الموضوع: الدورة المستندية

هي أولى مراحل الدورة المحاسبية وهي تمثل الأوعية التي يسير فيها المستند منذ تحريره ماراً بكل مراكز الخدمة أو مراكز التكلفة التي يؤثر فيها و يتأثر بها حتى يفي المستند الغرض منه ( فالحسابات تشبه جسم الإنسان و الدورة ألمستندية تمثل الأوعية الدموية في ذلك الجسم ) . و يجب التحقق من صحة المستند من خلال الفحص المستندي ( وتنبع ضرورة الفحص المستندي من المستند هو قاعدة بناء الحسابات بصفة عامة فما بني على باطل فهو باطل فمن المستند يتم عمل القيد و من القيد يتم عمل حساب الأستاذ و من حساب الأستاذ يتم عمل ميزان المراجعة و منه يتم عمل القوائم المالية فلو أن المستند خطأ فستكون الدورة المحاسبية كلها خطأ و من هنا نجد ضرورة الفحص المستندي و تدقيق المستند قبل وضعه في بداية طريق الحسابات فالحسابات أشبه بخط الإنتاج فإذا كانت المدخلات تالفة أو غير صحيحة ستكون المنتجات عديمة الجودة أو غير جيدة ) .

الهدف من إعداد هذة الدورات المستندية هو :-
• تحديد الإدارات المشتركة في تنفيذ و ظيفة أو نشاط معين .
• تجميع البيانات و التقارير اللازمة للادارة العليا و الادارت الاخرى .
• مساندة الادارة فى اتخاذ القرارت بصورة صحيحة و واضحة .
• تحديد العلاقة بين الإدارات المختلفة التي تنفذ وظيفة أو نشاط محدد .
• تحديد المستندات والسجلات المستخدمة في تنفيذ الإجراءات الخاصة بوظيفة أو نشاط معين .
• التعرف علي حركة المستندات بين الإدارات المختلفة لتنفيذ نشاط محدد .
• تحديد توزيعات أصول و صور المستندات بين إدارات المنشأة والمشتركة في تنفيذ نشاط معين من أنشطتها .
الدورة المستندية للمخازن
1- تصميم الدورة المستندية للمستلزمات السلعية المنصرفة :-


يتم تصميم الدورة المستندية للمستلزمات السلعية المنصرفة بهدف التحقق من الرقابة على صرف هذه المواد و إعلام أثر صرف المواد على الأقسام المختلفة في المنشأة سواءً كانت إدارة المخازن أو إدارة التكاليف أو غيرها .
وتمر الدورة المستندية لعملية صرف المواد بالآتي :-


#أ ) إعداد إذن الصرف: يحتوي إذن الصرف على البيانات التالية: رقم العملية المطلوب لها الخامات، رقم المادة و مواصفاتها ، الكمية المطلوبة، رقم وتاريخ إصدار الإذن وتاريخ الصرف ، صيغة الأمر الصادر لأمين المخزن بالصرف ، توقيع الشخص الذي يحق له صرف المواد و كذا توقيع المستلم وأمين المخزن .


ب ) قيد المستلزمات السلعية بالحسابات المختصة :-
يقوم حسابات المخازن بإدارة التكاليف بعد استلامه نسخ من إذن الصرف بالتسجيل في حسابات الصنف في دفتر أستاذ المخازن في خانة المنصرف وتسعير هذه المواد حسب طريقة التسعير المتبعة.


2- تسعير المستلزمات السلعية المنصرفة :-
هناك سياستين للتسعير، سياسة التسعير المعياري، و سياسة التسعير الفعلي، لكن في الواقع العملي يتبع سياسة التسعير الفعلي ، ويوجد
ثلاث طرق رئيسية مستخدمة في عملية التسعير الفعلي للمواد المنصرفة من المخازن وهناك عدد من الاعتبارات يجب مراعاتها عند اختيار أي طريقة من الطرق الثلاث.


