الموضوع: ما دور موظف السكرتارية ؟
ما دور موظف السكرتارية ؟
باختصار ، السكرتير مسؤول عن:
التأكد من تنظيم الاجتماعات بفعالية و تدوينها
الحفاظ على السجلات و الإدارة الفعالة
التمسك بالمتطلبات القانونية للوثائق الحاكمة ، القانون الخيري ، قانون الشركات ، و ما إلى ذلك (عند الاقتضاء).
التواصل و المراسلات
من المهم ملاحظة أنه على الرغم من أن السكرتير يضمن الالتزام بهذه المسؤوليات ، إلا أنه قد يتم تفويض الكثير من العمل للموظفين أو المتطوعين بأجر.
في ضوء هذه المسؤوليات ، يعمل السكرتير غالبًا كنقطة معلومات و مرجع للرئيس و أعضاء اللجنة الآخرين: توضيح الممارسات و القرارات السابقة ؛ تأكيد المتطلبات القانونية ؛ و استرجاع الوثائق ذات الصلة.
تحديد الدور في مؤسستك
ما يعنيه هذا في الممارسة العملية يعتمد على أسلوب و حجم المنظمة:
حيث لا يوجد طاقم عمل مدفوع الأجر ...
سيقوم السكرتير نفسه بجميع هذه الواجبات ، و قد يقوم أيضًا بدور أكبر في الإدارة اليومية للمنظمة. يمكن أن يصبح هذا دورًا مستهلكًا للوقت. لدى بعض لجان الإدارة أكثر من شخص واحد مسؤول مسؤولية رسمية عن مهام السكرتارية (على سبيل المثال سكرتير التدوين ، سكرتير المراسلات و سكرتير العضوية). يقوم البعض الآخر بتفويض بعض المسؤوليات الإدارية للمتطوعين خارج لجنة الإدارة لتخفيف العبء.
حيث يوجد موظف مدفوع الأجر ...
يمكن تفويض العديد من الأنشطة (مثل حفظ السجلات ، حفظ المراسلات ، التواصل بين الأنشطة ، و ما إلى ذلك). يضمن السكرتير بعد ذلك الالتزام بمسؤولياتهم ، و لكن سيكون له دور أقل في تنفيذها.
سيكون لكل لجنة إدارة طريقتها الخاصة في القيام بالأشياء ، و يمكن أن تعتمد الطريقة التي يتم بها تقاسم العمل أيضًا على المهارات أو الاهتمامات أو مقدار الوقت الذي يجب أن يقدمه الشخص. تأكد دائمًا من أن وصف مهام سكرتيرك يطابق الديناميات الحالية لمؤسستك. (انظر الروابط أدناه أو انقر هنا لمزيد من المعلومات حول تطوير وصف الوظيفة).
المسؤوليات الرئيسية للسكرتير:
فيما يلي مسؤوليات سكرتير لجنة الإدارة:
1. التأكد من تنظيم الاجتماعات بفعالية و تدوينها
- الاتصال مع الرئيس للتخطيط للاجتماعات
- تلقي بنود جدول الأعمال من أعضاء اللجنة
- تعميم جداول الأعمال و التقارير
- تسجيل دقائق الاجتماعات(ما لم يكن هناك سكرتير تسجيل الدقائق)
- تعميم الدقائق المعتمدة
- التحقق من تنفيذ الإجراءات المتفق عليها.
2. الحفاظ على السجلات و الإدارة الفعالة
الاحتفاظ ببيانات الاتصال الحديثة (أي الأسماء و العناوين و أرقام الهاتف) للجنة الإدارة و الأعضاء العاديين (حيثما كان ذلك مناسبًا) في المنظمة.
تسجيل الدقائق و التقارير
تجميع قوائم بالأسماء و العناوين المفيدة للمنظمة ، بما في ذلك أسماء المسؤولين في المنظمات التطوعية.
الاحتفاظ بسجل لأنشطة المنظمة
حفظ مذكرات من الأنشطة المستقبلية.
3. الالتزام بالمتطلبات القانونية
القيام بدور الوصي على الوثائق الخاصة للمنظمة
التحقق من النصاب القانوني موجود في الاجتماعات
التأكد من أن تكون الانتخابات متوافقة مع الإجراءات المنصوص عليها
التأكد من أن أنشطة المنظمة تتوافق مع أهدافها
ضمان تلبية متطلبات العمل الخيري و قانون الشركات (عند الاقتضاء ، ما لم يكن هناك سكرتير منفصل للشركة)
الالتزام بلوحات التقييم و التوظيف و الانضباط ، كما هو مطلوب.
4. التواصل و المراسلات
الرد على جميع مراسلات اللجنة
تقديم جميع مراسلات اللجنة المستلمة و نسخ من الردود المرسلة
الاحتفاظ بسجل لأي من منشورات المنظمة (مثل المنشورات أو الرسائل الإخبارية) و
تقارير عن أنشطة المنظمة و البرامج المستقبلية للأعضاء و الصحافة و الجمهور (ما لم يكن هناك مسؤول إعلام أو دعاية).
