الموضوع: كيف تجرى مقابلة انهاء الخدمة بالطريقة الصحيحة

هل تود أن تعرف ما الذي كان بإمكانك القيام به للحفاظ على الموظف ؟
يمكن لمقابلات إنهاء العمل الفعالة حقًا أن تعطيك هذه الرؤية. يمكن أن تعلمك طرقًا لتكرار التجارب الجيدة (على سبيل المثال "يمكنني أن أكون صادقًا جدًا مع مديري") و تجنب الأخطاء السيئة (على سبيل المثال "لم أشعر بالتحدي").

بالنسبة للموظفين ، تعد مقابلات إنهاء العمل واحدة من آخر التفاعلات الحوارية العميقة التي أجروها مع شركتك. يجب أن تكون فرصتهم هي تقديم تغذية راجعة عن تجربتهم، وهي فرصة تؤكد المساهمات التي قدموها إلى مؤسستك.

عندما يركز الطرفان على أهداف التعلم و المشاركة في المعرفة هذه ، يمكن لمقابلات إنهاء العمل أن تساعد في إنهاء علاقات العمل على نحو جيد. في كثير من الأحيان ، يكون التقييم الذي يقدمه الموظفون إيجابيًا ، و عندما لا يكون مفيدًا ، فإنه يمنحك إحصاءات قيّمة حول كيفية تحسين ما هو سىء لموظفيك الحاليين.

التخطيط للاجتماع

إنها فكرة رائعة أن تتقابل وجهًا لوجه مع الموظف. سيقدّر الموظفون هذه المقابلة و سيؤدي ذلك بشكل عام إلى محادثات أكثر إنتاجية.

فهناك خيار آخر و هو إعطاء الموظفين استطلاعًا مكتوبًا أولًا، ثم المتابعة من خلال اجتماع شخصي. قد يفضل بعض الموظفين الفرصة لجمع أفكارهم مقدمًا. و لكن ضع في اعتبارك أن الردود قد تكون أقل صراحة في هذه الحالة.

جدولة المقابلة في نهاية فترة الموظف مع شركتك - خلال اليومين الأخيرين من العمل.

خطط لتوضيح سبب إجراء مقابلة إنهاء العمل و إعداد أسئلتك.

الأسئلة التى ستطرحها

هناك أسئلة رئيسية تريد أن تطرحها عندما تجري مقابلات إنهاء العمل. يجب عليك أيضًا طرح بعض الأسئلة نفسها فى كل مقابلةإنهاء عمل. بهذه الطريقة يمكنك مقارنة الإجابات والبحث عن الردود الشائعة.

ابدأ المقابلة عن طريق إخبار الموظف بأنه ليس من الضروري أن يجيب على جميع الأسئلة المطروحة أو أي منها. أيضًا ، اطلب الإذن لمشاركة الإجابات مع الإدارة. إذا كان الموظف لا يريد منك مشاركة أي شيء ، عندما تتلقى تعليقات مهمة طوال المقابلة ، فقم بإعادة صياغة الملاحظة و أسأل مرة أخرى إذا كان بإمكانك مشاركة هذا الجزء من المقابلة فقط.

فيما يلي بعض الأسئلة الهامة التي يجب طرحها:

1. لماذا تركت العمل؟

2. ما تقيمك للشركة؟ معتدلة؟ سيئة؟ سيئة للغاية؟

3. كيف يمكن تحسين الظروف؟

4. ما الذي ستفعله لتحسين الوضع الذي كان السبب وراء تركك للشركة؟

5. كيف يشعر الموظفون الآخرون بالوضع؟ الشركة بشكل عام؟

6. ما الذي لا تقوم به الشركة حاليًا ، إذا بدأت بالفعل في تحسين الأمور؟

7. يرجى وصف شعورك العام حول العمل هنا. إذا كان ذلك ممكنًا ، فالرجاء إخبارنا عن سبب مغادرتك.

