نظام إدارة الموارد البشرية للوحدات الحكومية الخاضعة لقانون لخدمة المدنية
دواعي قيام وزارة الخدمة المدنية بإنشاء نظام الموارد البشرية
أهداف المشروع
الأهداف والطموح
النظام في أرقام
مراحل المشروع
"المرحلة الأولى "مرحلة الدراسة التحليلية لنظام الموارد البشرية ومعلومات التقاعد
المرحلة الثانية "دراسة التحليل والتصميم التفصيلي لنظام الموارد البشرية ومعومات "التقاعد
"المرحلة الثالثة " مرحلة تنفيذ المشروع
"المرحلة الرابعة " تشغيل النظام
مكونات النظام الرئيسية
الجزئيات الرئيسية للنظام
لماذا تم اختيار نظام اوراكل لإدارة الموارد البشرية
النظم الحكومية المرتبطة بنظام إدارة الموارد البشرية
المساهمة في بناء الحكومة الالكترونية
النتائج المتوقعة بانتهاء تعميم النظام
بعض شاشات النظام
(خريطة سير الإجراءات(سهولة تتبع الإجراء
توحيد صيغة المراسلات الإلكترونيه
الرسائل التنبيهيه
إدخال الطلبات
التقارير
الخدمة الذاتيه
يعتبر نظام الموارد البشرية من أهم النظم التي تعتمد عليها دوائر شئون الموظفين بمختلف الوحدات الحكومية في التخطيط للقوى العاملة فيها وكذلك في إنجاز المعاملات والحركات الإدارية التي تطرأ على موظفيها بدءً من التعيين وانتهاءً بالتقاعد أو إنتهاء الخدمة ، ولما كانت هذه الوحدات تفتقر إلى وجود نظام آلي متكامل يلبي كافة احتياجاتها ويعالج المعوقات التي تحد من تنفيذ الإجراءات الإدارية بالسرعة المطلوبة . فقد ارتأت وزارة الخدمة المدنية إعادة النظر في النظام الحالي الموجود بوزارة المالية وتقييمه لمعرفة مدى قدرته على توفير الاحتياجات للوزارات والوحدات الحكومية الخاضعة لقانون الخدمة المدنية كذلك مدى قدرته على توفير البيانات المتعلقة بالموظفين في الترقيات والتدريب وتقويم .الأداء الوظيفي وغيرها من الحركات الإدارية
دواعي قيام وزارة الخدمة المدنية بإنشاء نظام الموارد البشرية
منذ قيام النظم الآلية في عام 1980م إلى تاريخه لا توجد قاعدة بيانات متكاملة لخدمة إدارة الموارد .البشرية لقد جاء النظام الجديد ليعالج ازدواجية قواعد البيانات ليس فقط في وزارة الخدمة المدنية بل والوحدات الحكومية العديدة ذات الصلة رغم وجود قاعدة بيانات في وزارة المالية ما زالت الوحدات الحكومية المختلفة تقوم بإنشاء نظم لسد احتياجاتها من المعلومات لاتخاذ القرار ازدواجية حفظ الوثائق ليس فقط في وزارة الخدمة المدنية ووزارة المالية بل في كل الوحدات الحكومية لا يوجد توحيد لإجراءات العمل ولا حتى أدنى تنسيق في ما بين الوحدات الحكومية في هذا الشأن وجود نظم يدوية تعمل جنباُ إلى جنب مع النظام الحالي مما أدى إلى الحاجة إلى المزيد من التوظيف في دوائر شؤون الموظفين والأقسام التابعة لها
أهداف المشروع
يهدف مشروع نظام معلومات الموارد البشرية إلى توفير قاعدة بيانات دقيقة عن جميع موظفي وحدات الخدمة المدنية بالإضافة إلى تسهيل وسرعة إنجاز المعاملات المتعلقة بأولئك الموظفين من خلال عملية الربط الآلي بين مختلف وحدات الخدمة المدنية والوزارة في خطوة طموحة للتغلب على العمل اليدوي سيوفر المشروع عملية المصادقات الإلكترونية المشتملة على المصادقات القانونية والمنية وميكنة تدفق سير المعاملات بحيث يسرعها ويسهل عملية متابعتها مع وجود الآلية لدى النظام للتأكد من سلامة البيان المدخل قانونيا وإجرائي
الأهداف والطموح
توحيد نقطة رصد و تدوين البيان بشكل صحيح و متكامل
ميكنة القوانين و اللوائح بشكل يسهل تداولها و تطبيقها
تطوير دور الوزارة ودوائر شئون الموظفين و تحسين نوع الخدمة من خلال ”حكومة الكترونية“ حديثة
تسهيل اعادة هيكلة الاجراءات من خلال إدخال تقنية نظم المعلومات
ايجاد قاعدة معلومات موحدة و شاملة لدعم اتخاذ القرار
التقليل من عمليات التداول الورقي
تفعيل المصادقات و الموافقات الالكترونية
تسهيل إعادة هيكلة الإجراءات من خلال إدخال تقنية نظم المعلومات
إدارة عمليات التوظيف والتعيين
