النتائج 1 إلى 1 من 1

الموضوع: ادارة الاجتماعات

  1. #1
    الصورة الرمزية محمد أحمد إسماعيل
    محمد أحمد إسماعيل غير متواجد حالياً المشرف العام
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    مصر
    مجال العمل
    أعمال ادارية
    المشاركات
    7,515
    صفحة الفيس بوك
    صفحة الفيسبوك لـ محمد أحمد إسماعيل

    ادارة الاجتماعات

    إدارة الاجتماعات

    مفهوم الاجتماع ( Meeting ):


    هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة.

    مظاهر الاجتماعات الفعالة:

    1-إيضاح الهدف من الاجتماع قبل انعقاده.

    2-الإعداد والتحضير المسبق من قبل المشاركين في الاجتماع.

    3-وجود جدول أعمال، وتحديد وقت محدد لكل بند، والتقيد بذلك.

    4-ضبط عملية النقاش واقتصار الحديث على الأفراد الذين يقدمون إسهامات وإضافات مفيدة ذات صلة وثيقة بموضوعات وأهداف الاجتماع.

    5-اقتصار الدعوة والحضور في الاجتماع على الأشخاص المعنيين بالقضايا المطروحة للنقاش.

    6-توفير المعلومات والبيانات اللازمة للموضوعات التي يحتويها جدول الاجتماع.

    7-تحقيق أهداف الاجتماع خلال الفترة الزمنية المحددة له.

    8-الخروج بقرارات وخطوات تنفيذية عندما تستدعي الحاجة ذلك.

    مظاهر الاجتماعات غير الفعالة:

    1-غياب الهدف أو الغرض من عقد الاجتماع.

    2-تعقيد القضايا السهلة.

    3-الاستمرار لمدة طويلة.

    4-الكلام والنقاش المطول واستئثار البعض بالكلام والتحدث.

    5-تعطيل القرارات والخطوات التنفيذية.

    6-عدم وجود مقرر للاجتماع.

    متى يصبح الاجتماع ضرورياً ؟

    الجواب في الحالات التالية:

    1-خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه.

    2-وجود مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي.

    3-وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر.

    4-بروز ما يدعو لتغيير الوضع القائم وتطويره.

    5-الرغبة في تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية أو تغيير قناعاتهم واتجاهاتهم نحو أمر ما.

    6-الرغبة في تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع.

    7-التنسيق بين مهام ومسؤوليات أعضاء الاجتماع.

    كيفية إنجاح الاجتماعات:

    النقاط العملية التالية ستساعدك في أن تعقد اجتماعك بصورة أكثر فعالية:

    قبل الاجتماع:

    1- قرر فيم إذا كان الاجتماع ضرورياً.

    v هل من الممكن تحقيق الأهداف بصورة أكثر فعالية من خلالوسيلة أخرى غير وسيلة الاجتماعات.

    2- حدد أهداف الاجتماع:

    v ما تنوي تحقيقه من الاجتماع.

    vالقرارات التي يجب اتخاذها.

    vالخطوات التنفيذية التي يجب اتخاذها.

    3- أعد جدول الأعمال:

    vادخل الموضوعات ذات العلاقة المباشرة بأهداف الاجتماع.

    vحاول أن تقلل من عدد الموضوعات الهامة التي يحتويها كل اجتماع حتى يمكن تناولها بالشمول والعمق الكافي.

    vرتب بنود جدول الأعمال وفقاً لأهميتها بحيث تجيء الموضوعات الأكثر أهمية أولاً.

    vاجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع واحد.

    vحدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال.

    4- اجمع كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمالوحدد النقاط المهمة في حالة كون هذه المعلومات والبيانات كثيرة ومفصلة.

    5- وزع مقدماً، جدول الأعمال والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش.

    6- اقصر على الأفراد الذين لهم علاقة مباشرة بموضوعات الاجتماع.

    أثناء الاجتماع:

    1-وضح الهدف من الاجتماع.

    2-احصر الحاضرين والغائبين عن الاجتماع.

    3-عند البدء في مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال، افتح باب المناقشة باستدعاء إسهامات الأعضاء.

    4-أتح الفرصة للأعضاء الذين يملكون الإضافة والإسهام أن يتحدثوا ويقدموا ما لديهم.

    5-وجه المناقشة بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة. تقيد بالموضوعات المطروحة للنقاش ووجه النقاش إذا ابتعد عن الموضوع أو تطرق إلى تفاصيل غير ضرورية.

