الموضوع: شرح المفاهيم الادارية

الإدارة والمدير
تعريف الإدارة:
الإدارة هي عملية تخطيط وتنظيم وصنع قرار وقيادة ورقابة واستخدام لكل الموارد التنظيمية والبشرية والمالية والمادية والمعلوماتية بغرض انجاز أهداف المنظمة بكفاءة وفعالية.
مكونات الإدارة:
1- العملية process:
ان المدير يقوم بممارسة وظائف إدارية وفق جملة عمليات بغرض انجاز الأهداف المرغوبة من قبل المنظمة.
2- الوظائف الإدارية Managerial Functions :
ان وظائف الادارة هي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة وصنع واتخاذ القرار.
3- الاستخدام الامثل لموارد المنظمة optimal resource utilization:
المنظمة تهتم بكيفية استقلال الموارد المتاحة ( أفراد – رأس مال آلات ومعدات – مواد - معلومات) وذلك لتحقيق أهدافها.
4- الأهداف التنظيمية organizational goals:
تختلف الأهداف من منظمة إلى أخرى بحسب طبيعة ونوعية نشاط المنظمة (مصنع- مستشفى – جامعة – بنك) وقد يكون أساس الأهداف هو الربح – الاستمرارية أو جوانب اجتماعية وسياسية.
5- الكفاءة Efficiency:
أداء النشاط المطلوب بافضل طريقة أي كيفية استقلال المدخلات من أجل الحصول على مخرجات.
6- الفعالية:
هي القدرة على تحقيق الأهداف بحيث تكون الأهداف واقعية وقابلة للانجاز (التحقيق).
المدير و المنظمة:
المدير هو فرد في منظمة يكون مسؤولاً عن أداء مجموعة من المرؤوسين بغرض تحقيق أهداف المنظمة من خلال قيامه بالوظائف الإدارية مثل التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.
المنظمة:
هي مجموعة من الأفراد يعملون معاً وبتقسيم معين للعمل بغرض تحقيق هدف مشترك.
أنواع المديرين:
هناك مقاييس تستخدم في عملية تصنيف المدراء:
أولاً: تصنيف المديرين وفقاً للمستوى الإداري:
هذا التصنيف يرتكز على مفهوم الهيكل التنظيمي ومستوياته الإدارية مثل الإدارة العليا والوسطى والدنيا.
1- مديرو الإدارة العليا Top Manager:
هم مجموعة من الإداريين الذين يتحملون مسؤولية إدارة المنظمة وذلك لتحقيق أهدافها ويقومون بوضع أهدافها واستراتيجياتها وسياساتها المستقبلية واتخاذ القرارات الاستراتيجية مثل شراء شركة أخرى أو الاندماج معها، الدخول في أسواق جديدة ، بناء مصانع أخرى، انشاء خطوط انتاجية حديثة.
2- مديرو الإدارة الوسطى Middle Manager:
يتحمل مدراء الإدارة الوسطى مسؤولية تنفيذ سياسات وخطط الإدارة العليا كما يشرفون على عمل الإدارة الدنيا.
3- مدير الإدارة الدنيا (الاشرافية) (المستوى الأول):
يقومون بالاشراف على تنسيق أنشطة الإدارة التشغيلية (عمال).

ثانياً: تصنيف المديرين وفقاً لمجالات الإدارة:
1- مدير التسويق Marketing Manager:
يقوم بمسؤوليات مرتبطة بوظيفة التسويق التي تتضمن عدة أنشطة مثل التسعير – تطوير المنتج – الترويج والتوزيع ودراسة سلوك المستهلك.
2- المدير المالي Financial Manager:
يقوم المدير المالي بالاشراف على الموارد المالية للمنظمة فيقوم بالتخطيط المالي وبالبحث عن طرق التمويل والعمليات المحاسبية والاستثمارات والموازانات والرقابة المالية.
3- مدير الانتاج والعمليات Operations Manager:
هو المدير يشرف على عمليات انتاج السلع أو تقديم الخدمات.
4- مدير الموارد البشرية أو الأفراد Human resources:
يقوم بتخطيط الموارد البشرية واستقطاب واختيار العاملين والتعيين والتدريب والتنمية وتعميم نظام الاجور والمكافآت والعلاقات ووضع نظم لتقييم أداء العاملين.
5- المدير الإداري Administrative Manager:
لا يرتبط المدير الإداري بأي تخصص إداري معين مثل مدير إداري بمستشفى.
ثالثاً: تصنيف المديرين وفقاً لنطاق الأنشطة:
1- المدير الوظيفي Functional Manager:
هو فرد مسؤول عن نشاط تنظيمي واحد مثل ( مدير انتاج – مدير تسويق- مدير مبيعات – مدير تمويل).
2- المدير العام General Manager:
هو فرد مسؤول على كل الأنشطة في المنظمة.

رابعاً: تصنيف المديرين وفقاًَ لنوع المسؤولية:
1- المدير التنفيذي line Manager:
يتولى مسؤولية تنفيذ عدد من الأنشطة التي تساهم بشكل مباشر في تحقيق أهداف المنظمة مثل مدير شركة، مدير الانتاج ومشرفو الانتاج.
2- المدير الاستشاري Staff Manager:
يستخدم خبرته المهنية بغرض تقديم المساعدة والدعم اللازمين للمدير التنفيذي حتى يمكنه تحقيق أهداف المنظمة مثل المدير الاستشاري.

