الموضوع: 7 طرق للتفويض الناجح لانجاز العمل بصورة افضل

7 طرق للتفويض الناجح لانجاز العمل بصورة افضل


سواء كنت قائد فريق أو رائد أعمال، أو في بعض المواقف المماثلة للسلطة، فإن التفويض سيكون المفتاح الرئيسي لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية والحفاظ على حكمتك أثناء ضيق الوقت أو أعباء العمل الكبيرة. ولكن المشكلة تكمن في أن العديد من رواد الأعمال والقادة لا يعرفون كيفية التفويض بفعالية، أو ليسوا على استعداد للقيام بذلك إلا إذا كانوا مضطرين.

تفويض المهام مهارة مثل أي مهارة، يمكن تعلمها وتحسينها على مر الزمن، ضع هذه الاستراتيجيات السبعة للتفويض قيد الممارسة وسترى كيف تزداد كفاءة مؤسستك:

1. تعلم الترك:
إن أكبر مشكلة تواجه الرؤساء والقادة هي عدم القدرة على ترك العمل الخاص بهم، وفي بعض الأحيان يتفانوا لإكمال عملهم لأنهم يرفضون السماح للآخرين بمساعدتهم، كما أنهم يخشون أن لا يمتلك شخص آخر المهارات والقدرات اللازمة لتنفيذ العمل على نحو فعال.

على أي حال يجب أن يكون تعلم الترك هو أولويتك الأولى، ابدأ بالصغرى، فقم بتفويض المهام الأصغر، وتدريجيًا ستمضي في طريقك، تعرف على الفريق بشكل أفضل وقم بتحسين الثقة بينك وبين وزملاء العمل الخاص بك، اتخذ خطوات طفل وتعلم أن في نهاية المطاف ستكون مضطر لتفويض عملك إذا كنت تريد لفريقك النجاح.

2. قم بإنشاء نظام أولوية ثابت:
كجزء من عملية ترك العمل، ابدء تطوير نظام أولوية المهام، وبطبيعة الحال سوف يختلف النظام على أساس خبرتك والصناعة الخاصة بك، وأنواع المهام المقدمة، ولكن على الأقل اصنع 4 فئات.
وفقًا لدرجة الجهد الذي تطلبه المهمة ودرجة المهارة، ويجب أن تتضمن فئة الأعلى مهارة على
المهام التي تقوم بها بنفسك ، أما الفئة الأقل مهارة يمكن أن تفوض للآخرين، فدرجة الجهد ستخبرك أي المهام أكثر أهمية للتفويض، وعلى سبيل المثال: إعطاء شخص ما مسئولية الجهد المرتفع أو المنخفض ستوفر لك الكثير من الوقت، فإنشاء نظام أولوية ثابت يساعدك على فهم طبيعة المهام وتفويضها بكفاءة.

3- العب على نقاط قوة العاملين لديك:
فأنت كقائد يجب عليك أن تعرف خفايا العاملين معك، ويجب أن تعرف نقاط القوة والضعف الحالية والمحتملة لكل فرد منهم، ومستوى المهارة. وعندما تقوم بالتفويض، قم بإلقاء نظرة على فريقك، وقم بتكليف من لديهم أكبر عدد من المهارات الخاصة بالمهمة، وهذا يبدو خيارًا واضحًا، ولكن بعض القادة، يفوضون لأي شخص لديه عمل قليل، أو الأكثر ملائمة.
ومن المهم أيضًا أن تكون المهام متسقة. على سبيل المثال: تفويض نفس النوع من المهام لنفس الفرد سيزيد في نهاية المطاف من جدارته لأداء تلك المهام.

4- ادرج التعليمات دائمًا:
حتى لو كانت المهمة واضحة، تأكد من ادراج التعليمات مع كل مهمة تقوم بتفويضها، وإذا كان لديك تفضيلات معينة بشأن الكيفية التي سيتم بها تنفيذ المهمة، ادرج تلك المعلومة، إذا كان لديك موعد نهائي وصارم لتسليم العمل يجب أن تصيب الهدف بأن تكون واضحًا معهم.

بما في ذلك التفاصيل والتعليمات الواضحة، فالبداية المبكرة ستجنبك فجوات الاتصال، وستسمح بتنفيذ مهامك بفعالية، انها استراتيجية استباقية سوف تقدرها أنت وموظفيك.

5- لا تخافوا من تعليم مهارات جديدة:
افتقار شخص ما في فريقك إلى القدرة على تنفيذ مهمة معينة عليه أدائها، لا يعني عدم تفويض العمل، فمعظم المهارات يمكن تعلمها بسهولة، لذا لا تخافوا من التعليم كجزء من عملية التفويض، على الرغم من أن إسناد المهام القليلة الخاصة بك في البداية سوف يكلفك وقت أكثر مما يوفر لك (لأنك ستحتاج لتدريب الموظف الذي اخترته)، ولكن اعتبر الامر استثمار، فعن طريق نقل هذه المهارات، ستكون فتحت الباب أمام إسناد جميع المهام المماثلة لهذا الفرد في المستقبل، وفي نهاية المطاف سوف توفر المزيد من الوقت أكثر مما قضيته في عملية التعليم.

6- ثق ولكن تحقق
بمجرد تفويض المهمة، ثق بأن فريقك سوف يقوم بتنفيذها بطريقته الخاصة، وهذا سيسمح لهم بالشروع في العمل بالطريقة التي يشعرون بأنها الأفضل، ومع ذلك لا تخشى من التدخل أحيانًا والتحقق من أن المهمة تسير وفقًا لمخططها، على سبيل المثال، إذا قمت بالتكليف بمهمة قبل أسبوع وكان ميعاد تسليمها غدًا، ثق أن الموظف الخاص بك على رأس الأمور، وقم بإرسال رسالة تحقق سريعة للتأكد من أن الشخص لم يواجه أي عقبات.
هذا يحث على المزيد من الثقة والاحترام داخل فريقك، ويساعد على منع انقطاع الاتصال
و الفهم.



7- استخدم رد الفعل "التغذية المرتدة" لتحسين تقدم عملية التفويض

رد الفعل هو الجزء الأهم في عملية التفويض، ويعمل في كلا الإتجاهين، إذا قام موظفيك باداءالمهمة التي تم تكليفهم بها بشكل جيد ، دعهم يعلموا وذلك بتوجيه الشكر لهم علنًا وتقديم الثناء الحقيقي. أما إذا أدوا المهمة بشكل غير كفء، لا تخشى من منحهم بعض النقد البناء.
من ناحية أخرى، قم بدعوة العاملين لديك لتبادل الأفكار حول كيفية التفويض، انها فرصة حاسمة بالنسبة لك لتحديد ما إذا كنت توفر ما يكفي من المعلومات، أو ما إذا كنت تقوم بإسناد المهام المناسبة للشخص المناسب.

التفويض ليس سهلًا دائمًا، وهذه العملية ليست دائمًا واضحة المعالم، ولكن كلما بدأت قريبًا ، كلما اكتسبت الخبرة للقيام بها على نحو فعال. يجب أن تدرك أن العملية لن تكون مثالية، ولكن تعلم من خبراتك وقم بإجراء تعديلات مستمرة للتحسين.