الموضوع: بطاقة الوصف الوظيفي لمساعد الموارد البشرية

مساعدو الموارد البشرية، باستثناء موظفو كشوف الرواتب و مراقب الحضور و الإنصراف
يقوم مساعدو الموارد البشرية بتجميع و الإحتفاظ بسجلات الموظفين. و تسجيل بيانات كل موظف، مثل العنوان، و الأرباح الأسبوعية، و الغياب، وحجم المبيعات أو الإنتاج، والتقارير الإشرافية على القدرة، وتاريخ إنهاء الخدمة والسبب في ذلك. كما يقوم بتجميع وكتابة التقارير من سجلات التوظيف. و تنقيح سجلات التوظيف. و البحث في ملفات الموظف وتقديم المعلومات إلى الأشخاص المخولين.

عينة من المسميات الوظيفية الواردة: أخصائي الموارد البشرية (HR Specialist)، مساعد الموارد البشرية (HR Assistant)، منسق الموارد البشرية (HR Coordinator)، مساعد شئون الموظفين، و معاون الموارد البشرية (HR Associate)، مساعد إداري، مستشار الموارد البشرية (HR Consultant)، ممثل الموارد البشرية (HR Representative)، مسئول شئون الموظفين.

المهام (Tasks)

• شرح سياسات و مزايا وإجراءات الموظفين في الشركة للموظفين أو المتقدمين لشغل الوظائف.
• تجهيز و الحفاظ على الوثائق المتعلقة بأنشطة الموظفين مثل التوظيف، و التعيين، و التدريب، و الشكاوي، و تقييمات الأداء، والتصنيفات.
• تسجيل بيانات عن كل موظف، بما في ذلك معلومات مثل العناوين، والمكاسب الأسبوعية، والغياب، ومقدار المبيعات أو الإنتاج، والتقارير الإشرافية عن الأداء، ومواعيد إنهاء الخدمة وأسبابها.
• معالجة ومراجعة طلبات التوظيف لتقييم مؤهلات أو أهلية المتقدمين.
• الإجابة على الأسئلة المتعلقة بالاختبارات، والأهلية، والمرتبات، والمزايا، وغيرها من المعلومات ذات الصلة.
• فحص ملفات الموظف للرد على الاستفسارات وتوفير المعلومات عن الإجراءات المتعلقة بالموظفين.
• جمع سجلات الموظفين من الإدارات أو الموظفين الآخرين.
• البحث في ملفات الموظفين للحصول على معلومات عن الأشخاص والمنظمات المرخص لهم بها، مثل مكاتب الائتمان وشركات التمويل.
• إجراء مقابلات مع المتقدمين لشغل الوظائف للحصول على المعلومات المستخدمة لتحليلهم وتقييمهم والتحقق منها.
• طلب معلومات من المسؤولين عن إنفاذ القانون، وأصحاب العمل السابقين، وغير ذلك من المراجع لتحديد مدى قبول مقدمي الطلبات للعمل.

المعرفة (Knowledge)

• الوظائف الكتابية — معرفة الإجراءات والنظم الإدارية والكتابية مثل معالجة النصوص وإدارة الملفات والسجلات، والإختزال والنسخ، وتصميم النماذج، وغيرها من الإجراءات والمصطلحات المكتبية.
• شئون الموظفون والموارد البشرية — معرفة المبادئ والإجراءات المتعلقة بتوظيف الموظفين وإختيارهم وتدريبهم وتعويضهم ومزاياهم، وعلاقات العمل والتفاوض معهم، ونظم معلومات الموظفين.
• اللغة الإنجليزية — معرفة بنية ومضمون اللغة الإنجليزية بما في ذلك معنى و هجاء الكلمات وقواعد التكوين والقواعد النحوية.
• خدمة العملاء والخدمات الشخصية أو الفردية — معرفة المبادئ والعمليات لتوفير الخدمات للعملاء و الخدمات الشخصية. ويشمل ذلك تقييم إحتياجات العملاء، والوفاء بمعايير جودة الخدمات، وتقييم رضا العملاء.
• الإدارة والتنظيم — المعرفة بمبادئ الإدارة والأعمال المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجي، وتخصيص الموارد، ونمذجة الموارد البشرية، وتقنية القيادة، وأساليب الإنتاج، وتنسيق الأفراد والموارد.
• أجهزة الكمبيوتر والإلكترونيات — معرفة لوحات الدوائر، والمعالجات، والرقاقات، والمعدات الإلكترونية، والأجهزة والبرامج الحاسوبية، بما في ذلك التطبيقات والبرمجة.
• الرياضيات — معرفة الحساب والجبر والهندسة والتفاضل والتكامل والإحصاء وتطبيقاتها.
• التعليم والتدريب — معرفة مبادئ وأساليب المناهج وتصميم التدريب، والتدريس والتعليم للأفراد والجماعات، وقياس آثار التدريب.
• القانون والحكومة — معرفة القوانين العامة، و القوانين المعتمدة و المعمول بها، والاجراءات القضائيه، والسوابق، واللوائح الحكوميه، والاوامر التنفيذيه، وقواعد الوكالات، والعملية السياسيه الديمقراطية.

