الموضوع: قائمة بمحتويات ملف الموظف
قائمة بمحتويات ملف الموظف
محتويات الملف الشخصي للموظف
يُعتبر ملف الموظف الشخصي هو الملف الرئيسي للموظف الذي يحتوي على تاريخ إنتمائه للوظيفة بدايًة من طلب التوظيف وحتى مقابلة ووثائق إنهاء العمل. ويمكن لموظفي الموارد البشرية، والمشرف المُباشر للموظف، والمدير فقط الوصول إلى المعلومات في ملف الموظف الشخصي، ولا يغادر هذا الملف مكتب الموارد البشرية أبدًا.
وعادة ما يتم تخزين الملف الشخصي للموظف في خزانة ملفات مقفلة ومقاومة للحريق في مكان مغلق يُمكن لموظفي الموارد البشرية الوصول إليه. وتعتبر خصوصية معلومات الموظف في الملف الشخصي ذات أهمية قصوى.
و من بين جميع ملفات الموظفين المُحتفظ بهم لدى الشركة، غالبًا ما يتم الوصول إلى الملف الشخصي للموظف يومًا بعد يوم للحصول على معلومات من قبل صاحب العمل، أوالمُشرِف، أو موظفي الموارد البشرية.
إعتبارات حول ملف الموظف الشخصي
والمبادئ الأساسية والأسئلة التي يجب مراعاتها عند تسجيل أي وثيقة في الملف الشخصي للموظف هى:
*هل سيحتاج صاحب العمل إلى وثيقة معينة لتبرير القرارات إذا تم رفع دعوى ضد صاحب العمل؟ هل يحتاج صاحب العمل إلى الوثيقة في قضايا واجراءات قانونية؟
ستودع في ملفه أو ملفها الشخصي؟ هل يعرف ويفهم الموظف أن هذه الوثيقة *
في معظم الحالات، يجب أن يحصُل صاحب العمل على توقيع الموظفين على الوثيقة. وهذا لايشير على الموافقة على محتويات الوثيقة، ولكن يدل على أنهم على علم بالوثيقة وقاموا بقراءتها.
* يجب عدم وضع أي مفاجأت أو أراء أو ملاحظات شخصية حول الموظف في الملف الشخصي للموظفين. فالحقائق فقط ، وليست الأفكار التخمينية هي التي تخص الملف الشخصي للموظفين.
محتويات الملف الشخصي للموظفين
فيما يلي توصيات بشأن البيانات التوثيقية التي يجب على صاحب العمل الإحتفاظ بها في الملف الشخصي للموظف.
التاريخ الوظيفي
* طلب التقدم للوظيفة
* السيرة الذاتية
* الخطاب المرفق بالسيرة الذاتية الذي يوضح الوظيفة التي تتقدم إليها
* الشهادات التعليمية
* التحقق الوظيفي
* خطاب القبول
* وصف الوظيفة
* سجلات تحليل الوظائف
* خطاب عرض العمل أو عقد العمل
* وكالة التوظيف، أو إتفاقية الوكالة المؤقتة .
* معلومات الإتصال في حالات الطوارئ
* توقيع إستمارة إقرار كُتيب الموظف والتي توضح إستلام كُتيب الموظف
* أي ترحيل أو نقل للإتفاقيات والوثائق
* أي عقد، أو إتفاق كتابي، أو إيصال أو إعتراف بين صاحب العمل والموظف (مثل إتفاقية عدم المُنافسة، أو عقد العمل،أو اتفاق يتعلق بسيارة مقدمة من الشركة )على سبيل المثال.
*نماذج العمل الرسمية بما في ذلك: طلبات النقل والترقية، وطلبات العمل الداخلية، وما إلى ذلك.
* أي بيانات موثقة أخرى تتعلق بالعمل.
تطوير وتحسين أداء الموظف
* النُسخ من أي تقييم أداء مُستخدم، أو خطط تطوير الموظفين.
* التقييم الذاتي للموظفين.
* السجلات من أي جلسات إستشارية رسمية.
* ملاحظات على الحضور والتأخير والتخلف.
* وثائق خطة تحسين الأداء.
* تقارير الإجراءات التأديبية الصارمة.
* التقدير المُقدم للموظف، مثل الشهادات، وشهادات التقدير، وما إلى ذلك.
* اقتراحات الموظفين الرسمية، و التوصيات، واستجابات المنظمة.
* سجلات التدريب.
* طلبات التدريب.
* تقييم الكفاءة.
* شهادات البرامج التدريبية، إخطارات الدورة أو الجدول.
* تقارير نفقات التدريب.
* الشكاوي من العملاء أو زملاء العمل.
سجلات إنهاء العمل
* خطابات إستقالة الموظف.
* وثائق مقابلة انهاء العمل.
