الموضوع: مادة تدريبية : تنمية العمل في إدارة التنظيم والأساليب

تنمية العمل في إدارة التنظيم والأساليب

جمع وتقديم
عماد بن محمد الكردي



التعريف بالتنظيم والأساليب


مفهوم التنظيم والأساليب
إن نشط التنظيم والأساليب، نشاط جديد في مفهومه، وفي طبيعة الدور الذي يؤديه، ليس في البلدان النامية فحسب، ولكن حتى في البلدان المتقدمة، فلم يعرف هذا النشاط في بريطانيا، وفي الولايات المتحدة الأمريكية، إلا قبيل الحرب العالمية الأولى بقليل، ولم يستخدم هذا النشاط، على نطاق واسع في هذين البلدين، إلا أثناء الحرب العالمية الثانية، فضغط الالتزامات الحربية، وظروف الحرب الصعبة التي واجهت هذين البلدين، ونقص الموارد الأولية، وكثرة المشاكل الإدارية والتنظيمية دفعت هذين البلدين للبحث عن أفضل الطرق لاستخدام ما بين أيدها من وسائل وإمكانيات لإنجاز الأعمال وتحقيق الأهداف. وقد حظي هذا النشاط باهتمام كبير في العديد من دول العالم المتقدمة والنامية في الفترة التي تلت الحرب العالمية الثانية، فأنشأت تلك الدول وحدات استشارية ضمن أجهزتها الإدارية للقيام بالدراسات والأبحاث في مجال التنظيم والأساليب.
ويطلق على هذا النشاط باللغة الإنجليزية ، في بريطانيا اصطلاح (Organization and Methods) (التنظيم والأساليب) ويشار إليه بصورة مختصرة (M & O). وقد أصبح التعبير المختصر لهذا النشاط وهو (O&M) شائعاً في معظم بلدان العالم حتى في البلدان التي لا تتلكم اللغة الإنجليزية.
أما في الولايات المتحدة الأمريكية فيطلق على هذا النشاط عدة مسميات وهي (Organization and Management) (التنظيم والإدارة) (Systems and Procedures) (الأنظمة والإجراءات) (Adminstitave Analysis و Management Analysis) (التحليل الإداري).
أما في الأقطار العربية، فيطلق على هذا النشاط أيضاً عدة مسميات فيسمى (التنظيم والأساليب) و (التنظيم وطرائق العمل) و (التنظيم وطرق العمل) و (التنظيم والإدارة) و (التنظيم والإدارة وطرق العمل). ومن الواضح إن التسميات العربية لهذا النشاط ما هي أساساً إلا ترجمة للتسميات الغربية، وهي ترجمة للتسمية الإنجليزية لهذا النشاط وهي (Organization and Methods) (التنظيم والأساليب) أو للتسمية الأمريكية الشائعة في البلدان العربية وهي (Organization and Management) (التنظيم والإدارة).

ويهتم نشاط التنظيم والأساليب ، بدراسة التنظيم والإجراءات (طرق العمل) في المنظمات بهدف الوقوف على مدى فعاليتها، ولأجل إدخال التحسينات اللازمة عليها. وتتضمن الدراسة التنظيمية لمنشأة ما، دراسة الهيكل التنظيمي للمنشأة، وكيفية تقسيم العمل بين الإدارات فيها وذلك لأجل إجراء التغييرات المناسبة على التنظيم الإداري في المنشأة، كإلغاء بعض الإدارات والأقسام، أو ضمها إلى بعضها. أو إحداث إدارات بمسميات جديدة وتحديد اختصاصات الإدارات القائمة والمحدثة، ووضع الخرائط التنظيمية لها، وإعادة تنظيم جهاز المنشأة، بوجه عام، على أسس علمية سليمة، أما دراسة الإجراءات (طرق العمل) فتشمل التعرف على الإجراءات الموجودة في المنشأة، ودراستها دراسة تحليلية لأجل تحسينها وتبسيطها، وتصميم إجراءات جديدة مناسبة للأعمال الجديدة.

اختصاصات وحدات التنظيم والأساليب:
1 - إجراء الدراسات المتعلقة بالتنظيم الإداري:
يقوم خبراء التنظيم والأساليب بوضع القواعد والأسس التي تقوم عليها الإدارات والأقسام الجديدة عند إنشائها لأول مرة، وذلك حسب الأسس العلمية للتنظيم، ويشمل هذا العمل تحديد الصلاحيات والمسؤوليات، وعلاقة الإدارات بعضها ببعض وغيرها من الأمور الهامة في التنظيم، أما بخصوص الإدارات القديمة، فيقوم الخبراء بإجراء الدراسات التنظيمية لها، لأجل التعرف على المشاكل التي تعرقل سير العمل في تلك المنظمات، وتقديم التوصيات والمقترحات لإزالة تلك العقبات والمشاكل.

2 – تصميم الأساليب وطرق العمل اللازمة للقيام بأي عمل جديد:
ويتضمن هذا النوع من الأعمال وضع وتحديد الخطوات المتسلسلة اللازمة للقيام بالعمل الجديد قبل البدء بتنفيذ عملياته، ويطلق على هذا النوع من العمل أسم تخطيط الإجراءات.

3 – دراسة طرق القيام بالعمل لأجل تبسيطها وتحسينها:
وتجري ممارسة هذا العمل من حين لآخر بقصد تحسين طرق وأساليب القيام بالعمل، واتباع أحدث الوسائل للقيام به، ويمارس هذا النشاط، بصورة مستمرة، بواسطة وحدات التنظيم والأساليب في معظم دول العالم.

4 - إنشاء وسائل الرقابة اللازمة لمراقبة القيام بالأعمال:
ويتضمن هذا النشاط أعداد نماذج ومعايير الكفاية، ووضع معدلات الأداء المناسبة، فيضع خبراء التنظيم والأساليب النماذج والمعايير التي يسترشد بها الرئيس الإداري في تقدير عدد الموظفين اللازمين للمنشأة عند إعداد الميزانية مثلاً.

5 - تحضير دليل لطرق العمل (الإجراءات) المتبعة في المنشأة :
ويتضمن الدليل وصفاً للمراحل التي تمر بها العمليات والإجراءات الإدارية في المنشأة، ويفيد الدليل في إطلاع القائمين بالعمل والرؤساء، والجمهور على الوسائل والإجراءات المتبعة في القيام بالعمل.

لمتابعة القراءة أرجو تنزيل المادة المرفقة