الموضوع: تابع (4) حل المشكلات الإدارية بطريقة إبداعية - ( الإستراتيجية الثالثة تحديد المشكلة )

تابع (4) حل المشكلات الإدارية بطريقة إبداعية - ( الإستراتيجية الثالثة تحديد المشكلة )

التأخير مسموع في حالة الشرح الطويل والمفصل ومثل ما بدأنا الإستراتيجية الأولى سوف نكمل باقي الاستراتيجيات إن شاء الله ..( نأمل الاهتمام بهذه الإستراتيجية لأنها أهم إستراتيجية من الاستراتيجيات الثمانية وهي تربط ما سبق بما سيأتي لاحقا ....
ومن خلل الشرح سوف يتبين لك ذلك ) .

تحدثنا سابعاً عن الخطوات الثمانية الإستراتيجية لحل المشكلات . وسوف أقوم بالتذكير بها مره أخرى : -
(1) إيجاد المشكلات (2) إيجاد الحقائق (3) تعريف المشكلة (4) إيجاد الأفكار
(5) التقييم والانتقاء (6) الخطـــة (7) القبـــــول (8) الفعـــل
وتعرفنا على الخطوة الأولى إيجــاد المشكلـــــة والخطوة الثانية إيجـاد الحقيقــــــــة والآن سوف يتم شرح الخطوة الثالثة من استراتيجيات حل المشكلات بطريقة مبدعة وهي :

(3)تحديـــــد المشكلــــــة Problem Definition
منتج رائع وعظيم ولا يوجد له منافس ولكن ..................... أين التسويق ؟؟ إذا عرفت المشكلة بشكل صحيح ومحدد فالحلول سوف تأتي تلقائياً .
تقوم الموظف باستخدام أهم الحقائق التي توصل إليها من خلال تعريف منطقي ومناسب للمشكلة ، ومن النادر أن تجد مشكلة أحادية المنظور بمعنى أن كل مشكلة تتكون من مجموعة تحديات مختلفة والمرتبطة بعضها ببعض ، والمهم في هذه المرحلة أن تستخدم مهاراتك الإبداعية في تحديد أهم التحديات المثمرة .
كما أن إيجاد الحقائق هو الجسر الذي يربط بين الموقف غير الواضح وتحديد المشكلة جيداً فإن تحديد المشكلة هو الجسر الذي يربط بين إيجاد الحقائق والحلول

تمعن معي في هذه الأسئلة ؟؟
ý كيف لنا أن .......... ؟ How Might We
ý إننا لا نستطيع ....... الآن ؟؟ We Can't Because
ý إننا ليست لدينا أية ... أخرى !! We don't have any others
ý إنها تكلفنا الكثير .......... $$ It would cost too much
ý إنها غير مدرجة في قائمة قوائمنا %% It not on our list
ý إننا لا نؤديها بهذه الطريقة هناWe don't do it that way here !!
طبعاً هنا سوف نقوم بشرح هذه الأسئلة لأنها لب الموضوع .
ü كيف لنا أن .......... ؟
المهم في هذه المرحلة صياغة المشكلة في صورة تحدي ، كما أن عبارة كيف لنا أن نفعل .......... ؟ تعتبر من أهم وأقوى العبارات المستخدمة في هذه العملية بجميع خطواتها ذلك أن أي حقيقة تتوصل إليها يجب أن تتحول إلى تحدي ايجابي يبدأ بهذه العبارة .. وللأسف نجد اغلب الأفراد والمنظمات تنظر إلى الحقائق على أنها عقبات تعترض طريقها وحديثهم يكون لا نستطيع الآن ... ! ولكي تحقق التميز والتفرد وتفرق نفسك عن هؤلاء عليك أن تضع عبارة " كيف لنا أن نفعل" بدلا من عبارة " إننا لا نستطيع .. الآن ... "
والحقيقة أن هذا هو المفتاح الذي تستطيع به أن تحدث تغييراً ذو قيمة وان توجه الإبداع في حياتك وفي منظمتك .

