الموضوع: كيفية كتابة نموذج إجراءات التشغيل المعيارية (SOP)

إن كتابة إجراءات التشغيل القياسية، المعروفة أيضًا باسم نموذج إجراءات التشغيل المعيارية (SOP)، ستسمح لك بتوحيد إجراءاتك، والبدء بسرعة، وتقديم إجابات سريعة وسهلة على الأسئلة الشائعة حول إجراءات التشغيل المعيارية (SOP). وسيقوم نموذج إجراءات التشغيل المعيارية (SOP)بإبلاغ الجميع بشكل الإجراءات التي تريد استخدامها. كما ستوفر نقطة بداية مفيدة بحيث لا يتعين عليك التحديق في صفحة فارغة. وستوفر للجميع الكثير من الوقت في اختيار الخط، والهوامش، والتخطيط، والإجابة على الأسئلة حول هيكل إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) لشركتك.
بإستخدام محاسبة إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) كمثال، عندما تستخدم نموذج إجراء التشغيل القياسي المحاسبي الخاص بنا، يمكنك بسهولة إضافة سياسة الشركة الخاصة بك إلى حفظ السجلات، مع الاحتفاظ بالسياسة المعيارية للسلع المعادة، أو العكس.
لماذا تكتب نموذج إجراءات التشغيل المعيارية (SOP)؟
تستخدم إجراءات التشغيل المعيارية (SOPs) في مجموعة متنوعة من الصناعات التي تتراوح بين التصنيع (لـ ISO 9000 و AS9100 و ISO/TS16949 و OSHA)، والرعاية الصحية (JCAHO و ISO 13485) (و إدارة الدواء و الغذاء) ( ISO 22000 و GMP)، وتكنولوجيا المعلومات (مكتبة البنية التحتية للمعلوماتية و ISO 20000، و كوبيت)، المحاسبة (قانون ساربينز أوكسلي، والمبادئ المحاسبية المقبولة بصفة عامة، والمعايير الدولية لإعداد التقارير المالية)، أو الموارد البشرية (ADA، قانون الإجازة الطبية و العائلية، EOE، قانون معايير العمل العادل، الخ). في الواقع ، تستخدم العديد من الصناعات المعايير التي يوجد الكثير منها لسردها. فالعالم غارق في المعايير.
إجراءات حول العمليات التجارية
ربما إذا كان كل شيء ينفذ دائما كما هو مخطط له، فإننا لن نحتاج إلى إجراءات، ولكن هذا ليس هو الحال في العالم الحقيقي. يتم استخدام (SOP)أو إجراءات التشغيل المعيارية لضمان التفكير في العمليات التجارية بشكل جيد، بحيث يتم تنفيذ كل مهمة في العملية بنفس الطريقة في كل مرة، ويتم تسجيل البيانات الهامة، إلى جانب الأخطاء أو الانحرافات التي بحيث يمكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية. و عندما نستخدم الإجراءات، فإننا نسمح لأنفسنا بالتعلم.
إجراءات حول التعلم
نحن نستخدم الإجراءات لتخطيط توقعات العملية (الخطة)، وجمع البيانات (الفعل)، والتحقق من البيانات ضد توقعاتنا (التحقق)، ومن ثم اتخاذ الإجراءات التصحيحية (التنفيذ) على ما تعلمناه. هذه هي حلقة التعلم أو PDCA (الخطة، الفعل، التحققو الفحص، التنفيذ) في العمل. فـ PDCA هي أساس عملية التعلم.
ويتم تطوير المعايير لتقصير التعلم. لماذا الانتظار حتى يصاب الناس في المصنع؟ فمعايير إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) تعزز تعلم السلامة. وتنقل إجراءات التشغيل المعيارية لإدارة السلامة و الصحة المهنية (OSHA SOP) توقعات السلامة. وربما تتعلق إدارة السلامة والصحة المهنية بالسلامة، ومع ذلك فإن المبدأ نفسه ينطبق على جميع المعايير أو اللوائح الأخرى. حيث تهدف المعايير إلى تسريع عملية التعلم.
خمس خطوات لكتابة نموذج إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) بإستخدام إجراءات التشغيل المعيارية المحاسبية:

1. إنشاء ملف نموذج إجراءات التشغيل المعيارية المحاسبية (SOP).
2. تحديد تصميم إجراءات التشغيل المعيارية (SOP).
3. إضافة عناصر المحاسبة القياسية لإجراءات التشغيل المعيارية (SOP).
4. وضع اللمسات الأخيرة على أنماط إجراءات التشغيل المعيارية (SOP).
5. أخبر الجميع عن نموذج إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الجديد الخاص بك.