* قائمة التحقق من إنهاء العمل.
* المحاسبة النهائية لجميع جوانب توظيف الموظف مثل الراتب النهائي، و الأجر المدفوع أثناء الأجازة ، و تسليم ممتلكات وأجهزة الشركة، وما إلى غير ذلك.
كشف الرواتب
* كشف العمل الشهري .
* سجل الحضور الفردي.
* التفويض لجميع إجراءات الرواتب الأخرى.
قسم الأجور والرواتب
* بطاقة العمل والمعايير.
* طلب التحقق من الخدمة.
* سجل تاريخ التعويضات.
* توصيات التعويضات.
* إخطارات عن زيادة أو تخفيض الأجور أو الراتب .
* إستدعاء للمثول أمام المحكمة.
* أي تغيير في حالة العمل، بما في ذلك طلبات تخفيض الوقت.
بعض الدول تقتضي اضافة عدد من النماذج الاخرى لملف الموظف لذلك يجب مراجعة اللوائح في بلديك للتأكد من ان ملف الموظف تم استكماله بالشكل الصحيح قانوناً
ما المقصود بإرتباط الموظف employee engagement؟
إرتباط الموظف هو نهج مكان العمل الذي يؤدي إلى الظروف المناسبة لجميع أعضاء المنظمة لبذل أفضل ما لديهم كل يوم، ملتزمين بأهداف منظمتهم وقيمها، ولديهم... (مشاركات: 0)
قائمة الاعمال الواجبة عند انتهاء خدمة الموظف Employee Exit Checklist
هذا النموذج يفصل الاعمال الواجب القيام بها عند انتهاء خدمة الموظف مثل استلام العهدة والسكن والاجهزة مثل اللابتوب والموبايل... (مشاركات: 0)
نموذج قائمة محتويات ملف الموظف Employee Folder Checklist
يحتوى على قائمة بالمستندات والوثائق المفترض توفرها في ملف كل موظف
في المرفقات (مشاركات: 0)
نموذج متكامل لقائمة الفحص بعد تعيين موظف جديد ...
*** من النماذج ذات الصلة :
نموذج توظيف متكامل (مشاركات: 0)
اخواني الزملاء ,, تحية طيبة وبعد ,,
ارجوا ممن لديه علم عن ما يمكن ان يحتوية دليل الموظف الجديد من مواد ,,فحسب ما بحثت ,, يتكون من تعريف بالشركة وجزء من الائحة والذي يخص الموظف من حوافز واجازات... (مشاركات: 7)
برنامج تدريبي يشرح تقييم الاثار البيئية للمشروعات EAI ومبادئها ومراحلها ويشرح منهجيات التنبؤ بالأثر وتدابير التخفيف ويتضمن البرنامج دراسة حالة عملية.
صممت تلك الدورة لإعداد موظفي خدمة العملاء المحترفين. فأياً كانت خبراتك السابقة أو مؤهلك العلمي فأنت مدعو للالتحاق بهذه الدورة الشاملة التي تساعدك على النجاح والتميز في وظائف خدمة العملاء. حيث ستتمكن من ممارسة المهارات التي يحتاجها موظف خدمة العملاء في تدريب عملي ممتع.
أقوى شهادة تدريبية متخصصة لاعداد مديري ادارة الموارد البشرية، حيث يضم هذا البرنامج التدريبي محور دبلومة ادارة الموارد البشرية بما تشمله من دراسة التخطيط الاستراتيجي للموارد البشرية والتحليل الوظيفي، وعمليات التوظيف والاختيار والتعيين، كذلك تشمل شرح عمليات التدريب والتطوير والتوجيه الوظيفي، وآليات تقييم اداء الموظفين والتحفيز والتعويضات، وسلم الرواتب، كذلك فإن هذا البرنامج التدريبي المتقدم يشمل دراسة البرامج والتطبيقات الالكترونية ودورها في ادارة الموارد البشرية، مع تعريف المشاركين بأهم مصطلحات اللغة الانجليزية في الموارد البشرية، والتي ستحتاج اليها للتعامل مع العمالة الاجنبية.
برنامج تدريبي فريد يهدف الى تأهيل المشاركين فيه على اكتشاف تزييف العملات والمستندات ولتعريفهم بوسائل تأمين المستندات والشيكات البنكية وبطاقات الهوية والعملات المختلفة، وطرق اكتشاف التوقيعات المزورة وانواع تزوير التوقيعات وآلية اكتشافها.
برنامج تدريبي يشرح استخدامات بيئة العمل الافتراضية الميتافيرس في الشركات والمؤسسات ويستعرض أمثلة واقعية عن الميتافيرس ودور الذكاء الاصطناعي في تطوير بيئة الميتافيرس و ما هي الجدوى من الميتافيرس و العائد على الاستثمار في هذه التقنية