المسمى الوظيفى : موظف إدارى تنفيذىالتبعية : الشئون الإدارية كودالوظيفة : MD 001الهدف و الغرض من الوظيفة:مساعدة المدير الإدارى فى جميع مهامه و مسئولياته بهدف تخفيف الضغط عليه و إنجاز حجم أكبر من الأعمال فى أقل وقت و بالشكل الصحيح و المطلوبالرئيس المباشر:- المدير الإدارىالمهام و المسئوليات:- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير الإدارى- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير الإدارى- المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير الإدارى من حيث النظافة و الترتيب- إستقبال زوار المدير الإدارى و الترحيب بهم- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير الإدارى- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير الإدارى- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بالمدير الإدارى بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها- إستلام البريد و الفاكس الوارد باسم المدير الإدارى و عرضه عليه و فهرسة هذه المستندات- إستلام و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالمدير الإدارى و فهرسة هذه الرسائل- تسجيل البريد الفاكس الصادر من مكتب المدير الإدارى و فهرسة الفاكسات الصادرة- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات التى يكون المدير الإدارى طرفاً فيها- التحضير للإجتماعات الخاصة بالمدير الإدارى و تنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع- التأكد من أن جميع التعليمات الإدارية و القرارات يتم تنفيذها على الوجه الصحيح- مساعدة المدير الإدارى فى جميع أعماله غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلبه الشخصى- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بالمدير الإدارى و فهرسة أرقام التليفونات والعناوين- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير الإدارى و متابعة قرار المدير الإدارى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير الإدارى- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية لمكتب المدير الإدارى و أفراد العمل بمكتب المدير الإدارى- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير الإدارى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير الإدارى و تنظيم رحلات العمل- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للشئون الإدارية- الموظف الإدارى التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء الشئون الإدارية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخليةنطاق المسئولية و الإشراف:الموظف الإدارى التنفيذى يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:1- ضباط الأمن2- أفراد الحملة3- مندبين الشئون الإدارية4- عمال النظافة5- عمال البوفيهالسلطات و الصلاحيات:- الموظف الإدارى التنفيذى له سلطة مطلقة فى إصدار أوامر الشغل للأشخاص الواقعون تحت نطاقه الإشرافى بما يفيد صالح العمل و له حق طلب توقيع الجزاءات الإدارية عليهم و كذلك حق التوصية بالمكافآت و الحوافز للمتميزين من أفراد العمل بمكتب المدير الإدارى- إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية الخاصة بالمدير الإدارى- الموظف الإدارى التنفيذى لا ينوب على الإطلاق عن المدير العام و ليس له سلطة إتخاذ قرارات إدارية تجاه الإدارات و الأقسام الأخرى و لا يحق له إصدار أوامر شغل لغير من هم تحت نطاق إشرافه- الموظف الإدارى التنفيذى له الحق المطلق فى سؤال جميع العاملين و المسئولين عن أحوال العمل و المشاكل التى تواجههم و ذلك فى أى وقت- الموظف الإدارى التنفيذى له الحق المطلق فى دخول جميع المناطق المحظور الدخول فيها لغير العاملين بها بصحبة المسئول عن المنطقة و له الحق الكامل فى الإستفسار و السؤال و التحرى و إبداء الرأى و الملاحظات و إصدار التوصياتالمؤهلات الدراسية:الموظف الإدارى التنفيذى يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية:- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)- بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالريوس نظم معلومات إدارية- بكالريوس تجارة – قسم محاسبةالدورات التدريبية:الموظف الإدارى التنفيذى يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:1- مفاهيم نظم الجودةالخــبرات:- حديث تخرج بدون خبرةاللـغــات:- اللغة العربيةبطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية- اللغة الإنجليزيةيفضل جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)المهــارات:الموظف الإدارى التنفيذى يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)3- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف4- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة5- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف6- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)7- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم10- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك12- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزيةالسمات الشخصية:يجب أن يتحلى الموظف التنفيذى الإدارى بالسمات التالية:1- الإنضباط فى المواعيد2- التركيز و المنطقية فى التفكير3- معدل ذكاء عالى4- هادىء الطباع و غير إنفعالى5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز8- حسن المظهر و الأناقة9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة10- لا يقل السن عند التعيين فى وظيفة الموظف الإدارى التنفيذى عن 21 سنة و لا يزيد عن 26 سنةمدة العمل فى الوظيفة:لا تقل مدة العمل فى وظيفة الموظف التنفيذى الإدارى عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن خمس سنواتالترقـيات:بعد إنتهاء مدة عمل الموظف الإدارى التنفيذى ، و فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن 90% فى تقرير التقييم السنوى، يتم ترقيته إلى وظيفة سكرتير تنفيذى أو منسق موارد بشرية.معايير التقييم:1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات الشئون الإدارية من خلال إدارة نظام الجودة
2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها الموظف الإدارى التنفيذى لرئيسه المباشر (المدير الإدارى)
4- تقرير الرئيس المباشر (المدير الإدارى)
4shared.com
رد مع اقتباس
