تابع (2) حل المشكلات الإدارية بطريقة إبداعية - ( إيجــاد المشــــكـلة )
تحدثنا سابعاً عن مقدمة لحل المشكلات الإدارية وقلنا انه يوجد ثلاثة مراحل لحل المشكلات بطريقة إبداعية وسمينا هذه المراحل بالخطوات الثمانية الإستراتيجية لحل المشكلات 0 وسوف أقوم بالتذكير بها مره أخرى : -
(1) إيجاد المشكلات (2) إيجاد الحقائق (3) تعريف المشكلة (4) إيجاد الأفكار
(5) التقييم والانتقاء (6) الخطـــة (7) القبـــــول (8) الفعـــل
وقمنا بالتعرف على كل خطوة من هذه الخطوات خلال تعريف واضح ومعنى بسيط وألان سوف يتم التحدث بالتفصيل عن كل خطوة .
ولكن أتمنى وانصح كل من يقرأ هذا الموضوع لأول مرة الرجوع إلى الموضوعين السابقين في المنتدى .. لان الموضوع متسلسل ومتصل وحتى تكون الفائدة مكتملة وواضحة .
(1) إيجــاد المشــــكـلات Problem Finding
الكثير من الموظفين يهدرون الكثير من الوقت لأنهم يفترضون افتراضات عديدة بدون أن يفهموا معناها ، فالموظف ( طبعاً هنا الحديث عن الموظف المبدع ) عليه أن يبحث عن الحقائق في مكانها الصحيح وأن يكمل عملية البحث قبل القفز إلى مكان أخر .
وبما أننا بصدد الحديث عن المشكلة فيجب أولاً توضيح ابرز التعبيرات السلبية والايجابية لكلمة مشكلة .
الكلمات السلبية ( لكلمة مشكلة )
أزمة - كارثة - عنق الزجاجة - حواجز مانعة - متاعب واضطرابات - خوف - انحراف ....... الخ .
الإدراك السلبي لكلمة مشكلة أو إحدى معانيها الموضحة أعلاه يجعلنا نتجنب المشكلات ولا نبحث عنها بإرادتنا ، أو نماطل على الأقل في التعامل معها ، كما أن الإدراك السلبي يجعلنا نبحث عن الحقائق من منظور سلبي وهذا يؤدي إلى تحليل وتحديد قاصر للمشكلة .
فنحن دائما في انتظار المشكلة التي ستظهر يوما ما وتهدد أمننا .
الكلمات الايجابية ( لكلمة مشكلة )
فرص - رغبات - تحديات - أهداف - أماني ........... الخ .
الموظف الذي يوسع أفاقة وتفكيره مع شيء من الخيال والعقل المتفتح يستطيع تحويل السلبيات إلى ايجابيات ، فالتفكير الايجابي يجعلنا أكثر قدرة على تحديد المشكلة بطريقة فعالة ومبتكرة .
فكلمة أزمة مثلا معناها من شقين في الصينية ( الخطر - الفرصة ) وهذا يعني أن هناك دائما جانب ايجابي وجانب سلبي لأي موقف نواجهه ، لذا علينا أن نفكر دائما في الفرص عندما تواجهنا المشكلات . تفكير مبدع
ونتذكر ... أن لم تبدأ بداية سليمة فان الرجاء قليل في نهاية سليمة .
إذن علينا أولا إيجاد المشكلة كي نستطيع حلها ، وبإمكانك أن تصبح ماهراً في ذلك عن طرق تنمي قدراتك في استشعار المشكلات وفي تحري الفرص تماما كما تنمي أي مهارة أخرى لديك ، وهنا تأتي خطوات تحديد المشكلات التنظيمية وبالإجابة طبعاً من قبلك على بعض الأسئلة سوف يتم تحديد المشكلات بدقة .
