الموضوع: التنظيم الرسمى

وينشأ التنظيم الرسمي مع نشأة المنظمة، ويركز على العلاقات الرسمية التي تحكم علاقات العاملين فيها، ويتم بموجبه إيجاد هيكل تنظيمي ووسائل اتصال بين مستويات المنظمة المختلفة مع توضيح لقواعد العمل فيها، وتقسمي العمال وتوزيع الاختصاصات بين العالمين داخل المستويات الإدارية المختلفة، وتحديد السلطات والمسؤوليات لكل منهم، وعلى هذا فإن التنظيم الرسمي يقوم على الأسس التالية :
1 ـ مجموعة من القواعد والنظمة القانونية المكتوبة التي تحكم التصرفات والنشاطات داخل المنظمة والتي تعتبر ملزمة لجميع الأفراد .
2 ـ وجود مجموعة من المبادئ الإدارية التي تحكم التنظيم الرسمي [وحدة المر ـ السلطة والمسؤولية .. إلخ].
3 ـ يأخذ التنظيم شكلاً هرميًا [Hierarchy] حيث تتجمع كل السلطات والمسؤوليات في شخص واحد، هو رئيس المنظمة أو مديرها أو الوزير المختص .
المستويات الإدارية في النظيم الرسمي :
1 ـ الإدارية العليا : يمثل هذا النوع قمة المستوى الإداري في التنظيم حيث تتركز فيه جميع السلطات والصلاحيات، كما تمارس فيه أهم الوظائف الإدارية، ويعتبر هذا المستوى المسؤول أمام الجهات الأخرى حول الخدمات التي يقدمها جهازه .
2 ـ الإدارة الوسطى : يمثل هذا المستوى حلقة الوصل بين الإدارة العليا والإدارة التنفيذية، فهو بمثابة الجسر الذي تعبر بواسطته جميع النشاطات داخل الجهادز الإداري، ويضم هذا المستوى مدير الإدارات ومساعديهم .
3 ـ الإدارة التنفيذية :
يمثل هذا المستوى قاعدة الهرم الإداري ويشتمل على الوظائف التنفيذية والإشرافية في الجهاز الإداري .
بناء الهيكل التنظيم :
1 ـ تحديد الأهداف التفصيلية أو التشغيلية التي يريد التنظيم تحقيقها تمهيدًا لتحديد الهيكل الملائم لهذه الأهداف، فهي إذن الخطوة الأولى في عملية رسم البناء المناسب .
2 ـ تحديد أوجه النشاط اللازمة للوصول غلى الأهداف المنشورة .
3 ـ تجميع النشاطات في شكل وظائف، ووضع وصف متكامل لكل وظيفة .
4 ـ تجميع النشاطات والوظائف في شكل تقسميات إدارية.
5 ـ تحديد العلاقات بين الأقسام داخل كل إدارة، وعلاقة هذه الإدارة بالإدارات الأخرى .
6 ـ وضع خرطية تنظيمية، ودليل تنظيمي يتضمن الإدارات والأقسام والوظائف، واختصاصات كل منها والعلاقات بينها .