نماذج إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) على برنامج مايكروسوفت Microsoft Word
أولا، قم بإنشاء نموذج اجراءات التشغيل المعيارية على مايكروسوفت وورد. يقوم معظم الأشخاص بإنشاء نموذج إجراءات التشغيل المعيارية على مايكروسوفت وورد، ولكن يمكنك أيضًا استخدام OpenOffice أو معالج كلمات آخر. اعطها اسما شائعا مثل "SOP Template" على سبيل المثال.
قم بتحميل ملف مايكروسوفت وورد: "نموذج إجراءات التشغيل المعيارية" لقد أنشأناه كبداية لتطوير نموذجك الخاص للسياسات والإجراءات.
كتلة تحكم إجراءات التشغيل المعيارية (SOP)
ثانيًا ، ابدأ بتنسيق إجراءات التشغيل المعيارية SOP باستخدام كتلة تحكم ورأس و ذيل الصفحة.
يمكن أن تكون لوحة التحكم عبارة عن جدول 3 × 4 بسيط، والذي يستخدم لاستضافة معلومات التحكم في المستندات المطلوبة لمعايير إدارة التهيئة والامتثال (انظر جدول التحكم في مستند الإجراءات).
إجراءات رأس و ذيل الصفحة
يطبع رأس الصفحة في الهامش العلوي وهو مكان جيد لوضع اسم شركتك.
يطبع ذيل الصفحة في الهامش السفلي ويعد مكانًا جيدًا لاسم الإجراء وترقيم الصفحات.
تصميم إجراءات التشغيل القياسية (SOP)
بعد ذلك ، قم بإعداد دليل نمط الإجراء الأساسي لتصميم إجراءات التشغيل المعيارية (SOP)أو هيكله (راجع مثال SOP Template) لتضمين:
عناصر الإجراءات
• السياسة: [ما هي المهمة أو المعيار الذي يجب أن يفي به هذا الإجراء؟]
• الغرض: [ما هو الأساس المنطقي لهذا الإجراء؟]
• النطاق: [ما هي جوانب الشركة التي تأثرت بهذا الإجراء؟]
• المسؤوليات: [من المدرج في هذا الإجراء وما الذي يتعين عليهم القيام به؟]
• تعريفات: [ما هي الكلمات المستخدمة في هذا الإجراء التي قد لا يفهمها القراء؟]
• الإجراء: [ما هي الأنشطة والمهام أو الخطوات اللازمة لهذا الإجراء؟]
• معايير الفعالية: [ما هو المهم للقياس؟]
• المراجع: [ما هي المراجع التي تدعم هذا الإجراء؟]
• المراجعات: [ما هي التغييرات التي حدثت منذ نشر هذا الإجراء؟]
اكتمال نموذج إجراءات التشغيل المعيارية (SOP)
وأخيرًا، يمكنك الانتهاء من الأنماط والخطوط التي تريد استخدامها، وأي شكل من أشكال الكتابة أو المعالجة الخاصة، والهوامش التي تريد توحيدها.
نشر قالب اجراءات التشغيل المعيارية المحاسبية (SOP) الخاص بك
قم بنشر قالب إجراءات التشغيل المعيارية المحاسبية SOP الخاص بك على الخادم المحلي الخاص بك. والآن بعد نشرها، ستحتاج إلى إعلام الجميع بأنك قد أكملت نموذج إجراء التشغيل المعياري الذي تريد أن يستخدمه كل شخص في الشركة لكل إجراء مكتوب. وهذا هو. تعمل المعايير على تسريع التعلم داخل قطاعات الصناعة المختلفة تمامًا مثلما تسرع نماذج المحاسبة الخاصة بـإجراءات التشغيل المعيارية تعلم ما يكتب. تشترك العديد من العمليات التجارية في نفس الخصائص. وعلى الرغم من أن جميع العمليات التجارية ليست متماثلة تمامًا، إلا أن الكثير منها متشابهًا بما يكفي للتعلم منه و تقليده لكتابة الإجراءات الخاصة بعملك.
توفر نماذج إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) نقطة بداية قياسية. لذا فإن السؤال الحقيقي هو لماذا لا تستخدم نماذج اجراءات التشغيل المعيارية(SOP) . يوفر استخدام نماذج الإجراء الوقت، ويوفر فرصة للتعلم من الخبراء، ويساعدك على تلبية معايير مختلفة، وبسرعة.
توفر نماذج الإجراءات من Bizmanualz نمط كتابة متسق عبر الأقسام. قم بمراجعة نماذج الإجراءات المجانية لترى بنفسك مدى سهولة وسرعة تخصيص قوالب مايكروسوفت وورد لنشاطك التجاري. لا توجد شركة أخرى توفر مجموعة كاملة لشركتك بأكملها.