    6-لخص ما استمعت إليه من نقاط مهمة، إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر، وذلك لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل.

    7-التزم بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع.

    8-عند الانتهاء من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع، لخص القرارات أو النتائج التي تم التوصل إليها.

    9-لخص ما تم التوصل إليه في نهاية الاجتماع، وإذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لا بد من اتخاذها، حدد من الذي يتخذها، والوقت الكافي لإنجازها.

    10- حدد موعد الاجتماع القادم وهدفه.

    بعد الاجتماع:

    1-أعد محضر الاجتماع ووزعه على الذين حضروا والذين لم يحضروا، يجب أن يكون المحضر بمثابة سجل دقيق لما دار في الاجتماع، وأن يشمل القرارات والتوصيات الصادرة عن الاجتماع وتحديد إسنادات العمل وأسماء الأشخاص الموكل إليهم هذه الإسنادات والمواعيد النهائية لإنجازها. كذلك سجل الموعد والزمن الذي تم تحديده لعقد الاجتماع القادم.

    2-تابع وارصد ما تم إنجازه من أعمال.

    كيف تستفيد من مشاركتك في الاجتماعات التي يعقدها الآخرون وتدعى لها:

    قبل الاجتماع:

    1- اقرأ جدول الأعمال وملخصات الأوراق، وكن متأكداً من فهمك لأهداف الاجتماع وأعط اهتماماً لبنود جدول الأعمال التي عليك بصورة مباشرة.

    2-فكر في القضايا التي يمكن أن تثأر، وخطط للإسهامات التي يمكن أن تقدمها للاجتماع.

    3-اصطحب معك المعلومات والبيانات ذات العلاقة بموضوعات الاجتماع.

    أثناء الاجتماع:

    1- لا حرج عليك أن تجلس بهدوء وأن تنصت لما يقوله الآخرون. تحدث عندما يطلب منك ذلك، أو لتستوضح أمراً، أو عندما تشعر بأن لديك إسهاماً جيداً.

    2- دون ملاحظاتك حول القرارات وإسنادات العمل التنفيذية التي يتم اتخاذها وخاصة تلك المتعلقة بك.

    بعد الاجتماع:

    1- اقرأ محضر الاجتماع، أعط اهتماماً خاصاً للمهام التي تتطلب منك اتخاذ خطوات تنفيذية أو أداء معين من جانبك.

    2-أعد خطة عمل وحدد فيها ما يجب عليك أن تقوم به، وضع جدولاً زمنياً للتنفيذ، ثم تابع مدى تقدم التنفيذ بالمقارنة بالخطة.
    استشارات :
    - الهياكل التنظيمية
    - الوصف الوظيفي
    - اللوائح الداخلية للموارد البشرية
    https://www.facebook.com/Arab.HRM
    https://twitter.com/edara_arabia

  2. الأعضاء الذين قالوا شكراً لـ محمد أحمد إسماعيل على المشاركة المفيدة:

    حجازي (5/9/2012)

موضوعات ذات علاقة
الكتاب رقم 25 - مهارات ادارة الاجتماعات للدكتور محمد عبدالغنى
سلسلة مهارات تطوير الأداء للمؤلف الدكتور محمد عبد الغني حسن هلال الناشر مركز تطوير الأداء والتنمية مهارات إدارة الإجتماعات Meetings Management... (مشاركات: 2)

ادارة الاجتماعات
إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها. وهذا لا يتوقف فقط... (مشاركات: 0)

كتاب ادارة الاجتماعات الفعالة للتحميل
السلام عليكم و رحمة الله و بركاته اضع بين ايديكم هذا الكتاب ارجو التحميل و الاطلاع عليه للاستفادة (مشاركات: 8)

ادارة الاجتماعات
الاجتماعات ، أهميتها للعمل: الاجتماع هو عبارة عن مرحله عمليه أو خطوه من خطوات العمل(المشروع) وربما يكون أولى الخطوات أو حلقه من سلسلة حلقات العمل المجتمعي أو... (مشاركات: 1)

دورة تدريبية – ادارة الاجتماعات والمقابلات – القاهرة
دورة تدريبية – ادارة الاجتماعات والمقابلات – القاهرة مقدم الدورة : أكاديمية السادات للعلوم الادارية – المركز الرئيسي جمهور الدورة : المديرون والرؤساء في... (مشاركات: 1)

أحدث المرفقات