الموضوع: اجراءات المناقصة العامة

ويكون إجراء المناقصة العامة كالآتى:

1. تشكيل لجنة بقرار من مجلس الإدارة قبل طرح أى مناقصة لوضع مواصفات تفصيلية عن كل صنف أو عمل ويجب أن تحرر اللجنة محاضر تدون فيها المواصفات للرجوع اليها عند الإقتناء، وكل نقص او خطأ فى المواصفات يترتب علية خسارة يعرض أعضاء هذه اللجنة للمسائلة القانونية.
2. ترصد الأصناف فى عطاءات وتبين بها الشروط والمواصفات مفصلة بالمواعيد التى بها العطاءات وتطلب العينات إذا لزم الأمر، كما يحدد موعد لفتح المظاريف، مدة سريان العطاءات، والتأمين الإبتدائى الذى يسدده صاحب العطاء وقدرة 2% من قيمة العطاء. إذا رسى العطا يزيد التأمين إلى 10%.
3. يجب إعداد شروط العطاءات وقوائم الاصناف أو الأعمال وملحقاتها قبل نشر الإعلان لكى تصرف لمن يطلبها بمجرد طلبها بعد دفع الثمن المقرر لها مع ختمها بخاتم الجمعية والتوقيع عليها من الموظف المسئول ويراعى فى تقدير ثمن نسخة العطاءات ألا تقل عن التكاليف الفعلية.
4. يحرر محضر ببيان عدد الشروط وقوائم الأصناف أو الأعمال وملحقاتها التى تعد للبيع للتجار والمقاولين (كراسة الشروط)، ثم تقيد فى دفاتر المخازن بإذن صرف عهدة، وتصرف بعد توريد الثمن ويؤشر عليها بما يفيد السداد، وما بقى منها بعد ذلك يحفظ بالمخازن إما للانتفاع به فى مناقصات تالية وذلك الى أن تعدل تعديلا يجعلها غير صالحة لإعادة استعمالها بمحضر يعتمد من السلطة المختصة، أو تلغى وتعدم فى حالة عدم صلاحيتها.
5. مدة تقديم العطاءات فى المناقصات العامة ثلاثين يوما من تاريخ أول إعلان عن المناقصة، ويجوز لرئيس مجلس إدارة الجمعية تقصير المدة إذا دعت الضرورة الى ذلك بشرط ألا تقل عن خمسة عشر يوما.
6. توضيح المدة اللازمة للتوريد مع إيضاح تفصيلى ببيان الأصناف المطلوب شراؤها، أو أعمال المقاولات وذلك بمعرفة لجنة ذات خبرة بهذه الاصناف أو أعمال المقاولة. كما يجب مراعاة الأصناف التى يطلب عينات منها وينص على وزن أو مقاس أو حجم أو نوع العينة حتى تكون صالحة للفحص أو التحليل على أن يوكل الى موظف يكون تحت مراقبة مباشرة للمحافظة على جميع عينات الأصناف التى سيشترى على نمطها وذلك بعد ختمها بخاتم الجمعية والتوقيع عليها من المدير التنفيذى أو رئيس الجمعية وعلى الموظف المنوط به حفظ هذه العينات أن يقيدها فى سجل خاص مع بيان جميع مواصفات بالتفصيل والتواريخ المبينة عليها.
7. يتم الاعلان عنها فى احدى الجرائد الواسعة الانتشار أو غيره من وسائل النشر الأخرى التى يقررها مجلس الإدارة بهدف إفساح المجال للمنافسة ويجب أن يبين فى الإعلان الجهة التى تقدم لها العطاءات واخر موعد لتقديمها والصنف أو الأعمال المطلوبة وثمن نسخة شروط العطاء ورسوم البريد.
8. يجب البت فى المناقصة والأخطار فى حالة القبول قبل إنتهاء مدة سريان العطاءات، وإذا تعذر ذلك فيطلب فى الوقت المناسب إلى مقدمى العطاءات قبول سريان عطاءهم بتحديد المدة اللازمة للبت.
9. تتولى عملية فتح المظاريف والبت فى العطاءات لجنة يشكلها مجلس الادارة أو من يفوضه وللجنة أن تستعين برأى الفنيين أو الخبراء فى العملية المقدمة عنها المناقصة ويعتمد مجلس الإدارة قرارات هذة اللجنة.

