النتائج 1 إلى 4 من 4

الموضوع: بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا

  1. #1
    تاريخ التسجيل
    Dec 2007
    المشاركات
    7,515

    افتراضي بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا

    المسمى الوظيفى: مدير مكتب الإدارة العليا
    التبعية: الإدارة العليا كودالوظيفة: GM 002
    الهدف و الغرض من الوظيفة:
    تنظيم و إدارة مكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام و المدير التنفيذى فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا
    الرئيس المباشر:
    - ممثل مجلس الإدارة (العضو المنتدب)
    - المدير العام - المدير التنفيذى
    المهام و المسئوليات:
    - تحديد و صياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب الإدارة العليا بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية
    - التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لتحقيق هذه الأهداف بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية
    - تقديم النصائح و المشورة و الرأى السديد لأفراد السكرتارية التنفيذية و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
    - المشاركة فى صياغة إجراءات إدارة مكتب الإدارة العليا و السكرتارية التنفيذية للإدارة العليا بالتعاون مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة
    - إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم سواء داخل أو خارج المؤسسة
    - مراجعة و إعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
    - مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير
    - التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
    - مراجعة أعمال إستلام البريد و الفاكس الوارد و عرضه على المسئول و فهرسة هذه المستندات
    - مراجعة أعمال إستلام و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
    - مراجعة أعمال تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
    - حضور جميع الإجتماعات و الجلسات التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
    - مراجعة التحضير للإجتماعات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى و تنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع
    - مساعدة كل من العضو المنتدب و المدير العام و المدير التنفيذى فى جميع أعمالهما غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلبه الشخصى
    - مراجعة تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
    - التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام
    - التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية لمكتب المدير العام و أفراد العمل بمكتب المدير العام
    - توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى تدعو لعقدها الإدارة العليا و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
    - مراجعة حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام و المدير التنفيذى و تنظيم رحلات العمل
    - تعليم و توجيه أفراد السكرتارية التنفيذية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
    - كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب للمدير العام و المدير التنفيذى
    - جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لمدير مكتب المدير العام
    - مدير مكتب الإدارة العليا مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء مدير مكتب المدير العام و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
    نطاق المسئولية و الإشراف:
    مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:
    1- السكرتير التنفيذي (مسئولية مباشرة)
    1- عامل النظافة
    2- عامل البوفيه
    3- السائق الخاص للمدير العام أو المدير التنفيذى
    4- المساعدن المباشرون للسكرتير التنفيذى
    5- المندوبين بمكتب المدير العام
    السلطات و الصلاحيات:
    - مدير مكتب الإدارة العليا له سلطة مطلقة فى إصدار أوامر الشغل للأشخاص الواقعون تحت نطاقه الإشرافى بما يفيد صالح العمل و له حق توقيع الجزاءات الإدارية عليهم و كذلك حق إصدار المكافآت و الحوافز للمتميزين من أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا (بعد موافقة الإدارة العليا)
    - إصدار القرارات المناسبة بما يناسب مسئوليات مدير مكتب الإدارة العليا بما يحقق الأهداف المطلوبة و يساعده على إنجاز أعماله فى أحسن صورة
    - إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية الخاصة بالإدارة العليا
    - مدير مكتب الإدارة العليا لا ينوب على الإطلاق عن المدير العام و ليس له سلطة إتخاذ قرارات إدارية تجاه الإدارات و الأقسام الأخرى و لا يحق له إصدار أوامر شغل لغير من هم تحت نطاق إشرافه
    المؤهلات الدراسية:
    مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يحمل أى من المؤهلات التالية:
    - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)
    - بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالريوس نظم معلومات إدارية
    الدورات التدريبية:
    مدير مكتب المدير العام يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:
    1- مفاهيم نظم الجودة 2- المراجعة الداخلية
    الخــبرات:
    مدير مكتب الإدارة العليا يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:
    - خبرة بالعمل الإدارى لا تقل عن 7 سنوات منها سنتين على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)
    - خبرة ثلاث سنوات كسكرتيرتنفيذى (خبرة داخل الشركة)
    - خبرة ثلاث سنوات كمنسق شئون إدارية (خبرة داخل الشركة)
    اللـغــات:
    - اللغة العربية
    بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
    - اللغة الإنجليزية
    يفضل جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)
    المهــارات:
    مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
    1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)
    2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
    3- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف
    4- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
    5- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف
    6- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
    7- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
    8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
    9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
    10- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
    11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
    12- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
    السمات الشخصية:
    يجب أن يتحلى مدير مكتب الإدارة العليا بالسمات التالية:
    1- الإنضباط فى المواعيد
    2- التركيز و المنطقية فى التفكير
    3- معدل ذكاء عالى
    4- هادىء الطباع و غير إنفعالى
    5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
    6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
    7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
    8- حسن المظهر و الأناقة
    9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة
    10- يفضل ألا يقل السن عند التعيين فى وظيفة مدير مكتب المدير العام عن 30 سنة و لا يزيد عن 35 سنة
    مدة العمل فى الوظيفة:
    لا تقل مدة العمل فى وظيفة مدير مكتب الإدارة العليا عن خمس سنوات و لا تزيد عن عشر سنوات
    الترقـيات:
    بعد إنتهاء مدة عمل مدير مكتب الإدارة العليا ، فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن 90% فى تقرير التقييم السنوى، يتم ترقيته إلى وظيفة مدير الشئون الإدارية أو مستشار لمجلس الإدارة على حسب المؤهلات و الخبرات.
    معايير التقييم:
    1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات مدير مكتب الإدارة العليا من خلال إدارة نظام الجودة
    2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
    3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها مدير المكتب لرئيسه المباشر (المدير العام و المدير التنفيذى)
    4- تقرير الرئيس المباشر (المدير العام و المدير التنفيذى)
    استشارات :
    - الهياكل التنظيمية
    - الوصف الوظيفي
    - اللوائح الداخلية للموارد البشرية
    https://www.facebook.com/hrdiscussion
    https://twitter.com/hrdiscussion

  2. #2
    تاريخ التسجيل
    Jan 2010
    المشاركات
    377

    افتراضي رد: بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا

    بارك الله فيكم ... مجهود رااااائع ومميز ....
    بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا
    Best Regards ?

    HISHAM ABD-EL-KADER
    LEGAL COUNSEL
    ( اللهم إنك تعلم سري و علانيتي فأقبل معذرتي
    و تعلم حاجتي فأعطني سؤالي
    و تعلم مافي نفسي فأغفر لي ذنوبي ..
    اللهم اني أسالك إيمانا يباشر قلبي
    و يقيناً صادقا حتى أعلم
    إنه لن يصيبني إلا ما كتبته على
    و الرضا بما قسمته لي يا ذا الجلال و الإكرام )

  3. #3
    تاريخ التسجيل
    Nov 2008
    المشاركات
    446

    افتراضي رد: بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا

    مشكورين جدا جدا ... على هذا الجهد الكريم .

  4. #4

    افتراضي رد: بطاقة وصف وظيفي : مدير مكتب الإدارة العليا

    السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
    جزاك الله خير الجزاء يا أستاذ محمد وجعلها في ميزان حسناتكم
    شكرت جميل صنعكم بدمعي ودمع العين مقياس الشعور