إعداد تقارير عن أنشطة المنظمة للعام للاجتماع السنوي.
استخدم الروابط أدناه للوصول إلى المزيد من المقالات و الموارد التي ستساعدك على فهم دور السكرتير و إعداد وصف للوظيفة أو مواصفات الشخص:
- دور السكرتير في الاجتماعات
- خصائص السكرتير الجيد
- وصف الوظيفة
سكرتيرالشركة
* منذ أبريل 2008 ، لم يعد مطلوبًا من الشركات الخاصة أن يكون لها سكرتير للشركة ، و لكن يجب إبلاغ مقر الشركات إذا لم يتم تعيين سكرتير للشركة ويجب عليك التأكد من أن هذا يتوافق مع نظامك الأساسي
إذا تم تأسيس مؤسستك كشركة محدودة (على سبيل المثال الشركة المحدودة بالضمان أو شركة مصلحة المجتمع) ، فقد يكون لديك أيضًا سكرتير شركة * ، وهو يختلف عن دور سكرتير فخري. يتحمل هذا المنصب مسؤولية أكبر من سكرتير فخري لضمان تلبية متطلبات قانون الشركات.
حساب الربح لكل موظف قبل خصم الضرائب Pretax Profit per Employee Calculator
يمكن استخدام هذه الحاسبة لحساب الربح قبل الضريبة لكل موظف شهريا و سنويًا، وأيضا لحساب الربح قبل الضريبة لكل موظف لمدة 10... (مشاركات: 0)
نماذج إشعار لموظف التحقيق للتأكد من قبوله القيام بهذه العملية
إلى....
السيد\السيدة....
السيد\السيدة،
لقد أصدرت الإدارة ورقة إدانة إلى أحد الموظفين الذين تم استدعائهم لتفسير سلوكهم. وقد تبين أن... (مشاركات: 0)
المشكلة أنّ المزايا والعطلة والراتب هي مقابل لخدمة الموظف، وليست لتحفيزه. الشركة تقدم هذه المزايا لكي تجذب وتبقي العمّال الموهوبين. ألق نظرة على أيّ شركة وستجد أنّ هذا النوع من المقابل لخدمة الموظف... (مشاركات: 0)
د. سعد بن عبد الله العباد
انطلاقاً من موازنة الكفتين بين الرئيس والمرؤوس فسوف نناقش في هذا الموضوع أفضل موظف .. وأسوأ موظف لكي يعرف كل موظف حقيقته، ويقيّم نفسه من أي الفريقين هو .
يعتبر الموظف هو... (مشاركات: 1)
مسمى الوظيفة : مدخل بيانات + موظف حركة + موظف ارشاد
العدد المطلوب : 1000
شروط والتفاصيل: وظائف لموسم العمرة 1431هـ ثانوية عامة إلمام بإستخدام كمبيوتر اللياقة الصحية قدرة علي خدمة ضيوف الرحمن... (مشاركات: 0)
دبلومة تدريبية تتناول شرح استخبارات المصادر المفتوحة OSINT Professional وجميع المعلومات العامة على شبكات التواصل الاجتماعي وطرق البحث عن الهوية الأرقام والأشخاص والأسماء وجمع معلومات البريد الالكتروني و جمع معلومات الشركات والتحقيق في الصور والفيديو وشرح أدوات مختلفة لمختلف المعلومات الاستخباراتية في الأمن السيبراني
برنامج يتناول المسؤوليات الأساسية للمراقبين الماليين والمحاسبة وإعداد التقارير وتفسير وتحليل القوائم المالية وإعداد تقارير الميزانية وتحليلها وزيادة كفاءة عمليات أقسام المالية والمحاسبة ووظائف ومهام المراقبة
تغطي هذه الدورة التدريبية المهارات الاساسيه اللازمة لاستكشاف سيناريو ومشكلة معقدة كمدير ومستشار استراتيجي. ويركز التدريب علي المهارات المطلوبة لنشر ديناميكيات النظم و التفكير التصميمي بفعالية وتعظيم فوائدهما كنهج لحل المشاكل التي توفر فوائد تجاريه حقيقية في مختلف المجالات
احصل على اهم الكورسات الخاصة بتأهيلك لشغل الوظائف في مجال ادارة الجودة في العمليات الصناعية الانتاجية، وبحصولك على هذا البرنامج التدريبي المتميز ستكون مؤهلا تماما لفهم كيفية تحقيق متطلبات هندسة الانتاج الصناعي ومتطلبات نظام ادارة الجودة بالمنشآت الصناعية طبقا لبنود المواصفة الدولية الايزو 9001/2015.
دورة تدريبية في التخطيط الاستراتيجي المتقدم الذي يمثل الوسيلة التي يمكن من خلالها توحيد كافة أنشطة المنظمة، وتحقيق التنسيق الراسي بين المستويات التنظيمية