وتتمثل طرق تسعير المواد المنصرفة من المخازن في الآتي :-


#أ ) طريقة الأول في الأول ( الوارد أولاً منصرف أولا ):-
تقوم هذه الطريقة على فكرة الوارد أولاً إلى المخازن منصرف أولاً بمعنى أن أي كمية منصرفة للإنتاج يتم تسعيرها حسب أسعار المواد الواردة أولاً للمخازن وهكذا حتى نهاية الفترة أو العام حيث يتم تقييم المخزون آخر الفترة بآخر أسعار وصلت إلى المخازن .
ويفضل إتباع طريقة الأول في الأول في حالة الأصناف مرتفعة التكاليف ، وكذلك في حالة اتجاه الأسعار في السوق إلى الانخفاض.
ويعاب على هذه الطريقة أنها تكون مضللة في فترات ارتفاع الأسعار لأنها تؤدي إلى تضخيم الأرباح على غير الحقيقة.


#ب ) طريقة الأخير في الأول ( الوارد أخيراًً منصرف أولاً ) :-


هذة الطريقة تقوم على فكرة تسعير المواد المنصرفة للإنتاج بآخر أسعار وصلت إلى المخازن، وبالتالي يتم تقييم المخزون آخر الفترة من المواد بأقدم الأسعار التي وصلت إلى المخازن.
ويفضل اتباع هذه الطريقة في حالة اتجاه أسعار المواد في السوق إلى الارتفاع .


#ج ) طريقة متوسط التكلفة:- و وفق هذه الطريقة يكون هناك سعر واحد للمخزون يتغير هذا السعر عند ورود أي كميات جديدة للمخازن ، حيث يستخرج متوسط التكلفة التي تعبر عن سعر المواد.


ويحسب هذا المتوسط بالمعادلة التالية :-


متوسط التكلفة = ( تكلفة الكميات الموجودة في المخازن ( الرصيد ) تكلفة الكمية الواردة ) / ( كمية الرصيد كمية الوارد )
وبالتالي يتم تسعير المواد المنصرفة للإنتاج بالسعر المتوسط ولا يتغير هذا السعر المتوسط إلا في حالة شراء كميات جديدة من المواد وإدخالها المخازن .
ويفضل استخدام هذه الطريقة في حالة حدوث تقلبات وتغيرات مستمرة في الأسعار وبالتالي من مزايا هذه الطريقة تخفيف تقلبات الأسعار وتقريب التكلفة من أسعار السوق .


2- معالجة المرتجع والتالف والفاقد وفروق الجرد :-


أحياناً بعد الانتهاء من تنفيذ أمر إنتاجي معين يكون هناك فائض من المواد المنصرفة له، والسبب في ذلك يكون
-إما المبالغة في تقدير الكمية اللازمة
- وإما لانخفاض كمية الإنتاج
-إما لارتفاع كفاءة العاملين
-كما قد يتضح عند الجرد وجود عجز أو فائض في رصيد المخزون .


#أ ) معالجة المرتجع من المواد للمخازن: تعالج المواد المرتجعة إلى المخازن كالمواد الواردة ، و تسعر المواد المرتجعة بنفس السعر الذي سبق و أن صرفت به. إلا في حالة وجود أكثر من سعر صرفت به هذه المواد .


فإن هناك معالجات يتم اتباعها حسب نوع الطريقة المستخدمة في عملية تسعير المواد المنصرفة.


#ب ) معالجة التالف والفاقد من المواد و فروق الجرد:-


يعامل الفاقد والتالف معاملة المنصرف على أن يسعر وفقاً لسياسة التسعير المستخدمة في تسعير المنصرف من المواد .
وفي حالة وجود زيادة في المخزون الفعلي عن الرصيد الدفتري فإن هذه الزيادة تعامل معاملة الوارد و تسعر طبقاً لآخر سعر وردت به كمية للمخازن أو بالسعر السائد في السوق وقت الجرد .