ü إننا لا نستطيع ....... الآن ؟؟
تقول إحدى الدراسات أن التفكير السلبي هو القاتل الأول للأفكار الجيدة ، فيجب تحويل كل هذه الأفكار إلى أفكار ايجابية ... هذا هو أنت ودورك .. والكلام هنا إلى المبدع ، فكثر من الموظفين الذين تميل أفكارهم إلى السلبية بسبب إيجاد الراحة وعدم الخوض في المجهول والإبداع والمغامرة . ودورك هنا استخدام عبارات محفزة ودافعية على إيجاد الحلول بتحويل تلك الأفكار السلبية إلى أفكار ايجابية وإيجاد مخارج أخرى ... نعم نستطيع ذلك بي ............... .

ü إننا ليست لدينا أية ... أخرى !!
في إحدى الدورات شاهد المدرب أن أسماء المشاركين التي تلصق على ملابسهم تسقط ، فسأل المسئول عن ذلك فأجابه أن الإشارات دائما تسقط وان المحل الذي نشتري منه ليس لديه أنواع أخرى ولا يوجد محل أخر قريب .. وهنا انحصر تفكير المسئول في شراء هذه الإشارات من هذا المحل .. ولكن التحدي الحقيقي كان من المفترض صياغته كالتالي كيف لي أن أجد إشارات تلتصق جيداً .
لذا تنحصر أمور الموظفين بشكل خاص والناس بشكل عام على أمور محدد وأماكن محدد .. فيجب علينا توسيع أفاقنا والخروج خارج الصندوق وإيجاد عدة طرق وحلول وعدم الشك بقدراتنا وطاقاتنا .. هنا يكمن الإبداع .

ü إنها تكلفنا الكثير .......... $$
كم مرة سمعنا من يقترح فكرة جديدة ويفاجأ بمن يقتلها في مهدها بقوله أن هذه الفكرة تكلفنا الكثير ... وأرى أن مهاراتك الواجب استخدامها في هذا الموقف هو أن تحيل هذه الجملة القاتلة إلى فرصة ايجابية للاستفادة بالفكرة وتقليل حجم القلق الناتج عنها ، ومثال ذلك صياغة عبارات في صورة تحديات مثل : كيف نستطيع تقليل التكلفة ؟ كيف نجد بديلاً أكثر بساطة وأقل تكلفة ؟ كيف نحصل على الموافقة بالرغم من تكلفتها المرتفعة ؟ .
هذا معناه أن الأفكار الجيدة لا يجب أن تحطمها العبارات القاتلة من اجل ضمان استمرار عمليات الإبداع .

ü إنها غير مدرجة في قائمة قوائمنا %%
كثير ما نسمع من الموظفين مقولة أن سياسة الشركة لا تسمح بذلك أو هذه الشركة أو العميل غير مدرجة في أجندة الأعمال .. القوانين لا تسمح هذا هو تفكير موظف عادي لا يريد الإبداع وحل المشكلات إلا عن طريق لوائح وسياسات الشركة ( هنا تأتي المركزية)
.. ولكن على العكس تحتاج الشركات إلى استخدام الأفكار المبدعة مثل :
كيف استخدم قوانين الشركة في خدمة عملائها ؟
كيف لي أن أتخطى حاجز اللوائح والإجراءات لأساعد العملاء على تحقيق ما يريدون ؟
هذا هو التفكير الذي يجعل العملاء يعودون إلى الشركة مرات ومرات ... !!

ü إننا لا نؤديها بهذه الطريقة هنا !!
فندق الإيجار بالأسبوع فقط ...........
حدث أن احد رجال الأعمال استأجر جناح في فندق لمدة أسبوع وقبل انتهاء المدة بيوم سأل الموظف المسئول عن إمكانية مد الحجز لمدة يوم واحد .. فكانت الإجابة سريعة واضحة وموجزة : أسف نحن لا نؤجر بهذه الطريقة هنا .
علما أن حجز الأماكن غير كامل ، والحقيقة الهامة الوحيدة في ذهن هذا الموظف هي سياسة الشركة أن تؤجر الجناح من السبت إلى السبت ولكن غاب عن ذهن الموظف حقيقتين ...
الأولى : أن العميل على استعداد أن يدفع إيجار الأيام الإضافية .
الثانية : أن نصف الأماكن في الفندق خالية بالفعل .
وهنا يتضح إدراك الموظف بأن يسأل نفسه الأسئلة التالية :
كيف أشجع العملاء على البقاء لمدة يوم أخر ؟
كيف لي أن اعرف الضيوف الذين سيصلون بعد ميعاد حجزهم بيوم ؟
كيف يمكن أن أجد غرفة لهذا العميل ؟
كيف استطيع مساعدة هذا العميل وأجعله يفكر في العودة إلينا ؟
أن عملية التفكير المبدع قد تعثرت عندما اصطدمت بلوائح الشركة ثم توقفت عندها الإبداعات ، بالرغم من أن لوائح الشركة وقوانينها يجب أن تكون هي الباعث على عمليات الإبداع وليست المسؤولية عن إنهائها .

