تعلم كيف تعد خطة تكتيكية لادارتك


كمدير جديد، هذا يعني أنك قد أكملت الخطوات الستة الحرجة، وأنشأت نموذج الأعمال الخاص بك (ROB)، والخطوة التالية هي خلق خطة تكتيكية لإدارتك. فهذه هي الوثيقة التي تشتمل على قائمة بجميع المشاريع و المبادرات الرئيسية الخاصة بإدارتك والتي من شأنها دعم إنجاز الشركة لخطتها الإستراتيجية الشاملة.

أود أن أطلق عليها الخطة التكتيكية للإدارة لأنها تشتمل على جميع المبادرات التي ستقوم إدارتك بإنجازها على مدار العام المقبل. وبعض الناس يطلقون عليها خطة الأعمال، أو الخطة التشغيلية. ولذلك إطلق عليها الأسم الأكثر معنى ومغزى داخل قسمك أو منظمتك.

وإليك الخطوات المُوصى بها:

* مراجعة الخطة الإستراتيجية الشاملة للشركة:
فكل شركة لديها عملية مختلفة لوضع خطط إستراتيجية، ولكن الإنتاج هو نفسه عمومًا. إنها الخطة التي تحدد أن الشركة ستنافس(الأعمال التجارية، القطاعات، المناطق الجغرافية) وكيفية الفوز( مصدر الميزة التنافسية) . ويجب أن تشتمل على الإجراءات التي ستتخذ لبناء موقف دائم في السوق وتحديد أولويات تخصيص موارد الشركة. اكتشف تلك الوثيقة أو المعلومات ، وقم بمراجعة رسالة الشركة، ورؤيتها، والأهداف الإستراتيجية، و المبادرات الرئيسية. تعرف على كيفية إحراز التقدم. قم بقياس، وإدارة، والتأكد من أنك فهمت مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) و التي تعتبر المقاييس الرئيسية المستخدمة لقياس التقدم المُحرز.

* تحليل الصناعة(خارجيًا):
قم بالعمل مع فريقك لإجراء تحليل خارجي لهذه الصناعة. ما هو الهيكل؟ ، أين هي الربحية؟ هل تحدث أي إتجاهات جديدة هناك؟ هل حدث أي تغيير في النماذج؟ . والهدف هو التقاط أي لقطة أساسية لربحية الصناعة، وتحديد التحولات النموذجية، و الإتجاهات الخارجية.

* تحليل عملائك(العملاء الخارجيين والداخليين):
والهدف هو كشف الإحتياجات ثم إعطاء الأولوية لمتطلبات العملاء وقطاعات السوق. من هم عملائك؟ ماذا يريدون، ولماذا يريدون ذلك؟



* حلل منافسيك(خارجيًا):
والهدف من تلك الخطوة هو فهم الصفات التفاضلية لمنافسيك، والبدء في التنبؤ بمبادراتها التنافسية، و مواقع الأسواق.

* حلل قسمك(داخليًا):
افحص قسمك. ما هي الكفاءات الأساسية والقدرات ونقاط القوة؟ ، ما هي نقاط الضعف والفجوات؟ ما هي الفرص والتهديدات؟

* حدد الفئات الرئيسية للمبادرات التي ستركز عليها إدارتك
ستختلف قائمة الفئات حسب نوع القسم الذي تديره، على سبيل المثال، إذا كنت مدير قسم التسويق، قد تشمل الفئات: المنتجات / الخدمات، التسعير، البرامج / العروض الترويجية، قنوات التوزيع، ذكاء الأعمال، العمليات، الأدوات / التكنولوجيا، الاتصالات وتنمية الناس،قم باختيار الفئات التي تبدو أكثر منطقية، نظرًا لنوع الإدارة التي تديرها، والمفتاح هو إنشاء قائمة يمكن التحكم فيها من الفئات، ليست كثيرة جدا وليست عدد قليل جدا.

باستخدام المعلومات اللتي كشفنا عنها في الخطوات المذكورة أعلاه، اعمل مع فريقك لتحديد أهم المشروعات، والمبادرات التي يجب استكمالها خلال العام القادم لدعم إنجاز الشركة لخطتها الاستراتيجية،
على سبيل المثال: إذا كانت هناك شريحة عملاء جديدة ظهرت مؤخرًا وترغب الشركة في استهدافها، فقد تحتاج إلى مبادرة من خلال "المنتجات / الخدمات" لإنشاء منتجات وخدمات جديدة مخصصة لهذا القطاع الجديد من العملاء. وإذا كان أحد الأهداف الاستراتيجية للشركة هو زيادة الربحية المالية، قد تحتاج إلى مبادرة تحت عنوان "التسعير" لمراجعة وتعديل التسعير للعملاء على جميع المنتجات والخدمات. وبإلقاء نظرة على كل فئة وتحديد ما يمكن لفريقك القيام به، ذلك من شأنه أن يحسن كل مجال ويكون مرتبطًا بالأهداف الاستراتيجية الشاملة للشركة

قم بإعداد خطة مسودة تكتيكية خاصة بك. فبمجرد تحديد جميع المبادرات، قد حان الوقت لتعيين مسئول لكل مبادرة وتحديد التوقيت والموارد اللازمة. ستحتاج إلى مساعدة فريقك للقيام بذلك، أو على الأقل مساعدة مجموعة صغيرة المرؤوسين إذا كانت إدارتكم كبيرة إلى حد ما. بعد القيام بذلك، خذ خطوة إلى الوراء وانظر في القائمة الشاملة، والمالكين والتوقيت والموارد. هل يمكن التحكم في القائمة أم أنه لا توجد طريقة للحصول على كل شيء تريد إنجازه في الوقت المخصص؟ حدد الأولويات في القائمة حتى تصبح تحدي ولكن احرص على امكانية تنفيذ المبادرات. ثم ضعها في أسهل شكل بالنسبة لك ولفريقك بطريقة بسيطة وهي استخدام إكسيل في عمل الآتي:
· ID: حتى يمكنك إعطاء رقم لكل مبادرة
· فئة: من قائمة الفئات التي تم تحديدها
· الوصف (وصف ما يجب أن يحدث)
· المالك (الشخص المسؤول)
• التوقيت (تاريخ الاستحقاق)
• الهدف / الغاية (مهما كان)
• الهدف الممتد / الغاية الممتدة (هدف أو غاية أكثر تحدي)
• التقدم (مثل ترميز الألوان باستخدام الأخضر والأصفر والأحمر أو بعض الاختلاف للدلالة على مكانك في التقدم)
راجع الخطة التكتيكية الخاصة بك مع رئيسك في العمل. فالجزء المهم في كونه مدير إدارة هو أنه يكون قادرا على إدارة كل ما يقدم. وهذا يعني ضمان أنك ورئيسك في العمل في تزامن دائمًا مع ما تحاول أنت وفريقك تحقيقه . لذلك يجب الجلوس ومراجعة مشروع الخطة التكتيكية الخاصة بك مع رئيسك للحصول على ردود الفعل، وإجراء أي تغييرات ضرورية والحصول على موافقة.
ترقبوا المدونة الأسبوع القادم عندما أشرح كيفية إنشاء أهداف فردية للموظفين ووثائق موضوعية ترتبط بالخطة التكتيكية لقسمك.