الموضوع: ادارة الاجتماعات
ادارة الاجتماعات
إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها. وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها أثناء انعقادها، بل يتوقف أيضاً على أسلوب الإعداد المسبق لها، وأسلوب المتابعة اللاحقة لما تم الاتفاق على تنفيذه أثناءها. من أجل توفير مقومات النجاح لأيّ من الاجتماعات التي يتم عقدها لا بد من القيام بما يلي:
1. التأكد من أن هناك حاجة فعلية لعقد الاجتماع
2. تحديد بدقة ووضوح، الهدف الذي يتم عقد الاجتماع لتحقيقه
3. اختيار فقط الأشخاص المناسبين لدعوتهم إلى حضور الاجتماع.
4. تحديد التاريخ والوقت الملائم للجميع لعقد الاجتماع، وكذلك المدة المخصصة له.
5. تحديد المكان الملائم لعقد الاجتماع.
6. تحضير جدول أعمال واضح ودقيق للاجتماع.
7. التأكد من أن الدعوة إلى حضور الاجتماع تتضمن هدف الاجتماع والمشاركين فيه وتاريخ ووقت ومكان انعقاده والمدة المخصصة له، بالإضافة إلى جدول أعماله والمستندات والوثائق المطلوب من المشاركين إعدادها وإحضارها معهم إلى الاجتماع.
8. التجهيز الكامل والدقيق للاجتماع، والاستعداد الميداني لعقده، بما في ذلك مكان الاجتماع والأدوات المساعدة اللازمة.
9. تزويد المشاركين بكافة المعلومات الضرورية لمساهمتهم الفعّالة في الاجتماع.
10. الاستعداد الجيّد والمناسب للمدعوين إلى حضور الاجتماع، وذلك بهدف المشاركة الفاعلة فيه.
11. بدء الاجتماع في الوقت المحدّد له بالضبط، وذلك بعد أن يكون قد تم إبلاغ المشاركين ضرورة أن لا يتأخروا عن هذا الوقت.
12. الحرص أثناء الاجتماع، على التزام جدول الأعمال المقرّر، وذلك مهما كلف الأمر، لأن أيّ مخالفة لبنوده تفتح الباب واسعاً أما حالة من الفوضى تؤدي حتماً إلى إفشال الاجتماع ومنعه من تحقيق الهدف المرجو من انعقاده.
13. استماع رئيس الاجتماع باهتمام إلى كل ما يطرحه المشاركون من أفكار وأراء وملاحظات من خلال الاجتماع.
14. تشجيع المشاركين على إبداء الملاحظات البناءة وطرح الأفكار الخلاقة التي تقدّم عناصر جديدة تساهم في تحقيق الهدف المتوخى من الاجتماع.
15. عدم احتكار رئيس الاجتماع للنقاش أو محاولة السيطرة عليه، وذلك لإفساح المجال للآخرين أيضاً للحصول على فرصتهم العادلة في إبداء الرأي ووجهة النظر.
16. احترام رئيس الاجتماع لآراء وأفكار وملاحظات جميع المشاركين في الاجتماع، حتى ولو لم تكن متوافقة مع آرائه وأفكاره.
17. عدم النظر إلى تعددّ الآراء والأفكار على انه أمر سلبي، بل اعتباره وسيلة ضرورية للوصول إلى القرار الأفضل والأنسب.
18. تمتُع رئيس الاجتماع بالموضوعية، وعدم تحيّزه لبعض المشاركين دون الآخرين.
19. تمتُع رئيس الاجتماع بالمرونة والجرأة في تغيير رأيه، إذا ما تكشّفت له حقائق جديدة أثناء الاجتماع.
20. اتخاذ القرارات المناسبة التي تحقق الهدف المتوخى من الاجتماع، وذلك دون أيّ تسرع.
21. توزيع مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع، على مختلف المشاركين فيه.
22. تحديد تاريخ أقصى لإنجاز كل قرار مطلوب تنفيذه لاحقاً، على أن لا يتم تجاوز هذا التاريخ مهما كان الثمن.
23. التأكد من أن الجميع قد فهم واستوعب ماهو مطلوب منه تنفيذه بعد الاجتماع.
24. توثيق الاجتماع، من خلال تدوين محضر الاجتماع بالدقة والتفصيل المطلوبين.
