الموضوع: الطرق المستخدمة في تصميم الوظائف بالشرح

تصميم الوظيفة: أهم 4 تقنيات لتصميم الوظائف بالشرح
بعض من أهم أساليب و تقنيات تصميم الوظائف هي كما يلي:
1. تبسيط العمل
2. تناوب الوظيفة
3. إثراء الوظيفة
4. توسيع نطاق الوظيفة.
كيفية تصميم الوظائف؟ يمكن تصميم الوظائف بحيث تتراوح من بسيطة إلى معقدة للغاية اعتمادًا على استخدام مهارات العامل.
و بعض الطرق المستخدمة و المشهورة لتصميم الوظائف هي (انظر الأشكال 5.2):

1. تبسيط العمل.
2. تناوب الوظيفة.
3. إثراء الوظيفة.
4. توسيع نطاق الوظيفة.

مناقشة العناصر السابقة بالترتيب

1. تبسيط العمل

بموجب هذه الطريقة، يتم تبسيط المهمة عن طريق تقسيمها إلى أجزاء فرعية صغيرة. بعد ذلك، يتم تعيين كل جزء من المهمة إلى عامل يقوم بنفس المهمة مرارًا وتكرارًا. وهذا يمكن العامل من اكتساب الكفاءة واللياقة في القيام بالمهمة المتكررة. كما يزيد من إنتاجية العمال من ناحية، والأرباح بدورها من ناحية أخرى. كما أن تكاليف التدريب على وظائف مبسطة جدا تكاد تكون معدومة لان مستوى المهارة المطلوب للقيام بهذه المهام المبسطة منخفض للغاية.
ومع ذلك، بسبب العمل المتكرر، قد يشعر العمال بالملل. و يميلون إلى البقاء غائبين في كثير من الأحيان. فالملل يؤدي أيضا إلى الأخطاء والحوادث. وعمومًا، تتأثر جودة وكمية الإنتاج سلبًا ". وبالتالي، قد لا تجني الشركة دائمًا فوائد التخصص في المهام بسبب تبسيط العمل.

1. تناوب الوظيفة

إن أحد الحلول للملل، كما يتبين من تبسيط العمل، هو التناوب الوظيفي. فالتناوب الوظيفي يعني نقل الموظفين من وظيفة إلى أخرى دون أي تغيير في الوظيفة. ففي حالة التناوب في الوظيفة، يقوم الموظف بأداء وظائف مختلفة، ولكن من نفس النوع.
مزايا تناوب الوظيفة:

1. يزيل الملل.
2. توسيع معرفة ومهارة الموظف.
3. يصبح الموظفون مختصين في العديد من الوظائف بدلاً من واحدة فقط.

ومع ذلك، يعاني التناوب الوظيفي من عيوب معينة أيضًا:

1. التنقل المتكرر للموظفين عبر الوظائف يؤدي إلى انقطاع في الروتين الوظيفي.
2. قد يشعر الموظفون بالغربة عندما يتم تناوبهم من وظيفة إلى أخرى.
3. قد يشعر الموظفون الذين يبحثون عن مهام أكثر تحديًا بالإحباط.

1. توسيع نطاق الوظيفة

توسيع الوظيفة ينطوي على إضافة المزيد من المهام إلى وظيفة. هذا هو التوسع الأفقي في العمل. ومن خلال إضافة المزيد من المهام إلى الوظيفة، يعمل توسيع الوظيفة على توسيع نطاق العمل ويوفر مجموعة متنوعة من المهام لحامل الوظيفة. على سبيل المثال، يمكن توسيع مهمة فارز البريد الإلكتروني لتشمل فعليًا تسليم البريد إلى الأقسام المختلفة في المؤسسة.
ويقلل توسيع الوظيفة من الملل والرتابة من خلال إمداد الموظف بمهام أكثر تنوعا في العمل. وبالتالي، فإنه يساعد على زيادة الاهتمام بالعمل والكفاءة. ووجدت دراسة حديثة أنه من خلال توسيع نطاق العمل، وجد العمال فوائد مثل المزيد من الرضا، وتحسين خدمة العملاء، وأخطاء أقل.
و يقال أن توسيع الوظيفة يزيل الملل ويساهم في تحفيز الموظف. ومع ذلك، لا يتم التحقق من صحة الشيء نفسه في الممارسة. حتى مع توسيع الوظيفة، يمكن أن تصبح الوظيفة مملة للموظف بعد فترة معينة، خاصة عندما تكون الوظيفة رتيبة بالفعل.
لهذا السبب يميل فريدريك هرزبرج إلى القول إن توسيع الوظيفة هو "إضافة صفر إلى صفر" منفرد ، وهذا يعني أن "مجموعة واحدة من المهام المملّة (صفر) تضاف ببساطة إلى مجموعة أخرى من المهام المملّة (صفر)". من المحتمل جدا أن يكون السبب في ذلك هو أن توسيع الوظائف عادة ما يقاومها الموظفون.