المهارات (Skills)

• الاستماع النشط و الفعّال- إيلاء الاهتمام الكامل لما يقوله الآخرون، واستغراق الوقت لفهم النقاط التي يتم طرحها، وطرح الأسئلة حسب الاقتضاء، وعدم المقاطعة في الأوقات غير المناسبة.
• القراءة والفهم - فهم الجمل والفقرات المكتوبة في الوثائق المتعلقة بالعمل.

• التحدث - التحدث مع الآخرين لنقل المعلومات بشكل فعّال.
• إدارة الوقت - إدارة وقت الشخص ووقت الآخرين.
• التفكير الناقد - استخدام المنطق والتفكير لتحديد مواطن القوة والضعف في الحلول أو الاستنتاجات أو المنهجيات البديلة للمشاكل.
• الكتابة - التواصل بفعالية في الكتابة بما يتناسب مع احتياجات الجمهور و الفئات المستهدفة.
• الرياضيات - استخدام الرياضيات لحل المشكلات.
• إستراتيجيات التعلم — إختيار واستخدام الأساليب والإجراءات التدريبية/التعليمية المناسبة للموقف عند تعلم أو تعليم أشياء جديدة.
• الإرشاد- تعليم الآخرين كيفية القيام بشيء ما.
• الإدراك الاجتماعي - إدراك ردود أفعال الآخرين وفهم سبب رد فعلهم.

القدرات (Abilities)

• الفهم الشفهي - القدرة على الاستماع وفهم المعلومات والأفكار المقدمة من خلال الكلمات والجمل المنطوقة.
• الفهم الكتابي - القدرة على قراءة وفهم المعلومات والأفكار المقدمة في الكتابة.
• التعبير الشفوي — القدرة على توصيل المعلومات والأفكار في التحدث حتى يفهم الآخرون.
• قرب الرؤية - القدرة على رؤية التفاصيل من مسافة قريبة (على بعد أقدام قليلة من المشرف).
• وضوح الكلام - القدرة على التحدث بوضوح حتى يتمكن الآخرون من فهمك.
• التعبير الكتابي - القدرة على توصيل المعلومات والأفكار كتابًة حتى يفهمها الآخرون.
• حساسية المشكلة — القدرة على معرفة ما إذا كان هناك خطأ ما أو أنه من المحتمل أن يحدث خطأ. ولا يتضمن ذلك حل المشكلة، بل الاعتراف بوجودها.
• التعرف على الكلام/ تمييز الكلام - القدرة على تحديد وفهم خطاب شخص آخر.
• ترتيب المعلومات - القدرة على ترتيب الأشياء أو الإجراءات بترتيب معين أو نمط معين وفقًا لقاعدة أو مجموعة محددة من القواعد (مثل الأرقام، والحروف، والكلمات، والصور، والعمليات الرياضية).
• الاهتمام الانتقائي — القدرة على التركيز على المهمة على مدى فترة من الزمن دون أن يتم التشتيت أو صرف الإنتباه عنها.

