الموضوع: قائمة بمحتويات ملف الموظف
قائمة بمحتويات ملف الموظف
محتويات الملف الشخصي للموظف
يُعتبر ملف الموظف الشخصي هو الملف الرئيسي للموظف الذي يحتوي على تاريخ إنتمائه للوظيفة بدايًة من طلب التوظيف وحتى مقابلة ووثائق إنهاء العمل. ويمكن لموظفي الموارد البشرية، والمشرف المُباشر للموظف، والمدير فقط الوصول إلى المعلومات في ملف الموظف الشخصي، ولا يغادر هذا الملف مكتب الموارد البشرية أبدًا.
وعادة ما يتم تخزين الملف الشخصي للموظف في خزانة ملفات مقفلة ومقاومة للحريق في مكان مغلق يُمكن لموظفي الموارد البشرية الوصول إليه. وتعتبر خصوصية معلومات الموظف في الملف الشخصي ذات أهمية قصوى.
و من بين جميع ملفات الموظفين المُحتفظ بهم لدى الشركة، غالبًا ما يتم الوصول إلى الملف الشخصي للموظف يومًا بعد يوم للحصول على معلومات من قبل صاحب العمل، أوالمُشرِف، أو موظفي الموارد البشرية.
إعتبارات حول ملف الموظف الشخصي
والمبادئ الأساسية والأسئلة التي يجب مراعاتها عند تسجيل أي وثيقة في الملف الشخصي للموظف هى:
*هل سيحتاج صاحب العمل إلى وثيقة معينة لتبرير القرارات إذا تم رفع دعوى ضد صاحب العمل؟ هل يحتاج صاحب العمل إلى الوثيقة في قضايا واجراءات قانونية؟
ستودع في ملفه أو ملفها الشخصي؟ هل يعرف ويفهم الموظف أن هذه الوثيقة *
في معظم الحالات، يجب أن يحصُل صاحب العمل على توقيع الموظفين على الوثيقة. وهذا لايشير على الموافقة على محتويات الوثيقة، ولكن يدل على أنهم على علم بالوثيقة وقاموا بقراءتها.
* يجب عدم وضع أي مفاجأت أو أراء أو ملاحظات شخصية حول الموظف في الملف الشخصي للموظفين. فالحقائق فقط ، وليست الأفكار التخمينية هي التي تخص الملف الشخصي للموظفين.
محتويات الملف الشخصي للموظفين
فيما يلي توصيات بشأن البيانات التوثيقية التي يجب على صاحب العمل الإحتفاظ بها في الملف الشخصي للموظف.
التاريخ الوظيفي
* طلب التقدم للوظيفة
* السيرة الذاتية
* الخطاب المرفق بالسيرة الذاتية الذي يوضح الوظيفة التي تتقدم إليها
* الشهادات التعليمية
* التحقق الوظيفي
* خطاب القبول
* وصف الوظيفة
* سجلات تحليل الوظائف
* خطاب عرض العمل أو عقد العمل
* وكالة التوظيف، أو إتفاقية الوكالة المؤقتة .
* معلومات الإتصال في حالات الطوارئ
* توقيع إستمارة إقرار كُتيب الموظف والتي توضح إستلام كُتيب الموظف
* أي ترحيل أو نقل للإتفاقيات والوثائق
* أي عقد، أو إتفاق كتابي، أو إيصال أو إعتراف بين صاحب العمل والموظف (مثل إتفاقية عدم المُنافسة، أو عقد العمل،أو اتفاق يتعلق بسيارة مقدمة من الشركة )على سبيل المثال.
*نماذج العمل الرسمية بما في ذلك: طلبات النقل والترقية، وطلبات العمل الداخلية، وما إلى ذلك.
* أي بيانات موثقة أخرى تتعلق بالعمل.
تطوير وتحسين أداء الموظف
* النُسخ من أي تقييم أداء مُستخدم، أو خطط تطوير الموظفين.
* التقييم الذاتي للموظفين.
* السجلات من أي جلسات إستشارية رسمية.
* ملاحظات على الحضور والتأخير والتخلف.
* وثائق خطة تحسين الأداء.
* تقارير الإجراءات التأديبية الصارمة.
* التقدير المُقدم للموظف، مثل الشهادات، وشهادات التقدير، وما إلى ذلك.
* اقتراحات الموظفين الرسمية، و التوصيات، واستجابات المنظمة.
* سجلات التدريب.
* طلبات التدريب.
* تقييم الكفاءة.
* شهادات البرامج التدريبية، إخطارات الدورة أو الجدول.
* تقارير نفقات التدريب.
* الشكاوي من العملاء أو زملاء العمل.
سجلات إنهاء العمل
* خطابات إستقالة الموظف.
* وثائق مقابلة انهاء العمل.
* قائمة التحقق من إنهاء العمل.
* المحاسبة النهائية لجميع جوانب توظيف الموظف مثل الراتب النهائي، و الأجر المدفوع أثناء الأجازة ، و تسليم ممتلكات وأجهزة الشركة، وما إلى غير ذلك.
كشف الرواتب
* كشف العمل الشهري .
