منسق إدارة المخازن
التبعية : إدارة المخازن كودالوظيفة : MD 010
الهدف و الغرض من الوظيفة:
مساعدة مدير المخازن في تخطيط وتنظيم كل الأمور المتعلقة بالمخازن (خامات ، منتج نهائي ، منتج تحت التشغيل ، والمساحات التخزينية) وتحديد الاحتياجات المطلوبة وتنظيم دخول وخروج المخزون طبقاً للإجراءات المعتمدة
الرئيس المباشر:
1- مدير المخازن
المهام و المسئوليات:
- ينوب عن مدير المخازن فى حالة عدم تواجده بسبب الأجازات أو المرض أو السفر أو خلو المنصب
- المشاركة فى التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لإدارة المخازن
- الإشراف على تنفيذ الخطط و البرامج التنفيذية الخاصة بإدارة المخازن
- مسئول عن تحرير طلبات الشراء لإدارة المشتريات
- مسئول عن تحرير السجلات المخزنية ومتابعة أعمال التخزين وتحرير أذون الصرف والإرتجاع والإضافة
- مساعدة مدير المخازن في إقتراح الميزانية المناسبة لإدارة المخازن
- تدريب الأفراد العاملين بإدارة المخازن على أعمالهم و نقل خبرته إليهم بحيث يكونوا مؤهلين للحلول محله فى حالة فراغ المنصب
- إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين أداء العمل بإدارته
- تنفيذ جميع المهام التى يطلبها مدير المخازن فى حدود العمل بإدارة المخازن
- رفع تقرير أسبوعى إلى مدير المخازن لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لإدارة المخازن
- منسق إدارة المخازن مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء إدارة المخازن و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
نطاق المسئولية و الإشراف:
· منسق إدارة المخازن مسئول عن كل ما يتم تكليفه به من أعمال و مسئول عن جميع المستندات التى يحررها أو يراجعها مسئولية كاملة و يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:
1- أمناء المخازن
2- عمال المخازن
السلطات و الصلاحيات:
- تنحصر سلطات و صلاحيات منسق إدارة المخازن فى ما يتم تكليفه به وليس له سلطة إتخاذ قرارات إلا فى حدود مهامه التى يؤديها
المؤهلات الدراسية:
منسق إدارة المخازن يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية:
- بكالريوس تجارة – قسم محاسبة (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم محاسبة (إنجليزى)
- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)
الدورات التدريبية:
منسق إدارة المخازن يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:
1- مفاهيم نظم الجودة 2- المراجعة الداخلية
الخــبرات:
منسق إدارة المخازن يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:
- خبرة بالعمل الإدارى لا تقل عن ثلاثة سنوات منها سنة على الأقل فى ضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)
- خبرة ثلاث سنوات كأمين مخازن (خبرة داخل الشركة)
اللـغــات:
- اللغة العربية
بطلاقة تحدثاً و كتابة
- اللغة الإنجليزية
يفضل جيد على الأقل تحدثاً و كتابة
المهــارات:
منسق إدارة المخازن يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق
2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر
3- التعامل الجيد مع أجهزة الحاسب الألى
4- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
5-التعامل مع برنامج (Exell) بإحتراف
6-التعامل مع برنامج (Access) بإحتراف
7- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية
8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
10- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
السمات الشخصية:
يجب أن يتحلى منسق إدارة المخازن بالسمات التالية:
1- الإنضباط فى المواعيد
2- التركيز و المنطقية فى التفكير
3- معدل ذكاء عالى
4- هادىء الطباع و غير إنفعالى
5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
8- حسن المظهر و الأناقة
9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة
10- يفضل ألا يقل السن عند التعيين فى وظيفة منسق إدارة المخازن عن 23 سنة و لا يزيد عن 30 سنة
مدة العمل فى الوظيفة:
لا تقل مدة العمل فى وظيفة منسق إدارة المخازن عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن سبع سنوات
الترقـيات:
بعد إنتهاء مدة عمل منسق إدارة المخازن، فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن 90% فى تقرير التقييم السنوى، يتم ترقيته إلى وظيفة مدير مخازن
معايير التقييم:
1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات إدارة المخازن من خلال إدارة نظام الجودة
2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها منسق إدارة المخازن لرئيسه المباشر (مدير المخازن)
4- تقرير الرئيس المباشر (مدير المخازن)