أنشطة العمل (Work Activities)

• إنشاء والحفاظ على العلاقات الشخصية - تطوير علاقات عمل بناءة وتعاونية مع الآخرين، والحفاظ عليها مع مرور الوقت.
• التواصل مع المدراء أو الأقران أو المرؤوسين - توفير المعلومات للمشرفين، وزملاء العمل، و المرؤوسين عبر الهاتف، أو في شكل مكتوب، أو بالبريد إلكتروني، أو بشكل شخصي.
• التفاعل مع أجهزة الكمبيوتر — إستخدام أجهزة الكمبيوتر وأنظمة الكمبيوتر (بما في ذلك الأجهزة والبرامج) في البرامج أو كتابة البرامج أو إعداد الوظائف أو إدخال البيانات أو معالجة المعلومات.
• تنفيذ الأنشطة الإدارية - أداء المهام الإدارية اليومية مثل الحفاظ على ملفات المعلومات ومعالجة الأوراق.
• تنظيم وتخطيط وترتيب أولويات العمل - تطوير أهداف وخطط محددة لتحديد أولويات عملك وتنظيمه وإنجازه.
• تقييم المعلومات لتحديد مدى الامتثال للمعايير - استخدام المعلومات ذات الصلة والحكم الفردي لتحديد ما إذا كانت الأحداث أو العمليات تمتثل للقوانين أو اللوائح أو المعايير.
• الحصول على المعلومات - مراقبة المعلومات وتلقيها والحصول عليها بطريقة أخرى من جميع المصادر ذات الصلة.
• التواصل مع الأشخاص خارج المنظمة - التواصل مع الأشخاص خارج المنظمة، وتمثيل المنظمة للعملاء، والجمهور، والحكومة، و المصادر الخارجية الأخرى. و يمكن تبادل هذه المعلومات شخصيًا أو كتابيًا أو عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
• معالجة المعلومات - تجميع المعلومات أو البيانات أو تشفيرها أو تصنيفها أو حسابها أو جدولتها أو تدقيقها أو التحقق منها.
• توثيق / تسجيل المعلومات - إدخال أو نسخ أو تسجيل أو تخزين أو حفظ المعلومات بشكل مكتوب أو إلكتروني.

سياق العمل (Work Context)

• الهاتف - كم عدد المرات التي تجري فيها محادثات هاتفية في هذه الوظيفة؟
• المناقشات وجهًا لوجه - كم عدد المرات التي يجب أن تجري فيها مناقشات وجهًا لوجه مع الأفراد أو الفرق في هذه الوظيفة؟
• التواصل مع الآخرين - الى أي مدى تتطلب هذه الوظيفة من العامل أن يكون على اتصال بالآخرين (وجهًا لوجه، أو عبر الهاتف، أو غير ذلك) من أجل القيام بها؟
• البريد الإلكتروني - كم مرة تستخدم البريد الإلكتروني في هذه الوظيفة؟
• قضاء الوقت قي المكوث بالعمل - كم عدد الساعات التي تتطلبها هذه الوظيفة للمكوث في العمل؟
• أهمية أن تكون دقيقًا أو منضبطًا- ما مدى أهمية أن تكون دقيقًا جدًا أو منضبطًا للغاية في أداء هذه المهمة؟
• الأعمال المنظمة مقابل الأعمال غير المنظمة — إلى أي مدى يتم تنظيم هذه الوظيفة للعامل بدلًا من السماح للعامل بتحديد المهام والأولويات والأهداف؟
• العمل مع فريق أو مجموعة العمل - ما مدى أهمية العمل مع الآخرين في المجموعة أو الفريق في هذه الوظيفة؟
• داخليًا، في البيئة التي يتم الرقابة عليها - كم عدد المرات التي تتطلب هذه المهمة العمل في البيئة المكتبية تحت ظروف يتم الرقابة عليها عادًة؟
• أهمية تكرار نفس المهام - ما مدى أهمية تكرار نفس الأنشطة البدنية (مثل إدخال المفتاح) أو الأنشطة العقلية (على سبيل المثال، التحقق من الإدخالات في دفتر الأستاذ) مرارًا وتكرارًا، دون توقف، لأداء هذه المهمة؟

