ما هي أهم الأدوات في عملك؟ إذا كنت مالكًا للمطعم، فيمكنك قول الموقد ذي 12 عين أو المكرونة. إذا كنت في مجال البناء و العمارة، فقد يكون جهاز تثبيت المسامير الهوائي أو مطرقة الهدم.
هناك العديد من الأدوات التي تخص مهام وصناعات معينة. لكن عندما تصل إلى المكتب الخلفي، هناك بعض الأدوات التي يجب على كل شركة صغيرة أن تمتلكها. يمكنهم مساعدتك في إدارة المعلومات المتعلقة بالعملاء الحاليين والمتوقعين، وإرسال وجمع الفواتير، وحث موظفيك على التعاون وحتى تبسيط النشر على صفحات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك. وفيما يلي بعض الأدوات الأساسية التي تحتاجها لنشاطك التجاري:
إدارة علاقات العملاء (Customer Relationship Management)
يمكن أن تساعدك برامج إدارة علاقات العملاء على تتبع كل تفاصيل النشاط التجاري التي تحدث بينك وبين عملائك تقريبًا، بدءًا من عنوان إرسال الفواتير وحتى يوم التسليم المفضل. تم تطوير أنظمة إدارة علاقات العملاء لأول مرة للشركات الكبيرة مع فرق مبيعات كبيرة، ولكن الآن أصبحت هذه الأنظمة في متناول الشركات الصغيرة. وجدت دراسة Bain & Co في عام 2015 أن أنظمة إدارة علاقات العملاء هي الأداة التجارية رقم واحد من خلال الاستخدام، مع أنظمة إدارة علاقات العملاء في مكان العمل في 48 % من شركات أمريكا الشمالية. ويمكنهم مساعدتك في تنظيم جهات الاتصال الحالية وملاحظاتك على النشاط التجاري الذي تقوم به معهم. كما يسمح لك إدارة علاقات العملاء CRM بإدخال معلومات الاتصال على مجموعة كبيرة من العملاء المحتملين ثم إدارة عملية تأهيلهم كمرشحين جيدين لمنتجاتك أو خدماتك، وتعيينهم لمندوبي المبيعات، وإنشاء اقتراح مصمم، وأخيرًا، إغلاق عملية البيع. سيسمح لك نظام إدارة علاقات العملاء أيضًا بمعرفة نقاط القوة والضعف في عملية البيع الخاصة بك بوضوح كبير، وإعطاء مندوبي المبيعات وسيلة لتتبع حصصهم وحوافزهم.
التعاون السحابي Cloud Collaboration
إذا كنت تدير عملك الخاص، قد يكون من السيء أن تضع رأسك في السحاب. ولكن قد يكون من الذكاء الشديد أن تكون لديك مستنداتك وعروضك في المبيعات والمحاسبة هناك. على مدى العقد الماضي ، أدركت الشركات أنه من الأسهل والأرخص تخزين المعلومات التي يحتاجون إليها للقيام بأعمال تجارية على الإنترنت بدلاً من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. أصبح هذا الاستخدام للإنترنت معروفًا باسم "الحوسبة السحابية" أو "السحاب" فقط. في عام 2014، قدرت إحدى الشركات الاستشارية أن 37٪ فقط من الشركات الصغيرة في الولايات المتحدة كانت تستخدم أدوات السحاب، ولكنها تتوقع أن ترتفع إلى 80٪ بحلول عام 2020. وربما تكون تستخدم بالفعل المزيد من السحابة أكثر مما تعرف. إذا كنت تستخدم Gmail لبريدك الإلكتروني أو ملفاتك على Google Drive ، فأنت في السحاب. إذا كنت تستخدم Dropbox لتخزين الصور لنشاطك التجاري، فأنت كذلك أيضًا. لا تزال Quickbooks تقدم برامج المحاسبة التي يجب عليك تثبيتها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ولكن لديها أيضًا إصدارًا في السحاب. وتعدبرامج المحاسبة الأحدث مثل Freshbooks و Xero هي سحابة فقط. اطلع على أدوات السحاب لمؤسساتك، ولكن تأكد من إجراء عمليات أمان مناسبة على أنظمتك أولاً.
الفواتير الإلكترونية (Electronic Invoicing)
بالحديث عن الخدمات المالية الحديثة، حان الوقت لجميع الشركات الصغيرة أن تترك الفواتير الورقية لكتب التاريخ. يمكن استخدام أدوات الفوترة الإلكترونية من جهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي أو هاتف ذكي، والعديد منها يعتمد الآن على السحاب، مما يعني أنه بإمكانك أنت وموظفوك إرسال فاتورة من أي موقع عمل في أي وقت: لا مزيد من الانتظار حتى يأتي صاحب الحساب الى المكتب، والتي يمكن أن تحسن تدفقك النقدي بشكل كبير. وتسمح معظم أدوات الفوترة الإلكترونية هذه، التي لديها خيارات بأسعار معقولة للشركات الصغيرة، للعملاء بإرسال الدفعات مباشرة إلى البنك أو نظام الدفع الإلكتروني، حتى لا تضطر إلى أخذ شيكات إلى البنك. و إذا كان لديك عملاء لديهم فواتير متكررة، فيمكن إعداد برامج تحرير الفواتير الإلكترونية لإصدار فاتورة في نفس الوقت كل شهر. وستنبهك الأدوات أيضًا إلى الفواتير التي لا تزال معلقة.


إدارة وسائل التواصل الاجتماعية (Social Media Management)
المرة الوحيدة التي تكتب فيها منشورات على تويتر هي الساعة 6 صباحًا، ولكن من غير المحتمل أن تكون أفضل توقعاتك للقراءة حتى الساعة 10 صباحًا. ماذا تفعل؟ اكتب عندما يكون لديك الوقت ولكن استخدم أداة جدولة للنشر على Twitter و Facebook و Instagram والباقي في وقت لاحق من اليوم الذي يكون فيه عملاؤك أكثر نشاطًا. تذكر، يمكنك إجراء تغييرات طفيفة على اللغة وإنشاء نسخ مختلفة من مشاركاتك والتي يمكن نشرها في أوقات مختلفة على مدار اليوم. هناك العديد من أدوات إدارة وسائل الإعلام الاجتماعية المجانية أو المنخفضة التكلفة، مثل Hootsuite و Buffer، ويمكنهم مساعدتك بالعديد من الأشياء إلى جانب الجدولة. ويمكنهم إخبارك بمن يتبعك (ويتبعه)، وربما الأهم من ذلك، أي من مشاركاتك وقنواتك الاجتماعية يلقى صدى أكبر لدى متابعيك. إذا أظهرت الأداة أن انستجرام قناة تفاعل أكثر فعالية من تويتر، على سبيل المثال، يجب تخصيص المزيد من الوقت لهذه القناة الاجتماعية التي تعتمد على الصور. فالعديد من أفضل أدوات إدارة وسائل التواصل الاجتماعية مجانية على مستويات الاستخدام الأكثر شيوعًا للشركات الصغيرة.