الموضوع: كيف استطيع ان اكون مدير مكتب المدير العام ناجحة

انا اعمل في مجال السكرتيرا لمدة 8 سنوات ، والان انتقلت الى شركة جديدة ولكن بوظيفة مختلفة نوعا ما وهي مديرة مكتب المدير العام ، وهو مكان مختلف عما كنت عليه منذ عدة سنوات باختلاف الوظيفة
والان احتاج مساعدة ذوي الخبرة في هذه الامور من ناحية
1. كيفية تطوير مكتب المدير العام
2. اعداد تقارير الاجتماعات الدورية
3. ابتكار الافكار والتطوير الذاتي
4. متابعة اعمالالادارات والمكاتب لموافاتها الى المدير العام في تقرير وكيفية اعداده
4. كيف اصبح مديرة مكتب ناجحة

الرجاء من له خليفة جيدة يعطيني نصيحة كيف استطيع ان اصبح مديرة مكتب ناجحة ..

ولكم مني جزيل الشكر

أهلا أنتصار ,,

شوفي يا ستي ,,, عمل مدير المكتب يعتبر هو حلقة الوصل بين الإدارة العليا والإدارة التي تليها .. يجب أن يكون ملم بكل صغيرة وكبيرة حتى يتمكن من السيطره على الأامور ... والقيام بحل المشكلات وتوفير جو العمل المناسب للمدير ,,
فيما يلي بعض المهام التي تناط بمدير المكتب والفرق بينه وبين السكرتير التنفيذي وقد قمت بنقلها من نفس المنتدى برابط آخر ,,,

مدير المكتب( Office Manager )



يقوم مدير(ة) المكتببتنظيم والإشراف على كل الأنشطة الإدارية التي تسهل انسياب وسير عمل المكتب بشكلعام.

ودور مدير(ة) المكتب مشابه جدا للمدير الإداري، إن مدير المكتب يُنتظرمنه أن يقوم بحزمة من المهام الإدارية وربما بالمهام التكنولوجية (IT) ذات الصلة،وهذا أيضا يعتمد على حجم المنظمة وطبيعة عملها.

وبشكل عام.. فإن مدير(ة) المكتب مسؤول(ة) عن ضمان سير عمل المكتب بشكل فعال.
مهام مدير(ة) المكتب بشكل عامتتضمن:

ترتيب رحلات العمل،الاجتماعات، والمواعيد.
تفويض الأعمال
تأمين القرطاسية والمستلزماتالمكتبية.
التعامل مع البريد، والبريد الالكتروني.
إعداد التقارير
الإشرافعلى الطاقم الإداري والسكرتاريا، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل.
صلة الوصلبين أعضاء فريق الإدارة العليا.
الاحتفاظ بسجلات الذاتية.
تنظيم عملية جلبموظفين جدد.
ترأس بعض الاجتماعات.
إعداد ومراقبة موازنة المكتبالتقديرية.
التعامل مع الشكاوى الوردة من الخارج.
القيام بإدارة نظام الرواتب –أحيانا- في المنظمات غير الكبيرة.
مناقشة المشكلات العامة مع الطاقمالإداري.
مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.
تأمين الأثاث المكتبياللازم.
تنظيم احتياجات السلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكلدوري.
مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية الموضوعة.

ثانيا : السكرتير التنفيذى ( Executive Secretary )

يقوم (تقوم) السكرتير(ة) التنفيذي(ة) بالاحتياجات والترتيبات المتعلقة بالمدير العام بشكل خاص، أكثر من بقيةالأمور، من ذلك، استقبال ضيوفه وترتيب مواعيده، وإعطاء صورة حسنة عن الشركة من خلالأشكال الاتصال المختلفة مع الزوار والعملاء.
تحضير المراسلاتوالتقارير.
تحضير مواد العروض التقديمية.
تأمين الترتيبات اللازمة لرحلاتالمدير العام.
تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين.
متابعةأجندة Calendar المدير العام.
إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمورإغلاق سلفة المصاريف.
تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.
استقبالالزوار والعملاء.
أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريدوأرشفة ملفات.
إعداد نظامك أرشفة ورقي والكتروني.
التعاقد مع شركات الشحنالدولي كالـ DHL والـ FedEx.
الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتبواحتياجاته.

