عوامل التغلب على المعوقات

مع كل المعوقات والسلبيات التي تعترض عمل الفريق وتؤدي إلى فشله إلا أن المعرفة الجيدة بهذه المعوقات والأسباب التي تقود غليها ، يؤدي إلى الحد منها والتـالي إمكانية التوصل إلى نتائج أكثر إيجابية لأعمال هذه الفرق ، وعلى الرغم من جميع الخبرات التي نستطيع قرع بابها والاستئناس بها ، إلا أن الدروس المستقاة من النجاح والفشل ، ومن تطوير الفرق ذاتية الإدارة ، ليس قائماً بذاته فقط ، بل ضرباً من الفنون كذلك ، عندما تحاول مواءمة العملية مع موقع بعينه ، ومتطلبات خاصة للعمل وشخصيات متباينة وتواريخ .
وعند تنفيذك لفرق العمل ، أفسح المجال لتأويلات مختلفة ، تجنب إلقاء اللوم ، تحرك حسب ما يحيطك ، نفّذ العمل خطو خطوة ، والاقتراحات والعوامـل التالية سوف تمكّنك من إزالة العقبات ، وتجنّبك الانحراف عن خط سيرك نحو الفرق ، مع العلم أن بعض هذه المقترحات قد تكون سبباً في التغلب على واحد أو أكثر من أسباب فشل فريق العمل ، ومن هذه العوامل :

 التخطيط لأولي .
 تطبيق الخطط .
 الإعداد المادي .
 إيجاد مبررات لإنشاء الفريق .
 كن قدوة لفريق العمل .
 وازن بين التفاؤل والواقع .
 توزيع الأدوار .
 مقاومة السلبيات .

التخطيط الأولي :
عندما تجتمع مع مدرائك لمناقشة مبادرة فرق العمل كن محدداً بشأن المستقبل جرّب الطريقة التالية : أعطهم مهلة (5) دقائق أو نحوها ، ليكتب كل منهم وصف للكيفية التي سيعمل بها القسم الذي يديره على أساس الفرق ، ما الذي سيقوم به فرقه ؟ وكيف سترتبط فرقه وتنسّق مع الفرق في الأقسام الأخرى ؟ ثم اجعل كل مدير يقرأ وصفه للآخرين ، وبعد الانتهاء من ذلك ، تناقش المجموعة التباين في وجهات النظر ؛ مستخدمين ذلك النقاش لتنقيح توقعاتهم حيال تلك المبادرة .
إن سوء التفاهم ، واختلاف وجهات النظر هو النتيجة المترتبة أحياناً في توصيل المعلومات ، فالإدارة قد توفّر القليل من التدريب لموظفيها حول عملهم كفريق : كيفية التواصل ، وعقد الاجتماعات ، وحل المشكلات ، والتعامل مع الخلافات ، وما إلى ذلك . ولكن عند الوصول لمرحلة المهام ، والأدوار الفعلية ، فإما أن يلجأ للمدراء مباشرة لإلقاء المسؤولية ، أو للمراوغة بأسلوب الإرغاء والتراجع ، وقد تقوم فرق العمل بوضع تصور لسير عمل الفريق إلا أن ذلك يحتاج لبعض الخيال ، كما أن توصيل ذلك التصوّر يتم من خلال الكلمات ، والأفعال فقط ، فالتصور بدون خطة عمل واضحة المعالم ، هو ضرب من الهلوسة ، والمدراء الذين يحاولون مشاركة الآخرين في تصوّرهم دون تحديد خطة العمل ، تقل فرص نجاحهم ، وعندها تبدأ الفرق بالتخبّط والسير على هواها .