التخطيط والتطوير للقوى العاملة
إدارة برامج مقاييس الأداء والمهارات الوظيفيه
توفير التقارير والإحصائيات والدراسات في مجال الموارد البشرية التي تساهم في إعداد الخطط الإقتصادية والتنمويه للدول
لا مركزيه في إدخال البيانات مع توحيد نقطة حفظ البيانات في قاعدة بيانات واحدة
توفير سهولة الحصول عل البيانات وإعداد دراسات تحليله عليها
توفير بيانات تاريخيه عن الموظف وسهوله معرفة موقف البيانات في أي تاريخ محدد
تخفيض تكاليف العمل اليدوي
رفع أداء الموظفين
تحسين نوعية الخدمات التي توفرها وزارة الخدمة المدنية
النظام في أرقام
مشروع استراتيجي طموح يعتبر الاول من نوعه بالسلطنة بل الوحيد من ناحية عدد المتصلين به و المستفيدين منه في المنطقة ، و الجدول ادناه يعطي بعض التصور عنه
ا لرقم المتوقع البيان
39
الوحدات الحكومية المتصلة بالنظام- خاضعه
86000 +
عدد السجلات القائمة
110000+
عدد السجلات القديمة
3 000 +
عدد المستخدمين المتوقعين
400
عدد المستخدمين للحظة الواحدة
مراحل المشروع
"المرحلة الأولى "مرحلة الدراسة التحليلية لنظام الموارد البشرية ومعلومات التقاعد
بدء العمل في تنفيذ هذه المرحلة مع بداية عام 1994م وذلك بالتعاون مع البنك الدولي للإنشاء والتعمير لمعرف ة أوجه النقص والقصور في النظام الحالي وكيفية معالجته ، وقد اوصت الدراسة بضرورة إنشاء نظام جديد للموارد البشرية متكامل يحقق الأهداف المرجوة منه في تسهيل ميكنة العمل وسير الإجراءات المتبعة بالوحدات الحكومية يكون مركزه الوزارة باعتبارها المالك الحقيقي للنظام ، حيث تم خلال هذه المرحلة وضع التصورات والتكاليف المالية لإقامة المشروع وكيفية توزيعها
المرحلة الثانية دراسة التحليل والتصميم التفصيلي لنظام الموارد البشرية ومعومات التقاعد
بعد إقرار المشروع والموافقة عليه من قبل مجلس الوزراء الموقر تم رصد الموازنة المقدرة للمشروع لتبدأ المرحلة الثانية منه بتاريخ 31/8/1998م بتوقيع الاتفاقية مع إحدى الشركات العالمية العاملة في مجال التحليل وتصميم الأنظمة والتي قامت بجمع البيانات والمعلومات من مختلف المستخدمين بدوائر شئون الموظفين بالوحدات الحكومية المعنية والتعرف على المشاكل والمعوقات التي يواجهونها كذلك الأخذ بمقترحاتهم بما يحقق نجاح المشروع ، بالإضافة إلى إعادة هيكلة النظم والإجراءات لتسهيل عملية الميكنة
"المرحلة الثالثة " مرحلة تنفيذ المشروع
بعد ان تم الانتهاء من مرحلة الدراسة التحليلية تم إعداد المناقصة الخاصة بمهمة تنفيذ المشروع لطرحها على :الشركات المتخصصة العاملة في مجال تطوير الأنظمة وتوريد المعدات والتي تتألف من الأجزاء التالية الجزء الأول : خاص ببرمجة ما قامت الشركة المحللة بتصميمه (الجزء الثاني: يتعلق بالشبكات (ربط الوزارة مع بقية الوزارات الجزء الثالث: خاص بتوريد الأجهزة والمعدات التي سوف تستخدم في تطبيق النظام حسب المواصفات الفنية
المعدَّة من الشركة
"المرحلة الرابعة " تشغيل النظام
تم البدء تدريجيا بتشغيل النظام وذلك للتعرف على المشاكل والمعوقات التي تواجه الوحدات الحكومية في استخدام النظام وما يسبقه من عملية إعداد البيانات ونقلها من نظام وزارة المالية وتصحيحها و كذلك التغلب على الصعوبات التي قد تواجه المستخدمين في الانتقال إلى بيئة جديدة وإشراك الإدارات في الوحدات الحكومية في استخدام النظام حيث كان مقتصرا في السابق على الموظفين فقط. يبلغ عدد الوحدات الحكومية المشغلة للنظام (37) وحدة حكومية وجاري الإعداد للتشغيل في بقية الوحدات الحكوميه (ليكتمل العدد ( 39
مكونات النظام الرئيسية
يتكون النظام من جزئية كل من إدارة الموارد البشرية وجزئية الرواتب والإستحقاقات المالية وجزئية الخدمة الذاتية وجزئية القوانين واللائحة التنفيذية الإلكترونية والقابلة للتحديث والبحث إضافة إلى جزئية التنبيهات والتقارير الجاهزة والفورية، مرتبطة بكل ذلك جزئية دعم إتخاذ القرار وذلك وفقاً للموضح أدناه