إتمنى أن نرى خلاصة تجربة وعمل الجميع ممن يشغل هذا المنصب

مع خالص تحياتي وقبلاتي ’’’

أهلا إنتصار ,,,

مع الشكر الجزيل لمنتديات المعالي ,,, أتمنى أن تستفيدي من المقال التالي :

مكتب المدير
قرأت أراء متفرقة حولواجبات مدير الكتب والتفريق بينه وبين السكرتير بل هناك من قسم مجموعة العمل بمكتبالمدير إلى عدة أقسام
1/مدير المكتب
2/السكرتير التنفيذي
3/السكرتيرالخاص
4/السكرتير الإداري
5/السكرتير التقني
. وليس هنا مجال نقاشي فكلقائد منظمة ومدير مؤسسه يصنع الأسماء ويمنح الصلاحيات ولكن حديثي هنا عن الواجباتالأساسية . ولكن حتى تتضح الصورة أعطي لمحه موجزه فمدير المكتب مسئول عن ضمان سيرعمل المكتب بشكل فعال بمعني أن كل ما يتعلق بالمكتب من ناحية التنظيم والأشراف علىالطاقم الإداري والسكرتارية وكل ما يتعلق بواجبات المدير الوظيفية من رحلات عملواجتماعات ومواعيد واستقبال والرد عن كل ما يتعلق بمكتب المدير وهو صله الوصل بينالمدير وبين بقية أعضاء المنظمة وغالبا ما يمنح لمدير المكتب بعض الصلاحياتالإدارية مثل الرد على البريد العادي و البريد الالكتروني متابعة المشكلات الإداريةوالمعاملات الروتينية مع أهمية الانتباه انه غير مسئول عن الشئون الخاصة بالمدير (((ما لم ينص اتفاقه على ذلك)) . أما السكرتير فمن مهامه النسخ والتصوير وأرشفةالملفات ومتابعة العمل اليومي وان كانت أعماله حقيقة تتركز بكل ما يخص المدير بدايةتلقي المكالمات الهاتفية الشخصية ومتابعة الفاكس وكذلك استقبال الزوار ة و العملاءوتأمين السكن والرحلات لهم وطبعا بناءً على توجيه المدير له وهو مسئول عن الترتيباتاللازمة للمدير من التذاكر والفيزا والسكن ونحوها وباختصار السكرتير مسئول عنالمدير وهو مرتبط أداريا بمدير المكتب.
وبعد هذه الحديث لابد أن نعلم أنالصلاحيات تختلف باختلاف طبيعة عمل المنظمة والصلاحيات والواجبات التي يمنحها أويمنعها المدير العام

1/استلام ثم فرز جميعالمعاملات والبريد الوارد إلى مكتب المدير ثم عرضها حسب التوجيه فبعض المدراء يحددساعات معينه لاستقبال العرض اليومي والبعض يطالب بإحالة كل معامله بحينها .ثم يقومبتوزيعها كلاً فيما يخصه بعد شرح المدير عليها مع أهمية حفظ صور للوارد والصادر وهومستقل عن الصادر والوارد الخاص بالمنظمة. واطلع المدير العام على الإجراءات التياتخذت في الموضوعات التي تحتاج للمتابعة.
2/الرد علىالمكالمات الواردة مع أهمية تسجيل المتصل ورقم هاتفه والغرض من الاتصال ومعرفةتوجيه المدير في تحويل المكالمات له من عدمها ولابد من وجود سجل يومي لمتابعة هذاالامر.
3/ كتابه الخطابات مع مراعاة انه في حال كانتهناك خطابات سرية أن تحفظ في ملف مستقل وفي مكان خاص و ألا يرتبط الجهاز الخاصبالطباعة بالانترنت (لا يوجد مودم) وألا يطلع عليها ألا شخص واحد حتى تحددالمسئولية في خروج المعلومة.
4/في الاجتماعات لابدمن تجهيز مكان الاجتماع و محضر الاجتماع ودعوة المشاركين ومتابعة وصولهم ولعل اللهأن ييسر لنا حديثا عن الاجتماع الناجح.