8. ما هي الأشياء الثلاثة التي استمتعت أكثر بشأنها هنا؟

9. إذا كان بإمكانك تغيير ثلاثة أمور ، فماذا ستكون؟

10. هل لديك أفكار تود أن تكون قد نفذتها بينما كنت تعمل هنا؟

11. يرجى وصف أفضل ثلاثة أشياء حول العمل مع مشرفك.

12. ما الذي سوف تغيره في برنامج توجيه الموظف الجديد؟ بمعنى آخر ، هل هناك أشياء ترغب في معرفتها قبل أو أثناء الجزء الأول من عملك لدى شركتنا؟

13. من هم الأشخاص الثلاثة الذين تركوا أثراً إيجابياً عليك وعلى مهنتك هنا في الشركة؟

14. ما هي النصيحة التي لديك للشخص البديل؟

لا تسأل
على الرغم من أهمية أن تكون على أهبة الاستعداد للشكاوى المتعلقة بالمضايقة أو التمييز أو الإدارة السيئة التي قد يشير إليها الموظف الراحل، و أنت لا ترغب في إشعال النار. (بالطبع ، إذا ذكر الموظف مشاكل العداوة أو المضايقة أثناء مقابلة إنهاء العمل، فستحتاج إلى اتباع إجراءاتك القياسية للتحقيق في الموارد البشرية و معالجتها كما تفعل عادة في أي شكوى).
يجب أن تركز المقابلات التي يتم إجراؤها على الشركة و أن تكون المعلومات التي تجمعها مفيدة و ردود الفعل البناءة التي يمكنك استخدامها للإرتقاء بالشركة و الموظفين و العمليات إلى الأمام.
تتيح هذه المحادثات أيضًا للموظفين فرصة تقديم آرائهم ومشاركة ما أدى إلى قرارهم بالمغادرة. و مع ذلك ، يجب أن تكون حريصًا على عدم تشجيع السلبية بأي من الطرق التالية:

1. لا تسأل أسئلة محددة عن أشخاص أو قضايا محددة. في حين أنه من المقبول طلب التعليقات العامة عن المشرف ، يجب ألا تدخل آرائك في المحادثة.

2. لا تنصت إلى الشائعات المكتبية. إنها غير بناءة و لن تكون معلومات موثوقة.

3. لا تقل أي شيء يمكن تفسيره على أنه افتراء. يجب أن تركز المحادثة على تجربة الموظف. على الرغم من أنه قد يكون لديه أشياء سلبية ليقولها عن أشخاص معينين ، يجب أن تستمع دون الموافقة أو المعارضة مع وجهة نظره.
4. لا تدع الموظف يشعر و كأنك تنهى عمله. يجب عدم مشاركة الموظف و حالته داخل الشركة - خاصة مع الموظف المغادر.
5. لا تتدخل في القضايا الشخصية. حافظ على أن تكون المحادثة مهنية و ذات صلة بالعمل.

6. لا تحاول إقناع الموظف بتغيير رأيه و استمرار البقاء فى شركتك. (من وجهة نظرى، إذا كنت تريد حقاً بقاء الموظف ، كان يجب أن يحدث هذا في وقت الاستقالة).

مراجعة ملاحظات الموظفين

ينبغي أن تساعدك كل مقابلة تقريبًا على تحديد فرص التحسين داخل الشركة. شارك النقاط الرئيسية من الاجتماع مع المشرف على الموظف أو إلى المستوى التالي عندما تكون الملاحظات ذات صلة.

ابحث عن الأنماط في التعليقات الواردة من الموظفين لتحديد المشكلات التنظيمية المحتملة. قد يكون من المفيد وضع الملاحظات في جدول بيانات حتى يمكنك فحص المعلومات بسرعة وإيجاد تعليقات مماثلة. إذا لاحظت وجود اتجاه ، فقم بتوجيهه إلى فريق القيادة و اقترح بعض الإجراءات التي يمكن اتخاذها لتجنب فقدان المزيد من الموظفين.

على سبيل المثال ، إذا بدأت في سماع أن العديد من الموظفين قد غادروا لأن المهمة لم تكن كما توقعوا، فقد يكون ذلك مؤشرًا على أنك تحتاج إلى تدقيق الوصف الوظيفى / أو ممارسات التوظيف.