الجزئيات الرئيسية للنظام
متابعة حركة الإجراءات و المصادقات
الاستحقاقات المالية و الرواتب
الاجازات
القوانين واللوائح
توصيف و تصنيف الوظائف
نهاية الخدمة
ألترقيات و الحوافز الأخرى
التوظيف و الاختيار
الوثائق القانونية
التنبيه بدقة الاستخدام
الاتصال المباشر مع المستفيد
الجزاءات
موازنة الوظائف و تعديلاتها
بيانات التنقلات
دعم اتخاذ القرار و التخطيط الوظيفي
تكامل الهياكل التنظيمية و الوظيفية
بيانات تقويم الأداء الوظيفي
التدريب و التأهيل
التعويضات
السجل السري و الامني
السجل التاريخي لاستخدامات النظام
التكامل المعلوماتي مع النظم الحكومية
لماذا تم اختيار نظام اوراكل لإدارة الموارد البشرية
وجود خطة تطوير مستقبلية واضحة
اهتمام جيد لدعم المستخدم العربي
تزايد مستخدمي تطبيقات اوراكل في المنطقة
تضمين الخطة التدريبية للشركة التدريب الازم و المتجدد
وجود البرنامج ضمن حزمة تطبيقات متكاملة ( ERP )
يغطي اكثر من 87% من الاحتياجات
سهولة تغطية النسبة المتبقية من الاحتياجات بشكل يضمن تطويرها مستقبلا
وجود العديد من منفذي البرنامج ( Implementers )
تبني استخدام اخر التطورات مثل الانترنت و البريد و الالكتروني و تدفق الاجراءات آليا
لا حدود لعدد المستخدمين بل عدد الموظفين
سهولة انشاء ، دمج ، الغاء ، و تقسيم الهياكل التنظيمية
التكامل مع برنامج( Alert ) المنبه عن الاخطاء و وجوب حدوث عمليات معينة (كقرب انتهاء الخدمة ,القيام بإجازة , ... )
جدولة الاحداث اللاحقة و مراقبة التغيرات في البيانات الحساسة ( DATE TRACK ) العمل تحت بيئة الانترنت ( WEB ENABLE ) و بالتالي التطور الاقل كلفة و اتاحة الاستخدام من اية مكان وفقا للصلاحيات
النظم الحكومية المرتبطة بنظام إدارة الموارد البشرية
الربط مع نظام سجل القوى العامله. حيث يطلب من المتقدمين للوظائف تسجيل بياناتهم في سجل القوى العاملة. وعند التقدم لشغل وظيفة بوحدات الخدمة المدنيه يأخذ فقط رقم القوى العاملة ويتم نقل البيانات من سجل القوى العامله تلقائيا. وبالتالي يكون هناك مصدر واحد لرصد البيانات الربط مع نظام التقاعد. حيث ينتقل ملف الموظف تلقائيا عند نهاية خدمته
جاري الإعداد للربط مع نظام سجل الأحوال المدنيه
جارى الإعداد للربط مع نظم وزارة الماليه
المساهمة في بناء الحكومة الالكترونية
حكومة-حكومة): ارتباطه بالأنظمة الحكومية الأخرى) G2G (حكومة-موظف): نظام الخدمة الذاتية للموظفين(الاستفسار عن البيانات الأساسية والوظيفية-طلب إجازة) G2E تمديد إجازة-طلب رسالة إلى من يهمه الأمر..وغيرها من الخدمات التي ستكون متوفر عن طريق الإنترنيت) (حكومة-موظف): تقديم طلبات التوظيف باستخدام رقم القوى العاملة. حيث يتم تسجيل الطلبات في نظام ) G2C البشريه بعد التأكد من اشتراطات شغل الوظيفة وانتقال البيان من سجل القوى العاملة
النتائج المتوقعة بانتهاء تعميم النظام
التقليل من العمل اليدوي في معظم الاجراءات الادارية
ميكنة تدفق سير المعاملة بما يسهل تتبعها و تسريعها
المراجعة و التدقيق الآلى لصحة الاجراءات
توفير المعلومات المنمطة بشكل آلي و في الوقت المناسب
الحصول على الوثيقة و البيان من قاعدة بيانات آلية موحدة
ميكنة القوانين بشكل يقلل الاتصال بالوزارة بهدف الاستفسار عنها
تقليل لاتصال بالجهات ذات العلاقة من خلال ربط النظام بنظمها
توحيد الرقم الوظيفي و اعتماد رقم السجل المدني للارتباط بالانظمة الحكومية الاخرى
استخدام الرموز الموحدة على المستوى الحكومي
رفع كفاءة ادارة شئون الموظفين و الرواتب وفقا لقانون الخدمة و اللائحة التنفيذية الكترونيا
سهولة بناء التقارير الفورية لدعم اتخاذ القرار بأقل معرفة فنية
اتاحة تتبع الاجراء في اية لحظة و معرفة حالته
توفير بعض جزئيات النظام في الانترنت لخدمة المواطن و الموظف العادي و فق صلاحيات و ضوابط محدده (تضاف لاحقا)
التبادل المعلوماتي الالكتروني مع الانظمة الحكومية الاخرى
رد مع اقتباس