v استشعار الحاضر Sensing the Present
(1) ما أهم الشكاوي والصعوبات التي يشكو منها عملاؤك ؟
(2) ما هي الفرص التي يفتقدها عملاؤك ؟
(3) من هم عملاؤك المرتقبين الذين يمكن مساعدتهم إذا عرفتهم ؟
(4) ما هي المشكلات الصغيرة التي يمكن أن تتحول إلى مشكلات كبيرة داخل
إدارتك أو منظمتك ؟
(5) ما هي الحواجز التي تعوق الاتصال داخل منظمتك ؟
(6) كيف تستطيع تحسين الجودة ؟
(7) ما هي أهم وأصعب المشكلات التي تواجه الموظفين ؟
(8) ما هي الأهداف التي فشلت في تحقيقها عاما بعد عام ؟
(9) ما هو الشيء الذي يحتمل أن يسبب أزمة في المستقبل ؟
(10) ما هي القضايا التي تعتقد أن الناس يتخوفون من التعامل معها ؟
(11) ما الذي يصعب عملية التخطيط ؟
(12) ما هي المشكلات التي واجهتها منظمات أخرى وتريد أن تتجنبها ؟
(13) ما هي الأفكار التي أتى بها المنافسون وتستطيع منظمتك أن تطوعها
لصالحها ؟
v توقع المستقبل Anticipating the Future
(1) ما هي التغيرات والقضايا والمشكلات والفرص التي تتوقع حدوها في المستقبل القريب ؟
(2) مع ازدياد احتياج منظمتك للمعلومات ، ما هي المشكلات التي تتوقع تفجرها ؟
(3) من الذي سيشعر بالتهديد أو الخطر بسبب فكرة تبادل المعلومات داخل المنظمة ؟
(4) ما هو التدريب الذي سيحتاجه العاملين لمواجهة التحديات خلال العامين المقبلين ؟
(5) ما هي المعلومات التي تسهل عليك عملك ؟
(6) ما هي احتياجات العملاء التي سوف تزداد في السنوات الثلاث المقبلة ؟
(7) ما هي اكبر وأضخم التحديات التي ستواجه عملاءك خلال السنوات الثلاث القادمة وفي خمس سنوات .... ؟
(8) ما الذي تحب أن تراه يتحقق خلال السنوات الثلاث القادمة ؟
(9) ما هي الضغوط الجديدة التي سوف تتعرض لها من عملائك، من المجتمع ، من رجال السياسة ووسائل الأعلام ؟
(10) ما الذي قد يسبب ترك موظفيك المتميزين العمل ؟
v خطوات تحديد المشكلات الشخصية Personal Problem Finding
(1) ما هي المخاطر والاضطرابات التي تواجهها حالياً ؟
(2) ما هي المخاطر والاضطرابات والأمور المقلقة التي قد تواجهها مستقبلاً
(3) ما هي التغيرات التي تشعر بأنك تريد إجرائها ؟
(4) مع من تريد أن تحسن علاقتك ؟
(5) ما الذي يجعلك سعيداً أو فخوراً ؟
(6) ما الذي يجعلك تشعر بالقلق ؟
(7) ما الشيء الذي يسبب في مضايقتك مؤخراً ؟
(8) ما الشيء الذي تريد أن تعرف عنه الكثير ؟
(9) ما هي أهدافك التي ما تزالت في فترة السكون والراحة ؟
يجب تكرار هذه الأسئلة دائما في داخلك حتى تصبح كالروتين اليومي ، وأفضل وقت تسأل نفس فيه هو عندما تكون الأمور كلها على ما يرام وكل شيء يسير في طريقه الطبيعي ، وتأكد أن الشيء الذي يميزك ويميز منظمتك عن المنظمات الأخرى هو قدراتك على الإبداع والابتكار الدائم والمستمر ورفضك الدائم لان تقبل الوضع الراهن كما هو .
سوف نتحدث لاحقا إن شاء الله عن إيجاد الحقيقة Fact Finding .
الله من وراء القصد والفائدة للجميع .. وتقبلوا تحياتي .
رد مع اقتباس
