الموضوع: متى استخدم الاستبيان وكيف يمكنني اعداده

وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته
الاستبيان من أكثر الوسائل استخداما في مجالنا للحصول على المعلومات والبيانات عن العاملين. لعدد من الاسباب أهمها أن الاستبيان أكث الوسائل اقتصادية أي أنه غير مكلف اطلاقا مقارنة بوسائل اخرى. كذلك هو وسيلة مرنة يمكن ارسالها للعاملين في مناطق جغرافية مختلفة ولا يتطلب حضورا لمقر معين. وايضا يوفر السرية المطلوبة لاجابات العاملين مما يشجعهم للادلاء بأرائهم دون خوف واسئلة الاستبيان يتم صياغتها بصورة مقننة مما يوفر نتائج منضبطة الى حد كبير
مبررات استخدام الاستبيان :
لابد من تحديد الهدف من استخدام الاستبيان قبل كل شيء والتأكد من ان الاستبيان هو افضل الوسائل لهذا الهدف ولا يتم ذلك الا بمعرفتك بمميزات كل وسائل جمع البيانات الأخر كالمقابلة والاستقصاء وجلسات الحوار والعصف الذهني ...الخ
فإذا ما حددت أن الاستبيان هو افضل الوسائل لهذه المشكلة التي تعانيها يمكنك استخدام عدد من الاستبيانات المتوفرة بالفعل أو اعداد استبيان خاص بك يتناول مشكلة معينة داخل الشركة.
أهداف الاستبيان :
لابد من اعداد قائمة بالاهداف الخاصة التي سوف تحققها البيانات التي حصل عليها من الاستبيان ومن ثم البدء في اختيار احد البديلين : هل ساستخدم استبيان متوفر بالفعل أو يجب اعداده بشكل خاص
فاذا ما توفرت لديك ااستبيانات المعدة جيدا ننصحك باستخدامها وهناك عدد من الاستبيانات التي يمكنك تنزيلها من المنتدى الفرعي النماذج وأدوات العمل
وفي حالة حاجتك الى اعداد استبيان خاص فهذا ما سنوضح لك كيف تقوم به :
كتابة اسئلة وعبارات الاستبيان :
لابد من توفر عدد من الخصائص في اسئلة الاستبيان وهي :
1.وضوح العبارات :
العبارات واضحو وتقدم معنى محدد ويفسرها جميع من يقرأها بمعنى واحد وفي حالة تعدد المستويات التعليمية للعاملين المقدم لهم الاستقصاء يجب استخدام العبارات والالفاظ التي يتفهمها اقل المستويات التعليمية المشاركة.
ولا تفترض أن القارئ سيفهم العبارات كما تريد ولا يجب أن يكون السؤال عاما أكثر من اللازم فيحتمل أكثر من تفسير
2.تجنب استخدام العبارة أو الاسئلة المزدوجة :
اجعل لكل سؤال او عبارة فكرة واحدة فقط فالاسئلة والعبارات التي تيحتوي على اكثر من فكرة تسبب الارتباك للعاملين.
3.يجب أن تكون الاسئلة بمستوى المستجيبين:
حتى تحصل على معلومات وبيانات موثوقة يجب أن تكون الاسئلة بمسوى المستجيبين فلا تطلب من العاملين مثلا تذكر بيانات لأحداث مضت منذ فترة كبيرة لأن هذا لن يعطيك بيانات صادقة بنسبة كبيرة
4.يجب أن تكون الاسئلة متعلقة بالموضوع وهامة للعاملين:
لن يعطيك العاملين الاهتمام الكافي في الاجابة على اسئلة الاستبيان ما لم تكون الاسئلة مرتبطة بالموضوع وتمثل أهمية ما لديهم
5.استخدام الاسئلة البسيطة وابعد عن الاسئلة المعقدة
6.لا تستخدم العبارات المنفية
7.تجنب المصطلحات التي توحي بإجابات معينة

الصوة المثلي لاستبيان الجيد :
1.العوامل التالية تجعل الاستبيان في صورته المثلى لذلك يجب الالتزام بها وهي :
2.خلو الاستبيان من الاخطاء اللغوية
3.وضوح الطباعة سهولة القراءة
4.التعليمات التي ترد في بداية الاستبيان يجب أن تكون مختصرة ومفهومة
5.عدم ازدحام الصفحات بالاسئلة
6.ارتك المساحات الفارغة الكافية للاجابة
7.عدد الاسئلة في الاستبيان يجب أن يكون معقولاً لأن زيادة الاسئلة عن الحد المعقول سيسبب الملل للعاملين وبالتالي لن يعطوك الإجابات الدقيقة
8.اجعل تتابع الاسئلة منطقياً
9.ضع الاسئلة الهامة في بداية الاستبيان
10.رقم الاسئلة والصفحات

أنواع الاسئلة المستخدمة في الاستبيان :
هناك نوعين لاسئلة التي تستخدم في الاستبيان :
الاسئلة المفتوحة : التي تعطي العاملين الحرية في الاجابة دون اقتراح اجابات معينة للاختيار من بينها
الاسئلة المقيدة : التي تقدم للعاملين اجابات مقترحة للاجابة من بينها

وننصحك باسخدام الاستبيانات الجاهزة اذا كانت المشكلة التي ستبحثها عاجلة إما إذا لم تكن عاجلة درب نفسك على صياغة الاستبيان حتى تتمكن من ذلك
وفقك الله تعالى لما تحب وترضي

كيف أحصل على إستبيان جاهز عن تقييم الأداء لموظف خلال فترة التجربة