الشكل الاذن المستخدم مرفق
نماذج الدورة المستندية لقسم للمخازن .
(1) ـ إذن إضافة مخازن .
(2) ـ إذن صرف من المخازن .
(3) ـ إذن ارتجاع .
(4) ـ محضر جرد المخازن الشهرى بالاضافى السنوى


الدورة المستندية للمشتريات


الدورة المستندية للمشتريات المحلية :-


أ - المشتريات الغير نمطية :-
وذلك بالنسبة للأصناف التى لايتم تحديد حدود دنيا للإحتفاظ بها فى مخازن الشركة و تتمثل هذة المشتريات على سبيل المثال فى الآتى :-


• إحتياجات تطلب لأول مرة وغير موجودة بالشركة أو مخازنها .
• الأصول الثابتة و المواد المستهلكة كالأدوات الكتابية و التى لا يخصص لها مخزن و تطلب أولاً بأول .
وفى هذة الحالة يتم إتباع الآتى :-
• يتم إرسال طلب الشراء من الجهة الطالبة إلى إدارة المشتريات ويحرر من أصل وصورة :
الأصل : يرسل إلى إدارة المشتريات .
الصورة : تكون لدى القسم الطالب .
• تقوم إدارة المشتريات بتحرير أمر الشراء إلى المورد المختص لتوريدها و يحرر من أصل 3 صور:
الأصل : يرسل إلى المورد بعد المفاضلة بين ثلاث عروض لاختيار افضل سعر.
الصورة الأولى : ترسل إلى قسم الحسابات .
الصورة الثانية : ترسل إللا إدارة المخازن للإستلام بواسطتها
الصورة الثالثة : تحفظ بالدفتر .

ب - المشتريات النمطية :-
وذلك بالنسبة للأصناف التى يتمشى معها أسلوب وضع حدود للمخزون " أدنى وأعلى نقطة للطلب" .
وفى هذة الحالة يتم أتباع الآتى :-


• يقوم أمين المخزن بتحرير طلب شراء بالأصناف التى و صل رصيد مخزونها إلى نقطة إعادة الطلب حيث تحدد هذة النقطة فى ظل حالة التأكد أو عدم التأكد من معدل الطلب ، فكلما زادت درجة عدم التأكد من معدل الطلب كلما ارتفعت نقطة إعادة الطلب ، و فى ظل حالة التأكد التام تنخفض نقطة إعادة الطلب إلى اقل ما يمكن حيث لا وجود لما يسمى مخزون الأمان فى هذة الحالة باقى الدورة كما سبق بيانه ( أ )
دورة المشتريات الخارجية :-


فى حالة شراء ماكينات متخصصة لازمة للصناعة فإنه يتم استيرادها من الخارج ويتم ذلك باتباع الخطوات التالية :-


