صفحة 2 من 2 الأولىالأولى 12
النتائج 11 إلى 14 من 14

الموضوع: كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟

  1. #1
    تاريخ التسجيل
    Jan 2008
    المشاركات
    14
    كلنا نعاني من كثرة الأوراق من حولنا سواء في مكاتبنا أو في منازلنا وكم من مرة أخذت من الأوقات الطولية وانت تبحث عن فاتورة أو ورقة مهمة تحتاجها . اذا كنت من هؤلاء أو لم تكن ،، حاول أن تتبع الخطوات آلاتية :

    1-حدد موقعا ثابتا :

    إن وجود مواقع متعددة تخصك للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة .

    إذاً حدد موقعا ثابتا للعامل مع الأوراق وليكن : مكتباً أو دولاب ورق واحداً فقط .

    2-ثم استكمال الأدوات الضرورية للعمل . مثل ( العظماء السبعة ) :

    - أدراج الفرز - سلة المهملات - التقويم - بطاقة الأعمال - مفكرة الهاتف - ملفات الحفظ النشطة - الملفات المرجعية .

    3-اتخذ القرار :

    ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك في ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل

    دقة :

    هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة ؟
    هل تهمني هذه الورقة ؟
    هل لها مصدر أخر ؟
    هل هي حديثة ؟
    في أي شيء سأحتاجها؟ - ماذا لو لم أجدها ؟
    أين أحفظها ؟ - إلى متى أحفظها ؟
    كيف أعثر عليها ؟
    وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب بحفظ الورقة أم بإتلافها.

    ونود أن نلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار . إذ أن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وتروي بحيث أن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيرا مباشر بك . وقد يفقدك غاليا لا قدر الله .



    4- تحديث الملفات :

    أي النظر فيها من وقت لوقت للتخلص من الأوراق التي أصبحت غير ضرورية . علماً بأن إغفال هذه النقطة يؤدي إلى تضخم الملفات أو أحداث ملفات جديدة لا داعي لها .

    كلمة أخيرة :

    لاشك عزيزي القاريْ أنك لمست مما سبق أهمية الموضوع للجميع وأن تصميم نظام الإدارة أوراقك ليس بالأمر الصعب ولعل معظمنا يكون لدية هذا النظام ولكنه كان غافلا عن نقطة مهمة أو خطوة جريئة أو أداة مفيدة لكي ينجح في إدارة أوراقه .

  2. #11
    تاريخ التسجيل
    Dec 2008
    المشاركات
    293
    بارك الله فيك ... لك مني أجمل تحية

  3. #12
    تاريخ التسجيل
    Nov 2009
    المشاركات
    55
    أعترف أنا أعاني كثيرا من سوء معاملة الورق
    إنها تضيع أغلب وقتي
    حيث أكتشف أنني أتعامل مع الورقة عدة مرات
    وأعاني من رغبتي الدائمة بالاحتفاظ بكل ورقة حتى المسودات والقصاصات
    طبعا يمكنكم تخيل مكتب مكتظ بالأوراق والأدراج سوف تنفجر
    وفي النهاية لن تعثر على الورقة المطلوبة عند الحاجة
    إن شاء الله سوف أنفذ هذه القاعدات

  4. #13
    تاريخ التسجيل
    Dec 2011
    المشاركات
    37
    شكرا علي معلوماتك القيمة مع ان مروري علي الموضوع متاخر

  5. #14
    تاريخ التسجيل
    Jul 2012
    المشاركات
    6
    اصعب شى ,, كلامك صحيح ..........ومشكور جدأ وكل سنة وانتم طيبين

صفحة 2 من 2 الأولىالأولى 12