجبت عن العشرين بالمائة الآخرين منهم – و الذين اعتقدت أن أسئلتهم على قدر كبير من الأهمية - بإسهاب و تمعن النتيجة: حوالي اثنين بالمائة تعاملت معهم بتمعن و إمعان من المجموع ‏الكلي.


و لن أسهب في الحديث عن التجارب التي تعرضت لها و قمت فيها بتجاهل الأعمال التي رأيت أن تجاهلي لها لن يسبب لي أية مشكلات خشية اتهامي بالتقصير، و أنا لا أوصيك بأن تتبع ذلك السلوك الذي كنت فيه غير محتمل للمسئولية؛ فالسبب وراء عرضي تلك التجارب هو رغبتي أن أنصحك بأن تفكر ملياً في أولوياتك و أن تنظر ما إذا كان هناك بعض المهام التي تقل في أهميتها و أولويتها عن المهام الأخرى، و من ثم يكون بإمكانك إسقاطها من أجل تخصيص وقت أكبر للمهام الضرورية و الأكثر أهمية بالفعل.


و من الطرق التي يمكنك أن تستدل من خلالها عن المهام التي لا يمكنك إسقاطها دون أن يسبب ذلك أية أضرار، أن تكون على وعي و دراية بالمهام التي تثير اهتمام رئيسك في العمل، و من منظور أكثر سخرية يمكنني القول بأنه يجدر بك أن تعرف المهام التي تقوم بها و تؤثر على المكافأة الخاصة برئيسك في العمل لأن عادة ما يكون إسقاطك لها أمراً تتحمل أنت مسئوليته و عواقبه !