لكي تستخدم عمليات الإبداع الاستخدام الأمثل عليك أن توسع أفاقك وأن تزيد من نطاق رؤيتك والتوصل إلى أدق تعريف للمشكلة ، أما الطريقة الأخرى فهي التعامل مع التحديات باستخدام تحليل لماذا ؟ ما الذي يمنع ؟ ويعني أن تسأل هذان السؤالين أمام كل تحدي يواجهك . لماذا يحدث ذلك ؟ وما الذي يمنعنا من الحل ؟ هذا التحليل قد يأتي بمفاجآت واكتشافات جديدة عن المشكلة وإبعادها كما انه يعتمد على مهاراتك أولاً في توجيه هذين السؤالين وثانياً في استخدام عملية بسيطةتتكون من ثلاث خطوات : -
v اسأل هذين السؤالين لماذا ؟ وما الذي يعوقنا ؟ بالنسبة لكل تحدي يواجهك.
v اجب عن السؤالين إجابة محددة ودقيقة وكاملة في نفس الوقت .
v في ضوء الإجابة ..... اكتشف تحديات جديدة باستخدام كيف لي أن .... ؟

ويعتبر تحليل ( لماذا؟ ) وما الذي يعوقنا ؟ من أهم أدوات التخطيط الاستراتيجي لأنه باستخدام هذا التحليل تستطيع أن توضح مدى ارتباط الأهداف الإستراتيجية للشركة بما يجري فيها من عمليات وبرامج على نحو يومي .
عادة ما تجد الشركات صعوبة في تنفيذ عملية التخطيط الاستراتيجي ، كما ينظر إليها الموظفون على أنها مهمة ثقيلة يقومون بها حتى توضع فوق الأرفف ويتم عرضها حين يسأل عنها ، ونادراً ما تستخدم في تحقيق الهدف الذي وضعت من اجله وهو توجيه الأنشطة اليومية للشركة ، أيضا فيما يتعلق بمصطلحات التخطيط الاستراتيجي نجد ان لكل فرد التعريفات والمسميات التي يعتقد انها صحيحة .
فما هي المهمة الرسالة ( Mission ) ؟
وما الفرق بين الهدفGoal والرؤية المستقبلية Vision ؟
ما الهدف قصير المدى ؟ Short Term Objectiveوالهدف بعيد المدى