هذا مجمل الأعمال ولكن أنأردنا أن نتحدث عن القدرات والمهارات التي يجب عليه تعلمها فهي تعتمد على طبيعة عملالمنظمة ولكن الأشياء المشتركة هي:-
1/القدرة على استخداموسائل الاتصال الحديثة مثل الفاكس-آلة التصوير- فرامه الورق – الحاسب الآلي – الماسح الضوئي – البريد الالكتروني – أجهزة العرض –وغيرها كثير.
2/ القدرة على التعامل مع المدير وفهم الآلية التي يريد للمكتب أنيعمل وفقها ((لا تكتف بفعل ما أقوله لك ! افعل ما هو ضروري)) وهذا اسمكتاب.
3/الرغبة في التطوير لذاتك وذلك وبحضورالدورات بل هناك دورات متخصصة تقدمها الغرف التجارية بالمملكة تعتبر مميزة وبسعرجيد مقارنه بغيرها. وعليه دائما البحث عن كل جديد عبر الانترنت والإصدارات المتخصصةليطور نفسه.
4/المهارات كثيرة منها الإلمام بكل مايتعلق بالحاسب الآلي من الأوفس ((ورد واكسل وكسل وبورب ونت))وكذلك بالانترنت وانكانت الأهمية الكبرى تتركز في توفير الوقت مثل الطباعة بسرعة ومعرفة الاختصارات .
5/القدرة والمهارة في أدارة مكتب المدير وخاصة مع وجود بعض العقباتومنها:-
أ/الارتباطمعالمديربعدالدواموخاصةالمهامالشخصيةوبدونحوافزأوخارجدوام.
ب/الإحراجمنقبلالعاملينفيالمنظمةوعدمتقديرهملأهميةوخصوصيةالعمل.
ج/كيفيةالتعاملمعأقاربالمديروكذلكالزوارالقادمينبدونمواعيدخاصةإذاكانوايصرونعلىمقابلته.
د/عدموجودصلاحياتتساعدعلىإتمامالعمل.
ه/عدمالتشجيععلىالتدريبلاكتسابمهاراتومعارفجديدةفيالعمل.
و/عدموجودبديلعندالغيابأوالاستئذان.


وختاما لا بد ان نعلم نقطتين مهمهللفرد بطاقم العمل في مكتب المدير:-
1/ يجب ان يكون يسمع ولا يتكلم فيجب ان لايصرح بأي معلومة وان كان يراها عاديه الا بإذن المدير الشخصي.
2/قد تتلقى سيلضخم من الاتصالات فلا تحاول أبدا الخروج منها بمنح وعود لأتملكها .
وختاما هاهوالموضوع بين يديك وإمام عينيك ينتظر منك لمسه لتقومه ونظره لتحسنه أو بسمه تحمسكاتبه

مع خالص تحياتي وقبلاتي ,,,

السلام عليكم ورحمة الله
استاذي الفاضل
موضوع ممتاز جزيت خيرا في كتابته وان شاء الله لك الاجر
لكن هل من الممكن ان تأخذ مسافة بين كل كلمة واخري لسهولة القراءة

اخي
Ahmad Alzahrani
عذر على التطفل واعادة كتابة ما نقلت بس لتداخل الحروف كتبته مره اخرى.


مكتب المدير
قرأت أراء متفرقة حول واجبات مدير الكتب والتفريق بينه وبين السكرتير بل هناك من قسم مجموعة العمل بمكتب المدير إلى عدة أقسام
1/مدير المكتب
2/السكرتير التنفيذي
3/السكرتير الخاص
4/السكرتير الإداري
5/السكرتير التقني
. وليس هنا مجال نقاشي فكل قائد منظمة ومدير مؤسسه يصنع الأسماء ويمنح الصلاحيات ولكن حديثي هنا عن الواجبات الأساسية . ولكن حتى تتضح الصورة أعطي لمحه موجزه فمدير المكتب مسئول عن ضمان سير عمل المكتب بشكل فعال بمعني أن كل ما يتعلق بالمكتب من ناحية التنظيم والأشراف على الطاقم الإداري والسكرتارية وكل ما يتعلق بواجبات المدير الوظيفية من رحلات عمل واجتماعات ومواعيد واستقبال والرد عن كل ما يتعلق بمكتب المدير وهو صله الوصل بين المدير وبين بقية أعضاء المنظمة وغالبا ما يمنح لمدير المكتب بعض الصلاحيات الإدارية مثل الرد على البريد العادي و البريد الالكتروني متابعة المشكلات الإدارية والمعاملات الروتينية مع أهمية الانتباه انه غير مسئول عن الشئون الخاصة بالمدير (((ما لم ينص اتفاقه على ذلك)) . أما السكرتير فمن مهامه النسخ والتصوير وأرشفة الملفات ومتابعة العمل اليومي وان كانت أعماله حقيقة تتركز بكل ما يخص المدير بداية تلقي المكالمات الهاتفية الشخصية ومتابعة الفاكس وكذلك استقبال الزوار ة و العملاء وتأمين السكن والرحلات لهم وطبعا بناءً على توجيه المدير له وهو مسئول عن الترتيبات اللازمة للمدير من التذاكر والفيزا والسكن ونحوها وباختصار السكرتير مسئول عن المدير وهو مرتبط أداريا بمدير المكتب.
وبعد هذه الحديث لابد أن نعلم أن الصلاحيات تختلف باختلاف طبيعة عمل المنظمة والصلاحيات والواجبات التي يمنحها أو يمنعها المدير العام

