بناء خطة إدارة الخطر Risk Management Plan Building
يقصد بخطة إدارة الخطر Risk Management Plan تقرير كيفية التهيؤ للتعامل مع الخطر ومداخل معالجته وتحديد الأنشطة وتنسيقها وعملية التخطيط هذه مهمة جداً لأنها توضح الخطوات اللاحقة التي ستتخذ لتحديد مستوى ونوع ومدى وضوح الخطر في المشروع وبالتالي المعالجة السليمة له ( Wideman , 2004 , P.145 ) .
إن أول خطوة لإعداد خطة إدارة الخطر هي لقاءات التخطيط Planning Meetings والتي تعقد لإنضاج الخطة، وعادة ما يحضر هذه الاجتماعات مدير المشروع وقادة فرق العمل في المشروع وأي شخص في المشروع يتمتع بصلاحيات لمعالجة بعض جوانب الخطر في المشروع وكذلك المستفيدون الرئيسيون من المشروع وأي شخص تبرز الحاجة إليه.
إن الخطة التي سيتم إعدادها ستبين كيفية تشخيص المخاطر والتحليل النوعي والكمي لهذه المخاطر فضلا عن طرق الاستجابة لكل خطر وعملية التنفيذ ونوع الرقابة التي ستمارس طوال دورة حياة المشروع. ويمكن أن نلخص عناصر الخطة بالآتي ( Kappelman ,2006 , P.32 ; Phillips, 2005, P . 420 ).

  • المنهجية Methodology

ويقصد بها المدخل والأدوات ومصادر البيانات المستخدمة في إدارة الخطر في المشروع وهنا نجد أنواعاً مختلفة منها حسب مرحلة المشروع وكمية المعلومات المتوفرة ودرجة المرونة في التعامل مع الخطر.


  • الأدوار والمسؤوليات Roles and Responsibilities

تشخيص الأفراد أو الجماعات الذين سيقودون أو يساندون مختلف أنشطة إدارة المخاطر حسب مواقعهم في فرق العمل. وقد يستعان بمكاتب أو جماعات من خارج المشروع للقيام بعمليات التحليل والتقييم والميزة المتحققة هنا هي الحيادية والاستقلالية في العمل.


  • الموازنة Budgeting

تحديد موازنة تقديرية لمواجهة الأخطار والتعامل معها وحسب حجمها ومدى تأثيرها المتوقع.


  • الجدولة والتوقيت Scheduling and Timing

يعرف هذا العنصر بأنه تحديد مدى تكرار حدوث الأخطار وتوقيت وقوعها المحتمل خلال دورة حياة المشروع ويجب مراجعة التوقيتات دورياً وحسب تقدم المشروع في التنفيذ.


  • التقييم Scoring

قبل البدء بالتحليل الكمي أو النوعي يجب تهيئة مقاييس ومعرفة آلية عمل هذه المقاييس ومدى استقرارها عبر الزمن وعبر الأخطار المختلفة الأخرى.


  • أصناف المخاطر Risks Categories

بناء على طبيعة العمل ونوع المشروع فإنه يمكن تصنيف المخاطر إلى عدة أنواع وذلك باللجوء إلى نفس أسلوب تجزئة المهام في المشروع Work Breakdown Structure (WBS) ولكن يسمى هنا Risk Breakdown Structure (RBS). ويجب مراجعة وتحديث هذه التصنيفات بين فترة وأخرى عبر دورة حياة المشروع، والشكل ( 2 ) يوضح هذا النمط من التصنيفات.