تطبيق الخطط :
عندما تنتهي من وضع التفاصيل الأولية لمبادرة تأسيس الفريق ، طبّق الخطة على مجموعة من الموظفين ، قبل أن تنفّذها من السهل تشكيل مجموعة تركيز ، أطلب من الموظفين التطوّع بساعة أو اثنتين من وقتهم . يمكنك عقد الاجتماع أثناء فترة الغداء ، مع تقديم الوجبة لهم . تأكد أن المتطوعين يمثلون شريحة متنوعة من مجموعات الموظفين التي ستتأثر بذلك .
اختر شخصاً للتنسيق وآخر لتدوين الملاحظات ، يمكن أن يقوم أي سكرتير بالمهمة الثانية ، ولكن من هو الشخص الأفضل كمنسّق ؟ إنه شخص يستطيع طرح أسئلة محايدة ، يحقق في المسألة دون تهويل ، يوضّح النواحي الغامضة ، ويجيب على التساؤلات. ثم أبعد المدراء واحضر مجموعة التركيز . وبعد الاجتماع ، تأكد من توجيه الشكر لهم ، فربما يكونون قد أنقذوا مؤسستك من كارثة صغيرة !

الإعداد المادي :
جهّز الموارد قبل أن تضع التصوّر ، فليس أسوأ من أن تبدأ مشوارك نحو الفرق ، ثم تفقد القدرة على مواصلة السير في المراحل الأولى ، لأن كثيراً من الكتب ، والمقالات تحدثت عن كون الفرق توفّر الأموال ، وترفع مستوى الجودة ، والإنتاجية ، وتساعد في التخفيف من الطبقات الإدارية ، غير أن غالبيتها أخفقت في تناول البرامج المكلفة اللازمة لذلك . وحيث إنّ معظم تلك التكاليف تأتي في المقدمة ، فلا تتوقع أية فائدة على الفور . وتوقع بالمقابل الكثير من التكاليف ، خصص نسبة من ميزانية العمليات لفعاليات الفريق . وضع في اعتبارك أنه مقابل كل (40) ساعة عمل ، ستذهب ( 4-6) ساعات ما بين تدريبات الفريق ، والاجتماعات ، وتخطيط الإجراءات ، والتطوير الشخصي ذي الصلة ، فإذا لم تكن الرغبة ، والموارد المالية الكافية ، فلا تتورط في مسألة الفرق.
إيجاد مبررات لإنشاء الفريق :
حدد أسباب عمل واضحة تستدعي وجود فرق العمل ، إذ لا يكفي أن تضع خطة ، لا تعدو كونها بعض الأفكار المكتوبة كخطة فريق ، فالفرق تحتاج لنفس القدر من التخطيط ، وتحديد الأهداف ، كما لو كنت بصدد إنشاء مصنع جديد ، وربما أكثر في بعض الحالات ، وهكذا عليك أن تضع خطة عمل ، تحدد فيها لماذا تريد فرق العمل ، وما الذي تتوقع أن تسهم فيه تلك الفرق ، وما هي الأهداف أو الشواهد التي ستستخدمها لتقييم النجاح .

كن قدوة لفريق العمل :
يتحسّر كثير من المدراء لعدم قدرتهم على تشكيل الفرق ، وممارسة العمل الجماعي الذين ينادون به ؛ بسبب القيود التنظيمية . ولكن ذلك يجب أن لا يقلقهم فعلاً ؛ بنفس القدر بالنسبة لحقيقية موقفهم. والحقيقة أنهم يعملون الآن كنموذج . فعندما يجتمع المدراء لساعات ، ويخرجون بالقليل ، أو لاشيء ، فإنهم نموذج لموظفيهم في ذلك . وعندما يمارسون لعبة السياسة ، أو يعبّرون عن اختلافهم بتصرفات سلبية ، عدوانية ، فهم في ذلك أيضاً نموذج لموظفيهم ، فأي نوع من النماذج أنت ، والمدراء لديك ؟ وبإيجاز ، فهنالك سبل مختصرة للتفويض ، غير أن معظمها تعترضها عقبات . والفرق ذاتية الإدارة سوف تزدهر وتنمو ، ولكن فقط عندما يخطط لها المدراء جيداً ، ويشركون كافة الأوساط ذات التأثير ، ويغيّرون من ثقافة المؤسسات ، حاول أن تبحث عن أفضل السبل لتفويض أعمالك وأن تكون نموذجاً يحتذى به لفريق العمل في مؤسستك .