25. بعد انتهاء الاجتماع، إرسال مذكرة خطّية إلى كل من المشاركين تتضمن ما هو مطلوب إنجازه والتاريخ المتوقُع للإنجاز، مع تحديد أيّ نوع من التنسيق يحتاج إلى القيام به مع الآخرين.
26. متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع، وذلك لضمان تنفيذها في الأوقات المحدّدة لها. ملخص المراحل التي يمر بها الاجتماع: يمر الاجتماع بثلاث مراحل رئيسية، بدءاً بالإعداد للاجتماع، مروراً بتيسير الاجتماع، وانتهاء بتوثيق الاجتماع
سلسلة مهارات تطوير الأداء
للمؤلف الدكتور محمد عبد الغني حسن هلال
الناشر مركز تطوير الأداء والتنمية
مهارات إدارة الإجتماعات
Meetings Management Skills
أهمية الاجتماعات فى إدارة منظمات... (مشاركات: 2)
السلام عليكم و رحمة الله و بركاته
اضع بين ايديكم هذا الكتاب ارجو التحميل و الاطلاع عليه للاستفادة (مشاركات: 8)
الاجتماعات ، أهميتها للعمل:
الاجتماع هو عبارة عن مرحله عمليه أو خطوه من خطوات العمل(المشروع) وربما يكون أولى الخطوات أو حلقه من سلسلة حلقات العمل المجتمعي أو الإداري .
وهو عبارة عن محطة من محطات... (مشاركات: 1)
دورة تدريبية – ادارة الاجتماعات والمقابلات – القاهرة
مقدم الدورة : أكاديمية السادات للعلوم الادارية – المركز الرئيسي
جمهور الدورة : المديرون والرؤساء في قطاعات الاعمال المختلفة
موضوعات... (مشاركات: 1)
إدارة الاجتماعات
مفهوم الاجتماع ( Meeting ):
هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة.
مظاهر الاجتماعات الفعالة:
1-إيضاح الهدف من... (مشاركات: 0)
برنامج تدريبي يتناول موضوعات مراقبة تكاليف الغذاء في المطاعم والمقاهي والخطوات العملية المتبعة في احتساب التكاليف اليومية والرقابة على الإنتاج واحتساب التكاليف حسب الصنف أو المشروب والتقرير الشهري لمحاسب التكاليف وتسعير المواد المنصرفة من المخازن وإجراءات التخزين والصرف والرقابة على المخازن وتقارير الإيرادات والمصروفات في المطاعم والمقاهي
برنامج تدريبي فريد يهدف الى تأهيل المشاركين فيه على اكتشاف تزييف العملات والمستندات ولتعريفهم بوسائل تأمين المستندات والشيكات البنكية وبطاقات الهوية والعملات المختلفة، وطرق اكتشاف التوقيعات المزورة وانواع تزوير التوقيعات وآلية اكتشافها.
دبلوم المعايير الوطنية السعودية للمستشفيات سباهي (CBAHI) واحد من أهم البرامج التدريبية في مجال الجودة في ادارة المستشفيات، حيث يؤهل المشاركين على فهم معايير الاعتماد فى جميع أقسام المؤسسة الصحية ويمكنهم من معايير سباهي في الممارسات اليومية للمؤسسة الصحية في المملكة العربية السعودية.
دورة ادارة الجودة الشاملة في المستشفيات هي برنامج تدريبي مخصص للعاملين في ادارات الجودة بالمستشفيات والمؤسسات الصحية، حيث يؤهلك للإلمام بمفاهيم الجودة الشاملة وادارة القوة البشرية بالمستشفى وبناء فريق الجودة وادارة الجودة وعلاقتها بسلامة المرضى مع شرح لمنهجيات تحسين الجودة.
اذا كنت مسئول جودة في شركة من الشركات وطلبت منك ادارة الشركة العمل على تحقيق نظام ادارة بيئية فعال، فإنك حينها مطالب بتطبيق متطلبات مواصفة الايزو 14001:2015، وهو ما جعلنا نقوم بتصميم هذا البرنامج التدريبي المتميز الذي يهدف الى تأهيلك التام لتطبيق متطلبات مواصفة ISO 14001:2015، بهدف توفير البيئة التشغيلية المثالية التي تدعم قدرة المؤسسة على تجنب وتقليل خطر المشاكل البيئية وتحسين نظام ادارة البيئة في المؤسسة.