تعريف الوصف الوظيفي (Definition of Job Description)
يُعرف الوصف الوظيفي بالبيان البسيط والمنظم والموجز في شكل مكتوب، والذي يحتوي على قائمة بجميع المتطلبات الأساسية للوظيفة، بالإضافة إلى ملخص للواجبات والمسئوليات التي يتعين على الموظف القيام بها. و هذا هو الناتج الفوري والأولي لتحليل الوظيفة. باختصار، إنه عبارة عن بيان يتضمن جميع الحقائق ذات الصلة المتعلقة بوظيفة محددة.
يوضح الوصف الوظيفي صورة واضحة لطبيعة كل وظيفة فيما يتعلق بالمهام والاحتياجات المهنية. إنه سجل دقيق ومصرح لمحتويات الوظيفة. ويشمل السلطات الرئيسية والواجبات ونطاق العمل والدور والغرض. و يعتبر الملخص الوظيفي الشامل الذي يتم فيه تقليص جميع التفاصيل الضرورية على نطاق واسع بطريقة موجزة. و يحدد الشروط الأساسية والثانوية اللازمة لأداء الوظيفة المعنية.
و من السهل بمساعدة الوصف الوظيفي إضفاء الشرعية على المكافآت والعقوبات إذا لم يستوف المتقدمون متطلبات الوظيفة. علاوة على ذلك، من السهل أيضًا تحديد الاحتياجات التدريبية للموظف.
تعريف محددات شغل الوظيفة (Definition of Job Specification)
يُعرف البيان الذي يعبر عن الحد الأدنى من المؤهلات والصفات المطلوبة لأداء وظيفة معينة باسم "
محددات شغل الوظيفة". و يطلق عليه أيضًا مواصفات الرجل أو مواصفات الشخص أو مواصفات الموظف.
يتم إعداده على أساس الوصف الوظيفي، الذي ينص على الخصائص التي يجب أن يتمتع بها الموظف، لشغل الوظيفة. فهو يحول الوصف الوظيفي من حيث المؤهلات الإنسانية ذات الصلة التي تتطلبها الوظيفة. و يتم تطويره بالتشاور مع المشرف ومدير الموارد البشرية.
و يعد هذه الخطوة ليس بالمهمة السهلة لأنه في بعض الأحيان يبدو من الصعب تصنيف ما إذا كان هناك شرط معين إلزامي أم مرغوب فيه. ومع ذلك، فإنه يساعد على التأكد من أنه على أي أساس يتم توظيف شخص وفحصه. بعض المواصفات الشائعة هي كما يلي:
- الخصائص المادية: الطول، والوزن، والرؤية، الخ.
- الخصائص الديموغرافية: العمر، الخبرة، الجنس، التعليم، المهارات، القدرات، إلخ.
- الخصائص النفسية: القدرة العقلية، اليقظة، الحدة، الاستعداد، التفكير، إلخ.
- السمات الشخصية: التوجه، السلوك، الآخلاق، الآداب العامة، إلخ.
الاختلافات الرئيسية بين الوصف الوظيفي و محددات شغل الوظيفة
يمكن رسم الفرق بوضوح على الأسس التالية:
- يحدد الوصف الوظيفي الدور والمسئولية والواجبات، ونطاق وظيفة معينة. و يحدد مؤهلات شاغل الوظيفة الحد الأدنى من المؤهلات المطلوبة لأداء وظيفة معينة.
- الوصف الوظيفي هو نتيجة تحليل الوظيفة بينما مؤهلات شاغل الوظيفة هو نتيجة الوصف الوظيفي.
- وصف الوظيفة يصف الوظائف، ولكن مؤهلات شاغل الوظيفة يصف الموظفين.
- وصف الوظيفة هو ملخص لما سيقوم به الموظف بعد اختياره. على العكس من ذلك، مؤهلات شاغل الوظيفة عبارة عن بيان يوضح ما يجب على الشخص امتلاكه ليتم اختياره للوظيفة.
- يحتوي الوصف الوظيفي على التعيين، ومكان العمل، والنطاق، وساعات العمل، والمسئوليات، وسلطة الإبلاغ، ونطاق الراتب، إلخ. من ناحية أخرى، يحتوي مؤهلات شاغل الوظيفة على المؤهلات التعليمية، والخبرة، والمهارات، والمعرفة، والعمر، والقدرات، وعوامل توجيه العمل، الخ.
الخلاصة:
يعد التوظيف مهمة صعبة للغاية، لأنه ينطوي على سلسلة من الأنشطة. والخطوة الأولى لذلك هي تحليل الوظيفة، والتي تتم عن طريق استخدام أساليب مختلفة مثل الاستبيانات، والدراسات، والمقابلات، وما إلى ذلك. بعد ذلك، يتم إعداد بيان ما الذي تحتاجه وظيفة معينة وهذا البيان يعرف باسم الوصف الوظيفي وهذا البيان هو مرآة تحليل الوظيفة.
و بمساعدة الوصف الوظيفي، يتم تحديد مؤهلات شاغل الوظيفة والتي تحدد المتطلبات البشرية الدقيقة للوظيفة، والتي من خلالها يمكن وضع إعلان لهذا التوظيف وعلى أساس اختيار التوصيف الوظيفي للمتقدم للوظيفة.
رد مع اقتباس