1 - يتم تحرير طلب إستيراد ( Importation Request ) بالأصناف المطلوبة و اعتماده من رئيس مجلس الإدارة ثم يتم إرسال خطاب إلى المورد بموافاة الشركة بالفاتورة المبدئية للأصناف الثابتة المطلوب شراءها للمصنع .
2 - بعد ذلك ترسل صورة الفاتورة المبدئية مع طلب الإستيراد المعتمد من سلطة الإعتماد للإدارة المالية لإتخاذ إجراءات الإستيراد من الخارج للأصناف المطلوبة .
3 - ثم تقوم إدارة الحسابات بتحرير طلب استيراد من الخارج للحصول على موافقة مصلحة الجمارك لتحديد البند الجمركى ثم بعد الحصول على موافقة مصلحة الجمارك يحرر عقد فتح إعتماد مستندى و وضع كافة الشروط الخاصة بالإستيراد و التى تم الإتفاق عليها مسبقاً مع المورد .
4 - يتم إرسال المستندات كاملة للبنك شاملة الإقرارات المطلوبة و كذلك الفاتورة المبدئية المعتمدة لفتح الإعتماد حيث يقوم المورد بإخطار الشركة بتكلس أو فاكس بتاريخ وصول البضاعة و تاريخ شحن البضاعة . و يتم إرسال نسخة اصلية ثالثة من مستندات الشحن للشركة مباشرة لتقوم بالتخليص على البضاعة فى حالة تأخر المستندات الأصلية عن طريق البنك .
5 - بعد ورود المستندات يتم تظهيرها من قبل البنك وتسليمها للملخص الجمركى المتعاقد مع الشركة ليقوم بإتخاذ إجراءات التخليص وقبل الإفراج النهائى يقوم بإخطار الإدارة المالية بالرسوم الجمركية المستحقة للجمارك لاستخراج شيك بالرسوم الجمركية .
6 - يتم الإفراج النهائى بعد سداد الرسوم الجمركية و انهاء اجراءات التخليص و التأكد من عدم وجود عيوب و نقل البضاعة بمعرفة المخلص إلى مخازن الشركة .
• عقب ورود البضاعة إلى الشركة يقوم المدير الفنى ومدير الإنتاج بفحص البضاعة و التأكد من صلاحيتها ثم يحرر أمين المخزن إذن لإضافة البضاعة مع موافاة الإدارة التجارية و المخازن بصورة من الفاتورة التجارية و قائمة المحتزيات لمراجعة الأصناف الموجودة على ما هو موجود بالفاتورة .
• فى حالة وجود توالف يحرر محضر إثبات حالة لإخطار التامين والمطالبة بالتعويضات وفقاً لوثيقة التأمين .
• تقوم الإدارة المالية بحفظ فاتورة التخليص مع إذن إضافة المخازن مع إيصالات مصاريف النولون والتحميل والتفريغ مرفقاً بها كافة المستندات الخاصة بالرسالة ثم يتم إتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة بعد إنتهاء الأدارة المالية من قيد المستندات بحساب الإعتمادات المستندية و قفل الإعتمادات المستندى لأضافته للمخازن .
• يتم تحرير قائمة تكلفة اعتماد مستندى توضح بها التكلفة البنكية للاعتماد المستندى والتى تشمل قيمة المستندات الواردة على فاتورة الإعتماد والمصروفات البنكية و التخليص و الجمارك حتى إضافة الأصناف إلى المخازن .
• يحرر من اصل صورة وتوزيع كالتالى:
الأصل : .. قسم الحسابات.
الصورة : .. قسم التكاليف.
• تقوم إدارة التكاليف بتحديد متوسط تكلفة الوحدة من الصنف و تسجيلها فى سجل المواد الواردة وبطاقة الصنف .
• فى حالة تعدد الأصناف داخل الرسالة الواحدة فإنه يتم توزيع مصروفات الإستيراد و الشراء على الأصناف بإستخدام الأسس المناسبة للتوزيع .


الشكل الاذن المستخدم بالاضافة الى مرفق


• طلب مشتريات .( موضح به كل التفاصيل وموقع من جميع الحهات المعنية ).
• امر شراء.( موضح بة كل التفاصيل وموقع من جميع الجهات المعنية ومرفقة بية ثلاث عروض اسعار على الاقل .)
• اذن تسليم من المورد
• اذن اضافة من مخازن الشركة
• تقرير جودة
• صورة فاتورة الشراء
• جميع صورة الشيكات المصدرة للمورد على نفس الفاتورة .


