[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]


الترتيبات لإستقبال الزائرين تختلف بإختلاف حجم المنشأه وطبيعه العمل فيها. فى المنشأه الصغيره قد لا يكون هناك موظف إستقبال, ويستقبل الزائرين فى مكتب عام. أم فى المنشأه المتوسطه الحجم, يمكن أن يجمع موظف الإستقبال بين الرد على التليفون وإستقبال الزائرين. فى المنشأه كبيره الحجم التى لديها الكثير من الزائرين يكون من الضرورى وجود موظف إستقبال دائم متفرغ للإستقبال فقط.



أهميه الإستقبال :ــ إن الإستقبال هو النقطه الأولى للإتصال بين الزائر و المنشأه. ويؤثر الإنطباع الذى يأخذه الزائر عن موظف الإستقبال على الإنطباع الذى يكونه عن المنشأه ككل سلبا أو إيجابا. لذلك من الضرورى أن تؤثث منطقه الإستقبال و تزين بأسلوب جذاب.

يتلقى الزائر إنطباع فى صالح المنشأه إذا كان المكان نظيف و مرتب و رائحته لطيفه. ويصبح الإنطباع عكس ذلك إذا كان المكان قذر وفى حاله فوضى و رائحته كريهه. ويحدث ذلك لأن الزائر يربط بين حال المكان وبين طريقه تفكير أصحاب المكان و العاملين فيه.


و لا يقل عن أهميه المكان موظف الإستقبال نفسه, الذى هو أول من يلتقى الزائر.




لتكون موظف إستقبال يجب التركيز على الآتى :ــ

  • الميل أو الإتجاه :

إبتسامه لطيفه و سلوك مهذب يروق للزائر أكثر من وجه جامد متجهم. بالإضافه إلى تحيه مهذبه مهتمه أفضل من التحيه العاديه التى تشعر الزائر بعدم أهميته للمنشأه. من المهم أيضا أن توجه إهتمامك لكل زائر على حده . حتى لو جاء الزائرين كمجموعه, لا يجب التعامل معهم ككل. النظر لكل فرد منهم بإبتسامه و تحيه رقيقه شىء ضرورى وواجب على موظف الإستقبال.

  • المظهر :

المظهر الأنيق , دون مبالغه, و النظافه الشخصيه تعتبر من مقومات موظف الإستقبال. إنبعاث أى رائحه كريهه من الموظف يثير إشمئزاز الزائر و من منتجاتها خصوصا إذا كانت مواد غذائيه.

  • التحدث :

الحديث الواضح فى الوظيفه التى تحتاج للحوار مع العميل وجها لوجه أو عبر التليفون تعتبر من أساسيات الوظيفه. الحديث يجب أن يكون واضح و معتدل السرعه , و الأهم واضح و مسموع جيدا دون إرتفاع مبالغ فيه. هذه الأسلوب يشعر الحديث بأهميته و إحترامك له.

  • المجامله :

وهذه صفه ضروريه و مطلوبه طول الوقت, لأن على موظف الإستقبال الإشراف على راحه العميل , إزاله كل ما يضايقه.

  • المعرفه :

يجب على موظف الإستقبال أن يكون على علم تام بالمنشأه و منتجاتها و الخدمات التى تقدمها وطرق تقديمها, حتى يكون قادرا على الرد على أى إستفسار من الزائر. معرفه مسئوليات كل موظف فى المنشأه مطلوبه لتوجيه الزائر للشخص المختص و القسم المطلوب. إن أسوأ الأشياء أن لا تعرف كيف توجه الزائر للوجهه الصحيحه لتلبيه إحتياجاته.

  • اللغه :

إجاده لغه أجنبيه أو أكثر تساعد العاملين فى الإستقبال على التغلب على عائق اللغه مع العميل مما يفيد المنشأه. كم يمكن الموظف على التفاهم مع الضيف الأجنبى و الرد على إستفساراته, وتحويله للمختص. كما يجب على موظف الإستقبال إجاده لغته الأم, لإستخدامها بشكل صحيح و إستخدام الألفاظ الصحيحه لكل موقف حتى لا يساء فهمها وتخلق مشكله مع الضيف و تخسره.