النتائج 1 إلى 4 من 4

الموضوع: بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا

  1. #1
    الصورة الرمزية محمد أحمد إسماعيل
    محمد أحمد إسماعيل غير متواجد حالياً المشرف العام
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    مصر
    مجال العمل
    أعمال ادارية
    المشاركات
    7,515
    صفحة الفيس بوك
    صفحة الفيسبوك لـ محمد أحمد إسماعيل

    بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا

    المسمى الوظيفى: مدير مكتب الإدارة العليا
    التبعية: الإدارة العليا كودالوظيفة: GM 002
    الهدف و الغرض من الوظيفة:
    تنظيم و إدارة مكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام و المدير التنفيذى فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا
    الرئيس المباشر:
    - ممثل مجلس الإدارة (العضو المنتدب)
    - المدير العام - المدير التنفيذى
    المهام و المسئوليات:
    - تحديد و صياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب الإدارة العليا بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية
    - التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لتحقيق هذه الأهداف بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية
    - تقديم النصائح و المشورة و الرأى السديد لأفراد السكرتارية التنفيذية و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
    - المشاركة فى صياغة إجراءات إدارة مكتب الإدارة العليا و السكرتارية التنفيذية للإدارة العليا بالتعاون مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة
    - إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم سواء داخل أو خارج المؤسسة
    - مراجعة و إعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
    - مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير
    - التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
    - مراجعة أعمال إستلام البريد و الفاكس الوارد و عرضه على المسئول و فهرسة هذه المستندات
    - مراجعة أعمال إستلام و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
    - مراجعة أعمال تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
    - حضور جميع الإجتماعات و الجلسات التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
    - مراجعة التحضير للإجتماعات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى و تنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع
    - مساعدة كل من العضو المنتدب و المدير العام و المدير التنفيذى فى جميع أعمالهما غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلبه الشخصى
    - مراجعة تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
    - التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام
    - التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية لمكتب المدير العام و أفراد العمل بمكتب المدير العام
    - توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى تدعو لعقدها الإدارة العليا و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
    - مراجعة حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام و المدير التنفيذى و تنظيم رحلات العمل
    - تعليم و توجيه أفراد السكرتارية التنفيذية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
    - كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب للمدير العام و المدير التنفيذى
    - جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لمدير مكتب المدير العام
    - مدير مكتب الإدارة العليا مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء مدير مكتب المدير العام و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
    نطاق المسئولية و الإشراف:
    مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:
    1- السكرتير التنفيذي (مسئولية مباشرة)
    1- عامل النظافة
    2- عامل البوفيه
    3- السائق الخاص للمدير العام أو المدير التنفيذى
    4- المساعدن المباشرون للسكرتير التنفيذى
    5- المندوبين بمكتب المدير العام
    السلطات و الصلاحيات:
    - مدير مكتب الإدارة العليا له سلطة مطلقة فى إصدار أوامر الشغل للأشخاص الواقعون تحت نطاقه الإشرافى بما يفيد صالح العمل و له حق توقيع الجزاءات الإدارية عليهم و كذلك حق إصدار المكافآت و الحوافز للمتميزين من أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا (بعد موافقة الإدارة العليا)
    - إصدار القرارات المناسبة بما يناسب مسئوليات مدير مكتب الإدارة العليا بما يحقق الأهداف المطلوبة و يساعده على إنجاز أعماله فى أحسن صورة
    - إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية الخاصة بالإدارة العليا
    - مدير مكتب الإدارة العليا لا ينوب على الإطلاق عن المدير العام و ليس له سلطة إتخاذ قرارات إدارية تجاه الإدارات و الأقسام الأخرى و لا يحق له إصدار أوامر شغل لغير من هم تحت نطاق إشرافه
    المؤهلات الدراسية:
    مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يحمل أى من المؤهلات التالية:
    - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)
    - بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالريوس نظم معلومات إدارية
    الدورات التدريبية:
    مدير مكتب المدير العام يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:
    1- مفاهيم نظم الجودة 2- المراجعة الداخلية
    الخــبرات:
    مدير مكتب الإدارة العليا يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:
    - خبرة بالعمل الإدارى لا تقل عن 7 سنوات منها سنتين على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)
    - خبرة ثلاث سنوات كسكرتيرتنفيذى (خبرة داخل الشركة)
    - خبرة ثلاث سنوات كمنسق شئون إدارية (خبرة داخل الشركة)
    اللـغــات:
    - اللغة العربية
    بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
    - اللغة الإنجليزية
    يفضل جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)
    المهــارات:
    مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
    1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)
    2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
    3- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف
    4- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
    5- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف
    6- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
    7- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
    8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
    9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
    10- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
    11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
    12- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
    السمات الشخصية:
    يجب أن يتحلى مدير مكتب الإدارة العليا بالسمات التالية:
    1- الإنضباط فى المواعيد
    2- التركيز و المنطقية فى التفكير
    3- معدل ذكاء عالى
    4- هادىء الطباع و غير إنفعالى
    5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
    6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
    7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
    8- حسن المظهر و الأناقة
    9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة
    10- يفضل ألا يقل السن عند التعيين فى وظيفة مدير مكتب المدير العام عن 30 سنة و لا يزيد عن 35 سنة
    مدة العمل فى الوظيفة:
    لا تقل مدة العمل فى وظيفة مدير مكتب الإدارة العليا عن خمس سنوات و لا تزيد عن عشر سنوات
    الترقـيات:
    بعد إنتهاء مدة عمل مدير مكتب الإدارة العليا ، فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن 90% فى تقرير التقييم السنوى، يتم ترقيته إلى وظيفة مدير الشئون الإدارية أو مستشار لمجلس الإدارة على حسب المؤهلات و الخبرات.
    معايير التقييم:
    1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات مدير مكتب الإدارة العليا من خلال إدارة نظام الجودة
    2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
    3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها مدير المكتب لرئيسه المباشر (المدير العام و المدير التنفيذى)
    4- تقرير الرئيس المباشر (المدير العام و المدير التنفيذى)
    استشارات :
    - الهياكل التنظيمية
    - الوصف الوظيفي
    - اللوائح الداخلية للموارد البشرية
    https://www.facebook.com/Arab.HRM
    https://twitter.com/edara_arabia