نطاق العمل (Job Zone)
المسمى الوظيفي - منطقة العمل الثالثة: الاستعداد المتوسط مطلوب.
الخبرة العامة - تتطلب مهارات أو معرفة أو خبرة سابقة تتعلق بالعمل لهذه المهن. على سبيل المثال، لابد أن يكون الكهربائى قد أكمل ثلاث أو أربع سنوات من التلمذة الصناعية أو عدة سنوات من التدريب المهني، وغالبًا ما يجب أن يجتاز امتحان الترخيص، من أجل أداء الوظيفة.
التدريب على الوظيفة - يحتاج الموظفون في هذه المهن عادًة إلى سنة أو سنتين من التدريب تشمل الخبرة في العمل والتدريب غير الرسمي مع العمال ذوي الخبرة.
أمثلة لمنطقة العمل - تتضمن هذه المهن عادةً استخدام مهارات الاتصال والمهارات التنظيمية لتنسيق أو مراقبة أو إدارة أو تدريب الآخرين على تحقيق الأهداف. ومن الأمثلة على ذلك الحانوتي، والكهربائيين، و الفنين في مجال الغابات والحفاظ على البيئة والأمناء القانونيين و القائمين بالمقابلات ووكلاء مبيعات التأمين.
نطاق SVP (من ٦.٠ إلى < ٧.٠)
التعليم - تتطلب معظم المهن في هذه المنطقة التدريب في المدارس المهنية أو الخبرة ذات الصلة أثناء العمل أو درجة الزمالة. و قد تتطلب بعضها الحصول على درجة البكالوريوس.
الإهتمامات و الفوائد (Interests)

رمز الفائدة أو الإهتمام – CES
تقليدية - المهن التقليدية في كثير من الأحيان تنطوي على اتباع الإجراءات والروتين المحدد. يمكن أن تتضمن هذه المهن التعامل مع البيانات والتفاصيل أكثر من الأفكار. و عادًة ما يكون هناك خط واضح للسلطة للمتابعه.
مغامرة ومبادرة - تتضمن المهن المغامرة غالبًا بدء المشاريع وتنفيذها. هذه المهن يمكن أن تنطوي على قيادة الناس واتخاذ العديد من القرارات. و في بعض الأحيان تتطلب المخاطرة والتعامل مع الأعمال التجارية في كثير من الأحيان.
إجتماعية — وغالبًا ما تشمل المهن الاجتماعية العمل مع الأشخاص والتواصل معهم وتعليمهم. وكثيرًا ما تشمل هذه المهن على مساعدة الآخرين أو تقديم الخدمات لهم.

أساليب العمل (Work Styles)

• التعاون — ويتطلب العمل أن يكون المرء لطيفًا مع الآخرين في العمل وأن يظهر موقفًا تعاونيًا طيبًا.
• النزاهة - يتطلب العمل أن يكون الفرد صادقًا وأخلاقيًا.
• الاهتمام بالتفاصيل — تتطلب المهمة توخي الحذر و الإهتمام بالتفاصيل والشمول في إنجاز مهام العمل.
• الجدارة و الثقة - تتطلب الوظيفة أن يكون المرء جديرًا بالثقة، و مسئولًا، و يمكن الإعتماد عليه، و يفي بالإلتزامات.
• ضبط النفس – تتطلب الوظيفة الحفاظ على رباطة الجأش، والحفاظ على العواطف في الاختيار، والسيطرة على الغضب، وتجنب السلوك العدواني، حتى في المواقف الصعبة للغاية.
• الاهتمام بالآخرين — تتطلب الوظيفة أن يكون الفرد حساسًا لاحتياجات الآخرين ومشاعرهم، وأن يكون متفهمًا ومفيدًا في العمل.
• القدرة على التكيف و المرونة – تتطلب الوظيفة أن يكون الفرد منفتحًا للتغيير (إيجابي أو سلبي) وإلى التنوع الكبير في مكان العمل.
• المبادرة – تتطلب الوظيفة الاستعداد لتحمل المسئوليات والتحديات.
• تحمل الضغط و الاجهاد — تتطلب الوظيفة قبول النقد والتعامل بهدوء وفعالية مع حالات التوتر و الاجهاد الشديد.
• الاستقلال — يتطلب العمل تطوير طرق المرء الخاصة للقيام بالأشياء، وتوجيه نفسه دون إشراف أو بالقليل منه، والاعتماد على نفسه لإنجاز الأمور.

قيم العمل (Work Values)

الدعم - المهن التي تلبي قيمة العمل هذه توفر إدارة داعمة تقف وراء الموظفين. أمّا الاحتياجات المقابلة هي سياسات الشركة، والإشراف، و العلاقات الإنسانية والإشراف.
ظروف العمل - المهن التي تلبي قيمة العمل هذهتوفر الأمن الوظيفي و ظروف العمل الجيدة. الاحتياجات المقابلة هي النشاط، و التعويض، و الاستقلال، و الأمن، و التنوع وظروف العمل.