* سجل الحضور الفردي.
* التفويض لجميع إجراءات الرواتب الأخرى.
قسم الأجور والرواتب
* بطاقة العمل والمعايير.
* طلب التحقق من الخدمة.
* سجل تاريخ التعويضات.
* توصيات التعويضات.
* إخطارات عن زيادة أو تخفيض الأجور أو الراتب .
* إستدعاء للمثول أمام المحكمة.
* أي تغيير في حالة العمل، بما في ذلك طلبات تخفيض الوقت.
بعض الدول تقتضي اضافة عدد من النماذج الاخرى لملف الموظف لذلك يجب مراجعة اللوائح في بلديك للتأكد من ان ملف الموظف تم استكماله بالشكل الصحيح قانوناً
ما المقصود بإرتباط الموظف employee engagement؟
إرتباط الموظف هو نهج مكان العمل الذي يؤدي إلى الظروف المناسبة لجميع أعضاء المنظمة لبذل أفضل ما لديهم كل يوم، ملتزمين بأهداف منظمتهم وقيمها، ولديهم... (مشاركات: 0)
قائمة الاعمال الواجبة عند انتهاء خدمة الموظف Employee Exit Checklist
هذا النموذج يفصل الاعمال الواجب القيام بها عند انتهاء خدمة الموظف مثل استلام العهدة والسكن والاجهزة مثل اللابتوب والموبايل... (مشاركات: 0)
نموذج قائمة محتويات ملف الموظف Employee Folder Checklist
يحتوى على قائمة بالمستندات والوثائق المفترض توفرها في ملف كل موظف
في المرفقات (مشاركات: 0)
نموذج متكامل لقائمة الفحص بعد تعيين موظف جديد ...
*** من النماذج ذات الصلة :
نموذج توظيف متكامل (مشاركات: 0)
اخواني الزملاء ,, تحية طيبة وبعد ,,
ارجوا ممن لديه علم عن ما يمكن ان يحتوية دليل الموظف الجديد من مواد ,,فحسب ما بحثت ,, يتكون من تعريف بالشركة وجزء من الائحة والذي يخص الموظف من حوافز واجازات... (مشاركات: 7)
دورة تدريبية متخصصة في مؤشرات الاداء الرئيسية KPI تتناول اهمية مؤشرات الاداء الرئيسية ومعوقات قياس الاداء والفرق بين المقياس ومؤشر الاداء الرئيسي Metrics Vs KPI وأنواع مؤشرات الاداء الرئيسية والفائدة منها KPI types وبطاقات الاداء المتوازن Balanced Scorecards وبطاقة KPI ومكوناتها KPI template form وخطوات اختيار المؤشر KPI selection والنموذج المنطقي Logic Model وتحديد مؤشرات المنظمة والاقسام والافراد والتمثيل البياني للبيانات dashboard
برنامج تدريبي متخصص في شرح منهج وموضوعات شهادة نيبوش الدولية وإكسابك بالخبرات والمهارات المهنية المتخصصة في مجال السلامة والصحة المهنية. يركز على تمكين المشاركين من الفهم الجيد لمبادئ ادارة المخاطر وتحديد المتطلبات الاساسية لنظام ادارة السلامة والصحة المهنية وتحديد المخاطر في بيئة العمل والاجراءات الوقائية المناسبة واعداد التقارير الادارية عن اجراءات التحسين في نظام السلامة والصحة المهنية.
دورة ريادة الاعمال هي برنامج تدريبي متقدم يهدف الى تعريف المشاركين بأساسيات ريادة الاعمال، حيث يتم شرح مفاهيم ريادة الاعمال واساسياتها وملامح ومميزات ريادة الاعمال، وما هي مدارس ريادة الاعمال وخصائصها ومستجداتها، ثم ينتقل البرنامج لتطوير سمات المشاركين ومهاراتهم الشخصية لتأهيلهم كي يصبحوا من رواد الاعمال، واخيرا يتم شرح وافي لآليات التخطيط والتنفيذ والاسلوب العلمي الامثل والمجرب لتحويل الافكار الى مشروعات ناجحة، ببساطة هذا البرنامج التدريبي يخلق من المشاركين فيه رواد اعمال ناجحين قادرين على تحويل الافكار الى مشروعات ناجحة.
برنامج تدريبي موجه لغير الماليين لمساعدتهم على فهم الادارة المالية وتطبيقها في شركاتهم واعمالهم يهدف البرنامج الى اكساب المتدربين القدرة على فهم البيانات المالية والتحليل المالي وادارة رأس المال العامل وتحضير الميزانية التشغيلية وقرارات الميزانية الرأسمالية واتخاذ القرارات المالية
برنامج يتناول موضوعات الاستدامة وأهميتها ومنظور سلسلة القيمة واستراتيجية الاستدامة والتخطيط لها وإشراك أصحاب المصلحة ونظم إدارة الاستدامة المتكاملة وأطر عمل تقارير الاستدامة وإدارة دورة حياة المنتج ومناهج إدارة الاستدامة وإدارة الاستدامة الاجتماعية