  2. 2 أعضاء قالوا شكراً لـ محمد أحمد إسماعيل على المشاركة المفيدة:

    hormoheb (18/1/2012), yasser_hussien2010 (1/11/2012)

  3. #2
    الصورة الرمزية هشام بكر
    هشام بكر غير متواجد حالياً مستشار
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    مصر
    مجال العمل
    مستشار قانوني
    المشاركات
    378

    رد: بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا

    بارك الله فيكم ... مجهود رااااائع ومميز ....
    بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا
    Best Regards ?

    HISHAM ABD-EL-KADER
    LEGAL COUNSEL
    ( اللهم إنك تعلم سري و علانيتي فأقبل معذرتي
    و تعلم حاجتي فأعطني سؤالي
    و تعلم مافي نفسي فأغفر لي ذنوبي ..
    اللهم اني أسالك إيمانا يباشر قلبي
    و يقيناً صادقا حتى أعلم
    إنه لن يصيبني إلا ما كتبته على
    و الرضا بما قسمته لي يا ذا الجلال و الإكرام )

  4. #3
    الصورة الرمزية shamsi
    shamsi غير متواجد حالياً مستشار
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    اليمن
    مجال العمل
    أعمال ادارية
    المشاركات
    449

    رد: بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا

    مشكورين جدا جدا ... على هذا الجهد الكريم .

  5. #4
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    اليمن
    مجال العمل
    موارد بشرية
    المشاركات
    9

    رد: بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا

    السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
    جزاك الله خير الجزاء يا أستاذ محمد وجعلها في ميزان حسناتكم
    شكرت جميل صنعكم بدمعي ودمع العين مقياس الشعور

موضوعات ذات علاقة
كيف استطيع ان اكون مدير مكتب المدير العام ناجحة
انا اعمل في مجال السكرتيرا لمدة 8 سنوات ، والان انتقلت الى شركة جديدة ولكن بوظيفة مختلفة نوعا ما وهي مديرة مكتب المدير العام ، وهو مكان مختلف عما كنت عليه منذ... (مشاركات: 18)

اريد ان اصبح مدير مكتب المدير العام
السلام عليكم الله يخليكم اباكم اتساعدوني وهاي اول مشاركه لي مليت من وظيفتي سكرتيرة تنفيذية والمدير يباني اطور نفسي عشان اصبح مدير مكتبه ولكن... (مشاركات: 8)

نموذج بطاقة وصف وظيفي
في المرفقات ملف وورد يستخدم كنموذج بطاقة وصف وظيفي النموذج نسخة فارغة تستطيع بمجرد ملئه انشاء بطاقة وصف وظيفي نموذجية (مشاركات: 20)

دورة السـكـرتـيـر التنفـيـذي ( مدير مكتب)
دورة السـكـرتـيـر التنفـيـذي ( مدير مكتب) من 9-9-1430هـ / الى 11-9-1430هـ محاور الدوره - من هو مدير المكتب - مالفرق بين مدير المكتب ومدير الاعمال و مدير... (مشاركات: 1)

مدير مكتب -سكرتير تنفيذي
مطلوب لشركة كبرى تعمل في مجال التعليم الالكتروني مدير ي مكتب او سكرتير تنفيذي خبرة لاتقل عن 3 سنوات -اجادة اللغة الانجليزية -برامج الاوفيس- منظم - قدرة... (مشاركات: 1)

أحدث المرفقات