Long Term Objectiveوأيهما أهم ؟
وما الفرق بين البرنامجProgramوالتكتيكTactic ؟
وهل الإستراتيجية هي الشيء الذي يدخل الأهداف حيز التنفيذ ويحيلها إلى واقع
أم أن مفهوم الإستراتيجية أعمق من ذلك وبذلك يضيع نصف وقت العمل في هذه القضايا الاصطلاحية .
ولا يهم ماذا تسمى هذه الأشياء لان هذا موضوع يطول شرحه والمهم لدينا في هذا الموضوع هو توضيح التحديات التي تواجهك وما الذي سنفعله فيما بعد والطريفة التي تفعله بها ، والاهم من ذلك كله هو أن الخطة الإستراتيجية الناتجة عن تحليل المشاكل وإيجاد الحقائق سوف تحدد المشكلة وتكون أشبه بخارطة الطريق الواضحة والحية التي يشعر كل فرد بأنه يفهمها بل يمتلكها ، كما انه يمكن مراجعتها وتعديلها باستمرار أثناء اتخاذ خطوات التنفيذ .
مشكلتي هي مشكلتنا جميعا .. اجعل تحليل لماذا .. وما الذي يعوقنا .. بسيطاً
أثناء الخطوات الثلاث لتحليل لماذا ؟ ما الذي يعوق ؟ عليك أن تحتفظ بإجابات هذين السؤالين بسيطة ومحددة ومكملة ، وذلك لان الإجابات المعقدة أو غير المكتملة أو الغامضة سوف تؤدي إلى تحديات مبهمة وغير محددة تجعلك تدور في حلقة مفرغة وتصبح المشكلة مشكلتنا جميعا .
فمثلا إذا أجبت إجابة مثل ( روح المعنوية منخفضة ) على سؤال ما الذي يمنعنا من تقليل عيوب منتجاتنا ؟ فإنك بذلك تجيب إجابة غامضة وغير مكتملة وإذا كان القصد من إجابتك هو أن الأفراد لا يعطون اهتماماً للجودة فإن التحدي الناتج عن ذلك هو ( كيف نجعل الموظفين يعطون اهتماماً اكبر لجودة المنتجات ؟ وهو أوضح بكثير من التحدي الذي يقول ( كيف نرفع الروح المعنوية للعاملين ) . وبالمثل إذا كانت إجابتك ( أن الروح المعنوية منخفضة ) إجابة للسؤال ( لماذا نريد تقليل عيوب المنتجات )؟ فربما يكون ما تقصده هو أن الموظفين سيشعرون أنهم أفضل ويقبلون على أعمالهم ، وهكذا يصبح التحدي ( كيف لنا أن نساعد الموظفين على أن يكونوا أفضل تجاه أعمالهم ) ؟ ومن كل ما سبق يتبين أن الاحتفاظ بالإجابات مبسطة ومحددة ومكتملة يعطيك رسماً توضيحيا منطقياً يتضمن تحديات ذات معنى كما يمنعك ذلك من الدوران في حلقة مفرغة ( مشكلة الجميع ليست مشكلتي ) .
بعد هذا الحديث المفصل هناك سؤالاً يطرح نفسه وهو
هل هناك حدود لحجم خريطة تحديد المشكلة وتعريفها والناتجة عن تحليل لماذا؟ وما الذي يعوق .. ؟ والإجابة تقول أن هذا الحجم يتحكم فيه ثلاثة عوامل :
العامل الأول : هو أن توسيع نطاق المشكلة أكثر من اللازم قد يؤدي إلى إجابات غير محددة ومستحيل الإجابة عنها إجابة دقيقة وذلك مثل السؤال التالي ( كيف استطيع أن احصل على السعادة وعلى نعم هذه الحياة ؟
العامل الثاني : هو الاتجاه الأخر بمعنى أن التضييق المستمر لنطاق المشكلة يجعلك تصل في النهاية إلى السبب الوحيد الذي يعرقل جهودك في الحل وبالتالي تستطيع التغلب عليه .
العامل الثالث : فهو يجب أن تقضي عدداً من الساعات في حل مشكلة محددة ، وعند نقطة أيضا محددة عليك أن تقرر إذا ما كنت قد حددت المشكلة التحديد الكافي وعليك أن تبدأ في تنفيذ الحل .
وإذا حددت المشكلة وحددت إبعادها فان ابتكار الحلول يصبح امرأ سهلاً ، ربما يكون أقوى مراحل الاستراتيجيات الثمانية وأكثرها تأثيراً هو الجزء الخاص بإعادة تعريف وتحديد المشكلة وقبل التوصل إلى الحل النهائي وفي العديد من المنظمات تخيف هذه الخطوة معظم الأفراد خاصة هؤلاء الذين يفضلون استقرار الأوضاع ولا يرحبون بالتغيير ، كما أن ذلك قد يتعارض أحيانا مع ما تعلمناه فالكثير منا قد تعلم أن المشكلات تأتي إلينا محددة ومعروفة والمطلوب منا فقط هو تقديم الحل أي أنه أمر مسلم به . أيضا ليس عليك فقط أن تهتم بحل المشكلات التي يحددها رئيسك في العمل ولكن عليك أن تبحث عن فرص ومشكلات من تفكيرك أنت ، كما انه عليك أن تعيد تحديد أهداف الشركة وخططها المستقبلية ثم بعد ذلك بيع أفكارك للآخرين .
وحتى لو كنت مديراً تمتلك بذهنك حلاً لإحدى المشكلات فعليك ألا تظهر ذلك ، ولكن شجع الموظفين على التفكير وعلى تحديد المشكلة والبحث عن حلول باستخدام أفكارهم ومفرد اتهم وبذلك تضمن عدم انحيازك للحل الذي أتيت به وعدم تأثيرك على إبداعات الآخرين ، كما أن ذلك يعتبر وسيلة جيدة وناجحة في خلق شعور بالالتزام تجاه حل المشكلات لدى الموظفين 0
وقبل النهاية نعود ونؤكد أن تحليل لماذا ؟ وما الذي يعوق ؟ يعتبر أداة هامة من أدوات التخطيط الاستراتيجي ، وانه يضع الرابط بين أهداف الشركة وبين عملياتها ، كما انه يساعد الموظفين على فهم كيف أن عملهم الجيد يسهم في رسم ملامح المنظمة ، وأيضا يساعد المجموعات المسئولة عن البحث والتطوير على أن يحددوا أي الأهداف التي عليهم أن يتبعوها .
النتائج والخلاصة مما ذكر أعلاه :