1/استلام ثم فرز جميع المعاملات والبريد الوارد إلى مكتب المدير ثم عرضها حسب التوجيه فبعض المدراء يحدد ساعات معينه لاستقبال العرض اليومي والبعض يطالب بإحالة كل معامله بحينها .ثم يقوم بتوزيعها كلاً فيما يخصه بعد شرح المدير عليها مع أهمية حفظ صور للوارد والصادر وهو مستقل عن الصادر والوارد الخاص بالمنظمة. واطلع المدير العام على الإجراءات التي اتخذت في الموضوعات التي تحتاج للمتابعة.
2/الرد على المكالمات الواردة مع أهمية تسجيل المتصل ورقم هاتفه والغرض من الاتصال ومعرفة توجيه المدير في تحويل المكالمات له من عدمها ولابد من وجود سجل يومي لمتابعة هذا الامر.
3/ كتابه الخطابات مع مراعاة انه في حال كانت هناك خطابات سرية أن تحفظ في ملف مستقل وفي مكان خاص و ألا يرتبط الجهاز الخاص بالطباعة بالانترنت (لا يوجد مودم) وألا يطلع عليها ألا شخص واحد حتى تحدد المسئولية في خروج المعلومة.
4/في الاجتماعات لابد من تجهيز مكان الاجتماع و محضر الاجتماع ودعوة المشاركين ومتابعة وصولهم ولعل الله أن ييسر لنا حديثا عن الاجتماع الناجح.

هذا مجمل الأعمال ولكن أن أردنا أن نتحدث عن القدرات والمهارات التي يجب عليه تعلمها فهي تعتمد على طبيعة عمل المنظمة ولكن الأشياء المشتركة هي:-
1/القدرة على استخدام وسائل التقنية الحديثة مثل الفاكس-آلة التصوير- فرامه الورق – الحاسب الآلي – الماسح الضوئي – البريد الالكتروني – أجهزة العرض –وغيرها كثير.
2/ القدرة على التعامل مع المدير وفهم الآلية التي يريد للمكتب أن يعمل وفقها ((لا تكتف بفعل ما أقوله لك ! افعل ما هو ضروري)) وهذا اسم كتاب.
3/الرغبة في التطوير لذاتك وذلك وبحضور الدورات بل هناك دورات متخصصة تقدمها الغرف التجارية بالمملكة تعتبر مميزة وبسعر جيد مقارنه بغيرها. وعليه دائما البحث عن كل جديد عبر الانترنت والإصدارات المتخصصة ليطور نفسه.
4/المهارات كثيرة منها الإلمام بكل ما يتعلق بالحاسب الآلي من الأوفس ((ورد واكسل وكسل وبورب ونت))وكذلك بالانترنت وان كانت الأهمية الكبرى تتركز في توفير الوقت مثل الطباعة بسرعة ومعرفة الاختصارات .
5/القدرة والمهارة في أدارة مكتب المدير وخاصة مع وجود بعض العقبات ومنها:-


أ/ الارتباط مع المدير بعد الدوام وخاصة المهام الشخصية وبدون حوافز أو خارج دوام.
ب/ الإحراج من قبل العاملين في المنظمة وعدم تقديرهم لأهمية و خصوصية العمل.
ج/كيفية التعامل مع أقارب المدير و كذلك الزوار القادمين بدون مواعيد خاصة إذا كانوا يصرون على مقابلته.
د/ عدم وجود صلاحيات تساعد على إتمام العمل.
ه/عدم التشجيع على التدريب لاكتساب مهارات ومعارف جديدة في العمل.
و/عدم وجود بديل عند الغياب أو الاستئذان.


وختاما لا بد ان نعلم نقطتين مهمه للفرد بطاقم العمل في مكتب المدير:-
1/ يجب ان يكون يسمع ولا يتكلم فيجب ان لا يصرح بأي معلومة وان كان يراها عاديه الا بإذن المدير الشخصي.
2/قد تتلقى سيل ضخم من الاتصالات فلا تحاول أبدا الخروج منها بمنح وعود لأتملكها .
وختاما هاهو الموضوع بين يديك وإمام عينيك ينتظر منك لمسه لتقومه ونظره لتحسنه أو بسمه تحمس كاتبه.