10-يجب فتح المظاريف فى الساعة المحددة لفتحها والتأشير عليها بما يفيد ورودها قبل الميعاد المحدد ولا يلتفت الى أى عطاء أو تعديل به ورد بعد الموعد المعين لفتح المظاريف ولو كان مصدرا ممن تتقدم بالعطاء بتاريخ سابق.
11- تتولى اللجنة تحرير محضر تثبت فية عدد مظاريف العطاءات الواردة بطريق البريد أو التى سلمها أصحابها للجمعية بموجب إيصالات بعد فحص المظاريف والتأكد من سلامة أختامها وتعطى أرقام مسلسلة ثم تعرض بالتتابع.
12-يجوز لرئيس مجلس الإدارة النظر فى التجاوز عن تأخير ورود العطاءات التى ترد بطريق البريد قبل إنتهاء لجنة فتح المظاريف من عملها وبشرط أن يكون التأخير خارجا عن إرادة صاحب العطاء وأن يكون العرض المتأخر فى صالح الجمعية.
13-يجب على رئيس لجنة البت أن يقرأ إسم مقدم العطاء والأسعار وجملتها ليسمعها الحاضرون من مقدمى العطاءات أو مندوبيهم ثم يثبت على العطاء جملته بالتفقيط وقيمة التأمين المؤقت المقدم ويوقع مع باقى أعضاء اللجنة على العطاء ومظروفه وعلى كل ورقة من أوراقه.
14-إذا ورد عطاء وحيد عن بعض أو كل الأعمال وكان مستوفيا للشروط يجوز إذا رأى مجلس الإدارة أو اللجنة التنفيذية وفقا لحدود السلطات المخولة لكل منهم انه ليست هناك فائدة ترجى من إعادة المناقصة وأن العطاء الوحيد المقدم مناسب ومطابق للشروط وأن حاجة وحالة العمل لا تسمح بإعادة المناقصة فيكون من سلطاتهم قبول العطاء.
15-يستبعد العطاء الغير مصحوب بالتأمين المؤقت فيما عدا العطاءات المقدمة من الجمعيات التعاونية المؤسسة طبقا لقوانين ج.م.ع. اأو الجمعيات والمؤسسات المشهرة طبقا لأحكام قانون 32 لسنة 1964، فتنظر العطاءات المقدمة منها غير المصحوبة بتأمين مؤقت إذا كانت مقدمة عن توريدات أو مقاولات داخلة فى أعمالها.
16-يجب مراجعة العطاءات قبل تفريغها مراجعة تفصيلية حسابية مع التوقيع بما يفيد حدوث هذه المراجعة.
17-يكلف أحد أعضاء الجمعية بتفريغ العطاءات ووضع الأسعار على مستوى واحد للمقارنة وتدوين جميع الملاحظات والاشتراطات التى يقدمها أصحاب العطاءات ويلتزم هؤلاء بالمحافظة على العطاءات وسريتها.
18-يذكر بكشف التفريغ أمام كل صنف سعر أخر شراء له وتاريخه للنظر فى ملائمة الأسعار.
19-تتولى اللجنة مراجعة العينات المقدمة من أصحاب العطاءات وتوقع على الكشف الذى دونت بة العينات عند ورودها.
20-يجب على لجنة البت الاسترشاد بأسعار السوق السابق التعامل بها فى عمليات شراء مماثلة وعلى لجنة البت إذا رأت إلغاء مناقصة او إعادتها لارتفاع الأسعار أن تثبت فى محضرها ما أتخذته من إجراء للوقوف على أسعار السوق ويكون تقدير ذلك مسئولية اللجنة.
21-إذا تساوت الأسعار بين عطاءين او أكثر يجوز تجزئة المقادير المعلن عن شرائها بين مقدميها ما لم يكن فى غير صالح العمل.
22-إذا اشترط مقدم العطاء الأقل سعرا مددا بعيدة للتوريد تخل بصالح العمل يتم شراء الكمية التى تلزم لاحتياجات الجمعية من المورد مقدم أنسب العطاءات التالية.
23-تدون اللجنة ملاحظاتها فى محضر يرفق بأوراق المناقصة مقترنة بتوصياتها بعد التوقيع عليها من الأعضاء ثم ترفع لمجلس الإدارة للاعتماد فى حدود سلطات الاختصاص.
24-إذا اختلف أعضاء اللجنة فى الرأى فيجب إثبات اوجه الخلاف فى المحضر ليكون تحت نظر السلطة المختصة أثناء الاعتماد نتيجة المناقصة.
25-عند قبول العطاء يرسل أمر التوريد الى من رسا علية العطاء وفى ظرف أسبوع على الأكثر من تاريخ أستلام التوريد يقوم الورد بإيداع التأمين النهائى وقدرة 10% من قيمة الأصناف المتعاقد عليها، كما يجب ان يشمل أمر التوريد المدة المقررة للتوريد.
26-إذا تأخر الراسى عليه العطاء عن توريد أصناف بدل الأصناف المرفوضة أو لم يورد فى المواعيد المحددة، جاز للجمعية أن تقوم بالشراء على حسابه بمعرفة لجنة خاصة تشكل لهذا الغرض بعد إخطاره بخطاب موصى عليه وتطبق عليه الغرامات المنصوص عليها فى العقد.
27-عندما يتم التوريد، تشكل لجنة مكونة ممن سيكون فى عهدته الأصناف الموردة
(فى حالة تسلمها كعهدة شخصية) وأمين المخزن وأحد الفنيين لفحص الأصناف ويحرر عنها محضر فحص بالقبول أو الرفض مع بيان الأسباب وإخطار المتعهد فى حالة الرفض.
28-يجب أن تكون المستندات المؤيدة للصرف مستوفاة حيث تشمل أوراق المناقصة وأوامر التوريد والفواتير ومحضر الفحص والاستلام.