v تعريف المشكلة هو الجسر الذي يصل بين إيجاد الحقائق وإيجاد الحلول .

v الإبداع أمر مطلوب وحتمي لتحديد أهم التحديات والمشكلات استناداً على أهم الحقائق .

v أنظر للمشكلات على أنها تحديات والسؤال الذي يبدأ بـ " كيف لنا أن ... ؟ أهم سؤال في عملية الإبداع في حل المشكلات ، على العكس من العبارات التي تبدأ بـ " إننا لا نستطيع الآن ....... " .

v أن نبدأ السؤال بـ لماذا ؟ وما الذي يعوق الاستمرار ؟ تساعدك في بلورة المشكلة وصياغتها صياغة دقيقة وهنا تظهر الحاجة إلى عملية تتكون من ثلاث خطوات ......
(1) أن تسأل لماذا أو ما الذي يعوق التحدي ؟
(2) وضع الإجابة في صياغة مبسطة ومكتملة .
(3) خلق تحدياً جديداً بناء على هذه الإجابة وتكرار طرح هذه الأسئلة
عادة ما يزيد من نطاق المشكلة أو يحدد النظرة إليها تحديداً مفيداً .

v تجميع وبلورة النتائج والإجابات الناتجة عن أسئلة لماذا ؟ وما الذي يعوق التحدي ؟ وتحليلها يؤدي إلى تولد سلسلة من التحديات المتداخلة .

v عملية حل المشكلة بطريقة إبداعية تساعد على تعرف المشكلات وإعادة تعريفها قبل البحث عن الحلول ، وعليك أن تكون مبدعاً في تعريف المشكلة قبل أن تبدع في حلها .

v إن طريفة التحليل باستخدام لماذا ؟ وما الذي ...... ؟ تشجع اشتراك الأفراد داخل المنظمة في عملية تحديد وتعريف المشكلات وفي ربط الأهداف الإستراتيجية بالعمليات ، كما أنها تساعدهم على إدراك أن ما يقومون به من مهام وأعمال إنما يكمل ويحمل الصورة الأكبر وهي صورة المنظمة ككل .




أ

سوف نتحدث لاحقا إن شاء الله عن الإستراتيجية الرابعة
إيجاد الأفكارIdea Finding .

الله من وراء القصد والفائدة للجميع .. وتقبلوا تحياتي .

الف الف شكر لك اخي الفاضل جهد واضح وعمل راقي ولايسعنى الا ان اشكرك وما قصرت فلك مني كل التحايا والتقدير

اشكرك يا د.سالم
وأتمنى الفائدة لك وللجميع .. والله من وراء القصد

كلام جميل نتمني ان تواصل في الابداع

المره القادم اكثر من المصطلحات في شكل جمل با الانجليزية بارك الله فيك

كم انت رائع اخي صلاح ... ما شاء الله تبارك الله ..

طرح مميز لموضوع مهم ... شكرا لك اخي الفاضل ...

وجزاك الله كل خير .. وبارك بجهودك ..

شكراً جزيلاً لمن قال لي شكراً

واتمنى التوفيق للجميع

جزاك الله خيرا ولك التحية ............