شكرا لك

بس ممكن طلب ابغا الوصف العام لوظيفة مدير مكتب لشركة التقنية الحديثه
واجبات ومسؤاليات لوظيفة مدير كتب لشركة التقنية الحديثه
شروط تشغيل الوظيفه للمدير مكتب لشركة التقنية الحديثه

يعني ابغا الوصف العام يتكلم على ايش وزي كيذا واجبات ومسؤاليات شروطتشغيل الوظيفه كل وحده تتكلم على ايش
واكوون شاكر لكم على المساعده دمتم بحفظ الرحمن

معقول محد رد عليا ؟؟

ابغا مسااعده منكم يااخوان

واكون شاكر لكم جزيل الشكر

يفترض ان تطلبي الوصف الوظي لوظيفتك من الشؤون الإدارية بشركتكم , ويفترض إن كل وظيفة بالشركة لها وصف وظيفي محدد يشمل الواجبات والمسؤوليات والمهام وغيرها , وإن لم يكن هناك وصف وظيفي لوظائف الشركة فهذه فرصتك لتظهري شطارتك لمديرك وتنبهيه بضرورة وجود وصف وظيفي لكل وظائف الشركة , وربما تقترحي عليه تشكيل لجنة او فريق عمل للقيام بهذه المهمة , او الاستعانة بأحد بيوت الخبرة .. وشكراً

فهناك عده مواصفات يجب ان تتوافر فى بعض الشخصيات حتى يمكن ان يكون قائد ناجح لأى جماعه كانت وسأذكر بعض منها :
1-التدين وحسن الخلق والتمسك بالقيم.
2-قوة الشخصيه والقدرة على السيطره والتاثير فى الاخرين.
3-الذكاء وحسن التصرف فى المواقف المختلفه.
4-الإتزان الإنفعالى والسيطرة على الذات.
5-العدل والمساواة فى الثواب والعقاب فى التعامل مع الآخرين.
6-الولاء والإنتماء والإعتزاز بالوطن والعمل.
7-النزاهه والامانه والسمعه الطيبه وان يكون قدوه حسنه ومثلا يحتذى به.
8-الحكمه فى القرارات والسلوك والكياسه فى التصرفات.
9-ان يكون محبوبا ومهابا وموضع ثقه للاخرين وتقديرهم واحترامهم.
10-القدره على تحقيق اهداف العمل بكفاءه.
11-القدره على التقدير السليم والتحليل.
12-المظهر الجيد والجاذبيه وسلامة البنيان والصحه العامة.
13-التواضع فى التعامل مع الاخرين ,مع احترام شديد للذات.
14-اللياقه والقدرة على التعبير والخطابه فى الاخرين.
15-ان يكون مرحا يشيع جوا من البهجه داخل الوحده ومع الاخرين.
16-ان يكون مثقف واسع الاطلاع ولديه الرغبه فى العلم والمعرفه ومتابعه التغيرات.
17-الشجاعه والجرأه فى الحق.
18-التقدير والتقبل والإعتراف المتبادل مع الزملاء.
19-الحماس والإيجابيه والمبادره بالنشاط.
20-قوة التحمل والصبر والطاقة الكبيرة والجهد الفعال المستمر.
21-انكار الذات والعمل فى صمت,وتنميه مهاراته الفنيه والاداريه.
22-العمل الصالح دون انانيه او اتكاليه,وموضوعيه الحكم وواقعية النظره.
23-الصبر والعزيمه والتصميم على الهدف والمثابره والجد فى العمل.
24-ان يكون ذا طموح عالى.
25-الانضباط والضبط والنظام فيما يتعلق بذاته وعمله.
26-ان يكون عقله يقظ ولديه القدره على التركيز وان يكون فطن.
27-الانتباه والحذر والاستعداد الدائم.
28-ان يتصف بالمرونه وعدم التذبذب.
29-ان يكون ذو مستوى اجتماعى مناسب لجماعته ومظهره مناسب.
30-واخيرا وليس اخرا ان يكون على وعى بأسس القيادة السليمه ومبادئ السلوك الانسانى.


هذا وارجو ان ينال اعجابكم ورضاكم,

جزااااااااااكم الله خيرااااااااااااااً