الدورة المستنية للمبيعات


تقوم إدارة المبيعات بتحرير
• طلب عميل بناءً رغبات العميل و فيه يتم تحديد دقيق لكل صنف على حدة ( كمية - سعر الوحدة - الإجمالى - مواصفات الصنف - مكان التسليم - طريقة السداد)... موقعاً عليه من العميل و كذلك من المعد لهذا النموذج او الاعتماد باستلام من العميل بايميل رسمى او اتفاق مع مسئول البيع وعمل امر توريد للعميل البند المطلوب .
• اخطار المخازن بتجهيز المنتج الخارج للعميل بعد التاكد من الجدول الزمنى مع الانتاج على الكميات التامة الجاهزة لرسلها الى العميل واصدار اذن الصرف واذن التسليم للعميل .
• بيان الرصيد من المخازن الصنف المنصرف بعد صرف وعمل الاذن (لبيان الفرق بين الرصيد قبل الصرف والرصيد الحالى ان وجود )
• عمل اذن تسليم للعميل به اقرار للسائق المستلم البصاعة لتوصيلها للعميل
• ارسال اصل الفاتورة والنسخة الاضافية للتوقيع من العميل وارجعها الى الشركة .
• ترفق كل ماسبق مع الشيكات المحصرة من العميل طبقا لكل فاتورة


شكل الاذن المستخدم بالاضافة الى المرفق
• امر توريد من العملاء موقع
• اذن صرف المنتج التام من مخازن الشركة
• اذن التسليم
• فاتورة العميل
• شيكات التحصيل


الدورة المستنديه للمدفوعات ( نوعين)
تعرف المدفوعات بأنها تدفقات نقدية خارجة ( سواء من البنك – عملاء – اى جهة اخرى ).
وعلى سبيل المثال بدفع قيمة شراء آلات ومعدات مكتبية ودفع إيجارات ومرتبات وشراء أثاث وأدوات وغيره. وذلك أما نقدا أو بشيكات.
ومن ثم تنقسم المدفوعات إلى قسمين مدفوعات نقدية ومدفوعات بشيكات.
اولا المدفوعات النقدية:
للحصول على المدفوع النقدي يجب إتخاذ الخطوات التالية:
أولا يقوم مدير الإدارة التابعة ومدير الإدارة المالية باعتماد أذن الصرف الذي قام تحريره طالب إذن صرف النقدية.
ثانيا بعد اعتماد أذن الصرف يتوجه طالب الأذن إلى الخزينة ويسلم أمين الخزينة أذن الصرف المعتمد ويسلمه الأمين المبلغ النقدي المساوي له.
ومن ثم يقوم أمين الخزينة بإرفاق أذن الصرف مع حركة الخزينة لتوجيهه لقسم الحسابات وذلك حتى يقوم قسم الحسابات باجراء قيود اليومية وإتخاذ الاجراءات المحاسبية الأخرى.
ومما يجب ذكره التنويه على ضرورة أحكام الرقابة على المدفوعات النقدية وذلك لتلافي حدوث أي تلاعب وذلك عن طريق تقنين إعتماد أذون الصرف على من لهم سلطة أعتماد الأذون فقط وذلك طبقا للائحة المالية.
ثانيا المدفوعات بشيكات.
تختلف طريقة الحصول على قيمة المدفوعات بشيكات عن الحصول على المدفوعات النقدية حيث تتولى إدارة الحسابات جميع الإجراءات بداية من اعتماد الشيك من المفوض بالشركة للتوقيع على الشيكات إلى تسليم الشيك للعميل وفيما يلي الااجراءات الازمة لإستلام الشيك.



أولا يجب على الجهة الطالبة للشيك تقديم طلب لإدارة الحسابات للحصول على الشيك موضحه به
- مبلغ الشيك
- سبب الصرف
- تاريخ استحقاق الشيك
- الجهة المصدر إليها
ثانيا يتم اعتماد الطلب من الإدارة الطالبة للشيك، بعنى إذا كان الشيك خاص بقيمة مشتريات يجب التوجه وإعتماد طلب الحصول على الشيك من مدير إدارة المشتريات
ثالثا تقوم إدارة الحسابات بتحرير الشيك واعتمادة من المسئول صاحب سلطة التوقيع على الشيكات ( مع تحديد الحد للتوقيع ). وفي النهاية يعتمد من المدير المالي وذلك قبل تسليمه للجهه الطالبة بعد التوقيع على أذن صرف استلام الشيك