خامساً: تصنيف المديرين وفقاً للمسمى الوظيفي:
ان الإداري هو مدير في منظمة عامة( لا تهدف إلى تحقيق الربح) بعكس المدير الذي يعمل في مشروعات أعمال هدفها أساساً تحقيق الربح، ومن أمثلة الإداريين: مدير إداري لمستشفى ، مدير إداري لمحافظة أو مدينة.
عملية الإدارة ( الوظائف الإدارية):
تشتمل عملية الإدارة على 5 وظائف أساسية للمديرين وهي:
التخطيط، التنظيم، صنع القرار، القيادة، والتوجيه والرقابة.
1- التخطيط Planning:
التخطيط يعني تحديد أهداف المنظمة وتحديد الطرق والسبل لانجازها.
2- التنظيم organizing:
نعني به تنظيم الأفراد والموارد الضرورية والأنشطة اللازمة لتنفيذ الخطة، وتنظيم هذه الوظيفة تخصص العمل، تجميع الأنشطة في ادارات ووحدات تنظيمية – علاقات السلطة – نطاق الاشراف – اصدار الهيكل التنظيمي...
3- صنع القرار decisions Making :
تهتم هذه الوظيفة بتحديد المشاكل واختيار أفضل البدائل والحلول المطروحة لحل المشكلة موضع البحث.
وتسع ذلك عملية المتابعة والتغذية المرتدة للتعرف على مدى صحة تنفيذ القرار ومدى اسهامه في حل المشكلة.

4- القيادة leading and directing :
هي عبارة عن مجموعة من العمليات المستخدمة لجعل أفراد التنظيم يعملون معاً لتحقيق مصالح وأهداف المنظمة.
5- الرقابة أو ضبط وتقييم الأداء Controlling:
تهدف إلى متابعة مدى التقدم الذي تحرزه المنظمة نحو تحقيق الأهداف وتتضمن هذه العملية:

1. وضع مستويات ومعايير الأداء.
2. قياس الأداء الفعلي ومقارنته بالمستويات المحددة سلفاً.
3. تحديد الانحرافات عن الأهداف الموضوعة بغرض إجراء التصحيحات المطلوبة.
4. اتخاذ الاجراءات لتصحيح الأداء وازالة الفجوة بين المخطط والمنفذ.

الأدوار الإدارية Managerial roles:
الدور هو أداء مجموعة من التصرفات والسلوكيات في ظل مواقف مختلفة. هناك العديد من الأدوار التي يلعبها المديرون والتي يمكن تصنيفها إلى ثلاث مجموعات:
1- الأدوار الشخصية: وتتكون من 3 أدوار:
أ) المدير كممثل للمنظمة أمام الجهات الخارجية.
ب) المدير كقائد حيث يقوم بتعيين وتدريب وزيادة دافعية العاملين وارشادهم وتوجههم.
ج) المدير كحلقة اتصال حيث ينمي علاقاته مع أفراد آخرين من خارج المنظمة.
2- الأدوار المعلوماتية:
أ) المدير كباحث عن المعلومات البحث عن المعلومات من داخل المنظمة.
ب) المدير كناشر أو موصل للمعلومات.
ج) المدير كمتصل أي كمتحدث إلى أطراف خارجية.
3- أدوار صنع القرار:
أ) المدير كمبادر للتغيير.
ب) المدير كمتعامل مع الاختلالات سواء كانت أزمات أو اضطرابات.
ج) المدير كمخصص للموارد سواء كانت موارد مادية أو زمنية .
د) المدير كمفاوض مع العمال وابرام التعاقدات مع الموردين واجراء الاتفاقات مع الشركات.

المهارات الإدارية Managerial Skills:
تعرف المهارة بأنها القدرة على ترجمة المعرفة الى تصرف أو عمل أو فعل يؤدي إلى تحقيق أداء مرغوب.
وهناك مدخلين لتحديد المهارات المطلوب توفرها في المديرين:
المدخل الأول: تصنيف كاتزKatz
1- المهارات الفنية Technical Skills:
هي القدرة على استخدام معرفة خاصة أو خبرة تتعلق باسلوب أو عملية أو اجراء مثل المحاسبون، المحامون، المربحون، المهندسون.
2- المهارات الانسانية Human Skills:
هي امتلاك بعض الصفات التي تمكن الفرد من التعامل مع الآخرين والتأثير فيهم والتعاون مع الآخرين وزيادة دافعيتهم للعمل.
3- المهارات الفكرية Conceptual Skills:
تعني قدرة المدير على رؤية المنظمة ككل متكامل، وفهم كيفية اعتماد أجزائها على بعضها البعض وتأثير كل جزء على الآخر وتوقع تأثير التغير في أحد أجزائها على بقية الأجزاء أو على المنظمة ككل.
تزايد أهمية المهارة الفنية في المستويات الدنيا وتزايد أهمية المهارة الفكرية في المستويات العليا وكذلك تزايد أهمية المهارة الانسانية في كل المستويات الإدارية.
المدخل الثاني: تصنيف جريفين (Grifin ) للمهارات الإدارية:
وفق جريفين يحياج المدير إلى المهارات الثلاثة السابقة في تصنيف كاتز بالاضافة إلى المهارات التالية:
4- المهارات التشخصيصيةDiagnostic Skills:
تعني قدرة المدير على تشخيص المشاكل داخل المنظمة من خلال دراسة اعراضها والاسباب المؤدية إليها.
5- المهارات التحليلية Analytic Skills:
وهي قدرة المدير على تحديد المتغيرات الأساسية في الموقف وكيفية ترابطها وتقرير المتغير أو المتغيرات التي يجب أن تستحوذ على اهتمام أكبر.