الموضوع: بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا

المسمى الوظيفى: مدير مكتب الإدارة العليا

التبعية: الإدارة العليا كودالوظيفة: GM 002

الهدف و الغرض من الوظيفة:

تنظيم و إدارة مكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام و المدير التنفيذى فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا

الرئيس المباشر:

- ممثل مجلس الإدارة (العضو المنتدب)

- المدير العام - المدير التنفيذى

المهام و المسئوليات:

- تحديد و صياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب الإدارة العليا بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية

- التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لتحقيق هذه الأهداف بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية

- تقديم النصائح و المشورة و الرأى السديد لأفراد السكرتارية التنفيذية و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا

- المشاركة فى صياغة إجراءات إدارة مكتب الإدارة العليا و السكرتارية التنفيذية للإدارة العليا بالتعاون مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة

- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم سواء داخل أو خارج المؤسسة

- مراجعة و إعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى

- مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير

- التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها

- مراجعة أعمال إستلام البريد و الفاكس الوارد و عرضه على المسئول و فهرسة هذه المستندات

- مراجعة أعمال إستلام و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل

- مراجعة أعمال تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة

- حضور جميع الإجتماعات و الجلسات التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها

- مراجعة التحضير للإجتماعات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى و تنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع

- مساعدة كل من العضو المنتدب و المدير العام و المدير التنفيذى فى جميع أعمالهما غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلبه الشخصى

- مراجعة تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها

- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام

- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية لمكتب المدير العام و أفراد العمل بمكتب المدير العام

- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى تدعو لعقدها الإدارة العليا و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة

- مراجعة حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام و المدير التنفيذى و تنظيم رحلات العمل

- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية التنفيذية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم

- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب للمدير العام و المدير التنفيذى

- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لمدير مكتب المدير العام

- مدير مكتب الإدارة العليا مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء مدير مكتب المدير العام و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

نطاق المسئولية و الإشراف:

مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:

1- السكرتير التنفيذي (مسئولية مباشرة)

1- عامل النظافة

2- عامل البوفيه

3- السائق الخاص للمدير العام أو المدير التنفيذى

4- المساعدن المباشرون للسكرتير التنفيذى

5- المندوبين بمكتب المدير العام

السلطات و الصلاحيات:

- مدير مكتب الإدارة العليا له سلطة مطلقة فى إصدار أوامر الشغل للأشخاص الواقعون تحت نطاقه الإشرافى بما يفيد صالح العمل و له حق توقيع الجزاءات الإدارية عليهم و كذلك حق إصدار المكافآت و الحوافز للمتميزين من أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا (بعد موافقة الإدارة العليا)

- إصدار القرارات المناسبة بما يناسب مسئوليات مدير مكتب الإدارة العليا بما يحقق الأهداف المطلوبة و يساعده على إنجاز أعماله فى أحسن صورة

- إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية الخاصة بالإدارة العليا

- مدير مكتب الإدارة العليا لا ينوب على الإطلاق عن المدير العام و ليس له سلطة إتخاذ قرارات إدارية تجاه الإدارات و الأقسام الأخرى و لا يحق له إصدار أوامر شغل لغير من هم تحت نطاق إشرافه

المؤهلات الدراسية:

مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يحمل أى من المؤهلات التالية:

- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)

- بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالريوس نظم معلومات إدارية

الدورات التدريبية:

مدير مكتب المدير العام يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:

1- مفاهيم نظم الجودة 2- المراجعة الداخلية

الخــبرات:

مدير مكتب الإدارة العليا يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:

- خبرة بالعمل الإدارى لا تقل عن 7 سنوات منها سنتين على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)

- خبرة ثلاث سنوات كسكرتيرتنفيذى (خبرة داخل الشركة)

- خبرة ثلاث سنوات كمنسق شئون إدارية (خبرة داخل الشركة)

اللـغــات:

- اللغة العربية

بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية

- اللغة الإنجليزية

يفضل جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)

المهــارات:

مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:

1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)

2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)

3- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف

4- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة

5- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف

6- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)

7- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف

8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً

9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم

10- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين

11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك

12- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية

السمات الشخصية:

يجب أن يتحلى مدير مكتب الإدارة العليا بالسمات التالية:

1- الإنضباط فى المواعيد

2- التركيز و المنطقية فى التفكير

3- معدل ذكاء عالى

4- هادىء الطباع و غير إنفعالى

5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى

6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه

7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز

8- حسن المظهر و الأناقة

9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة

10- يفضل ألا يقل السن عند التعيين فى وظيفة مدير مكتب المدير العام عن 30 سنة و لا يزيد عن 35 سنة

مدة العمل فى الوظيفة:

لا تقل مدة العمل فى وظيفة مدير مكتب الإدارة العليا عن خمس سنوات و لا تزيد عن عشر سنوات

الترقـيات:

بعد إنتهاء مدة عمل مدير مكتب الإدارة العليا ، فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن 90% فى تقرير التقييم السنوى، يتم ترقيته إلى وظيفة مدير الشئون الإدارية أو مستشار لمجلس الإدارة على حسب المؤهلات و الخبرات.

معايير التقييم:

1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات مدير مكتب الإدارة العليا من خلال إدارة نظام الجودة
2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها مدير المكتب لرئيسه المباشر (المدير العام و المدير التنفيذى)
4- تقرير الرئيس المباشر (المدير العام و المدير التنفيذى)