الدورة المستندية للأجور والمرتبات
· يتم حصر الوقت عن طريق بطاقة حضور وانصراف (الساركى) ... يوقع عليها الموظف/العامل ساعة الحضور وساعة الانصراف وتعتبر أيضاً تلك البطاقة المستند الأساسى لحصر أوقات الغياب، والمرضى، والإضافى.
· عند حضور الموظف/العامل يوقع على (الساركى) ويختم بساعة الحضور.
· فى حالات الخروج أثناء ساعات العمل الرسمية يحرر تصريح خروج بواسطة الإدارة التابعة لها الموظف/العامل وموقع عليها من المدير الإدارى بعد موافقة مدير الإدارة التابع لها الموظف ويحتوى تصريح الخروج على اسم الموظف/العامل وساعة الخروج المقرر الرجوع إليها إما إذا كان الخروج بدون عودة فيذكر ذلك بالتصريح ويحرر ذلك بالتصريح من أصل + صورة ...
الأصل: يرسل إلى الإدارة ( شئون الافراد ).
الصورة: تسلم لمكتب أمن البوابة.
· يتجه الموظف/العامل إلى الأمن الذى يثبت من خلال التصريح بسجل خاص ساعة الخروج وساعة العودة من واقع عودة الموظف/العامل ثم بعد ذلك يقوم بمطابقته على بيانات المدة المحددة والمصرح له بها بالتصريح.
· يعاد التصريح بعد ذلك إلى المدير الادارى للحفظ .
· فى نهاية اليوم يقوم الموظف/العامل بختم (الساركى) بساعة الانصراف.
· بالنسبة لحصر وقت الإضافى فيتم عن طريق (الساركى) أيضاً.
· تقوم الإدارة التابع لها الموظف/العامل بتحرير إذن بساعات عمل إضافية من أصل + 2 صورة ...
الأصل: يحرر بمعرفة الإدارة التابع لها الموظف/العامل.
الصورة الأولى: ترسل إلى إدارة الشئون الإدارية.
الصورة الثانية : ترسل لمكتب الأمن.
· فى نهاية اليوم وبعد انقضاء الوقت الإضافى المقرر، يقوم الموظف/العامل بختم (الساركى) بساعة الانصراف.
· أخر كل شهر تقوم الإدارة الإدارية بتجميع (الساركى) ويتم تفريغ وتجميع إجمالى عدد ساعات العمل الإضافية... وعلى أساسه يتم احتساب الأجر الإضافى لكل موظف/عامل.
· قبل نهاية الشهر يعد كشف أجور مرتبات العاملين .... الذى يوضح الاستحقاقات (المرتب الأساسى/المرتب الإضافى/البدلات/ أية مستحقات أخرى) والاستقطاعات (حصة الشركة فى التأمينات الاجتماعية/حصة العامل/الموظف فى التأمينات الاجتماعية/ضريبة كسب العمل/الغياب/الجزاءات/أية استقطاعات أخرى) وصافى الأجر..توقيع الموظف/العامل بالاستلام.
· فى نهاية كل شهر يقوم المدير الإدارى بعمل مذكرة ترفع إلى المدير المالى تحتوى على بيان بالتعيينات الجديدة وتشتمل على:[اسم الموظف/العامل، المرتب الشهرى ، تاريخ التعيين]... من أصل وصورتين:
الأصل : يحرر بمعرفة إدارة الشئون الإدارية ويرسل إلى الإدارة المالية.
الصورة الأولى : يحتفظ بها بالإدارة الإدارية.
· فى جميع الأحوال تقوم الإدارة الإدارية باحتساب الجزاءات يدوياً وكذلك الخصومات التى تتم عن طريق قسمة المرتب الأساسى على 30 يوم ثم يضرب فى عدد أيام الخصم.
· فى حالة قيام الموظف/العامل بأجازة يقوم الموظف/العامل بإعداد نموذج طلب أجازة يعتمد من مدير الإدارة التابع لها.