وازن بين التفاؤل والواقع :
إن أفضل طريقة لتفادي الخطأ عند إنشاء الفرق ، هي : الموازنة بين التفاؤل والواقع ، صحيح أنه يجب أن يكون لديك إيمان بالعمل الجماعي ، ولكن يجب أن تفهم أيضاً طبيعة البشر ، يجب أن تكون لديك ثقة بنجاح الفرق في نهاية الأمر ، ولكن يجب أن تدرك أيضاً أن ذلك لن يتم بسرعة ، وأنها قد تكون عادية جداً .
ضاعف منذ البداية من أهمية العمل الجماعي . لا تشرك فقط المدراء المناصرين لهذه الفكرة ، أو من هم مثاليين بصفة عامة ، وازن فريقك الإداري ببعض الأفراد الذين يعمدون عادة لطرح الكثير من الأسئلة ، يسعون لإبراز المشكلات ، وحتى إنّهم يبدون متشككين إزاء الفكرة . فسوف يتوفر لديك بذلك وجهة نظر أكثر توازناً ، وينعكس مثل هذا الاختلاف في نهاية الأمر بما فيه مصلحة الفرق.

توزيع الأدوار :
أخبر الفرق ما الذي تتوقع منهم عمله ، وأثناء قيامك بذلك ، أخبر نفسك أيضاً . عندما لا يحدد المدراء خط السير الذي يجب على الفرق سلوكه نحو الاضطلاع بالمسؤولية ، فإنها غالباً ما تبالغ في تحمسّها لذلك ، مما يوقعها في المتاعب ، ويدفع الإدارة للتراجع ، وسحب المسؤوليات ، والسلطة ، جرّب استخدام " مخطط حدود " يضم عدة دوائر ، تمثل كل منها مدة ( 3-6) شهور ، ناقش ، وحدد بالضبط الفعاليات التي تتوقعها من الفريق خلال الأشهر القليلة الأولى ، ودوّنها في الدائرة الأولى . ثم حدد الفعاليات للدائرة الثانية والتي تليها ، حتى تشمل الفعاليات لمدة سنة ، أو أكثر ؛ والتي تغطي نطاقاً واسعاً من المسؤوليات . يستطيع الفريق بعدها استخدام ذلك المخطط لزيادة مسؤوليات الإدارة الذاتية لديه ، بطريقة تدريجية ومنظّمة . كما انه من الأهمية بمكان كذلك ، تحديد الفعاليات خارج نطاق الفريق . فإذا لم ترغب بأن يتعامل الفريق مع المبيعات ، والتسويق ، والشؤون المالية ، والأفراد ، طلب المواد ، فأوضح ذلك وحدده خارج نطاق فعاليات الفريق .

مقاومة السلبيات :
عند اعتراض أحد أعضاء الفريق على مقترحـات عضو آخر ومحاولـة إبعاده عن النقاش فإن على مدير الفريق تجاهل التعليقات وإعطاء المتحدث قدر أكبر من الوقت ، ولذلك بإمكانك أن تقول :" لقد استمعت لما أردت قوله عن المشروع ، لكنني أرغب أيضاً في الاستماع لما يفكر فيه باقي أعضاء الاجتماع ، فهلا حجبت عنا تعليقاتك لفترة ما ، لنستمع للآخرين". أو " نعم ، أتفق أنه توجد أسباب لعد نجاح هذا العمل ، لكنني مقتنع باحتمالية نجاحه ، لذا أحب الآن أن أستمع إلى أسباب إمكانية نجاح مثل هذا العمل".