1. إثراء الوظائف

نهج آخر لتصميم وظائف محفزة هو إثراء العمل. تتنوع أسباب إثراء العمل. إن التخصص المفرط في الوظائف (من خلال التناوب في العمل) يجرد العمل من إنسانيته عن طريق جعل وظيفة العامل روتينية ومتكررة وإزالة جميع التحديات منها.
على هذا النحو ، لا يتم استخدام القدرات البشرية بشكل كامل في ظل هذه الظروف، وهي تخلق حالة من الإحباط بين العمال وتنفرهم من وظائفهم. علاوة على ذلك، فإن العمال اليوم هم أفضل تعليما وأكثر أجرًا.
ينطوي الإثراء الوظيفي على إضافة عوامل محفزة للوظيفة. وبالتالي، فإن إثراء الوظائف هو التوسع الرأسي في الوظيفة عن طريق إضافة المزيد من المسؤولية والحرية للقيام بذلك. يصف فريدريك هيرزبيرج إثراء العمل كهذا النوع من التحسن في سياق العمل الذي قد يمنح العامل تحديًا أكبر، أكثر من مهمة كاملة، ومسؤولية أكبر، وفرصة أكبر للنمو، وفرصة أكبر للمساهمة بأفكاره.
يزيد إثراء الوظيفة من عمق العمل، والذي يشير إلى درجة تحكم الموظفين في عملهم. يمكن أن يؤدي الإثراء الوظيفي إلى تحسين جودة إنتاج العمل وتحفيز ورضا الموظفين، دعونا نقول حالة حقيقية.
في شركة التأمين التابعة للمسافرين، تم إثراء وظيفة المشغل الرئيسي لتشمل:

• العمل في إدارة واحدة بعينها.
• الاتصال مباشرة بالعملاء المستخدمين.
• التحقق من جودة الفرد.
• وضع جدول العمل الشخصي.
• تصحيح أخطاء الفرد.

وكانت النتيجة مشجعة للجميع:

• زيادة في كمية الإنتاج بنسبة 31٪
• انخفاض معدل الخطأ بنسبة 8.5٪
• انخفاض نسبة التغيب بنسبة 3٪

يستند إثراء الوظائف إلى نظريتين هيرزبيرج لعامل التحفيز. وقد حدد هيرزبيرج العملية التي ينطوي عليها برنامج إثراء الوظائف. و ملخصها في الجدول 5.2.

التغيير يهدف إلى إثراء الوظائف.	الدافع الناجم عن التغييرات
إزالة بعض الضوابط مع الاحتفاظ بالمسئولية.	المسئولية والإنجاز الشخصي.
زيادة مساءلة الأفراد عن أعمالهم.	المسئولية و التقدير.
منح الشخص استكمال وحدة عمل طبيعية (القسم / المنطقة).	المسئولية والإنجاز والتقدير
منح سلطة إضافية لموظف في نشاطه. أعطي المزيد من الحرية الوظيفية.	المسئولية والإنجاز والتقدير
جعل التقارير الدورية متاحة مباشرة للعامل نفسه وليس لرؤسائه.	الاعتراف و التقدير الداخلي
تقديم مهام جديدة وأكثر صعوبة لم يتم التعامل معها سابقًا.	التعلم و النمو
تكليف الأفراد بمهام محددة تمكنهم من أن يكونوا خبراء.	المسئولية و النمو والتقدم