إصدار النماذج والتعليمات المطلوبة للبدء بالانتاج: Dispatching
هي الخطوة التي تأتي بعد الانتهاء من وضع الجدول الرئيسي للإنتاج وتتطلب وضع النماذج الضرورية وإصدارها إلى المجموعات المختصة بالعمل وبهذا الإصدار يبدأ العمل في إنتاج السلعة ويتضمن أمر الإنتاج اسم الصنف والجزء المراد توفيره والكمية المطلوبة منه وقائمة بأجزائه أو مكوناته والمواصفات الفنية ورسوم هندسية لها وقائمة تسلسل ومسار عمليات الصنع. وتعليمات الصنع والفحص وبطاقة تعريف تصاحب هذا الجزء عبر مراحل التشغيل حيث بعد إعداد هذا الأمر يجري إصداره بإرساله إلى القسم أو الموضع الإنتاجي المختص، ويخطر المشرفون بأوامر الإنتاج التي صدرت وأولويات التنفيذ وتوالي تنفيذ الأوامر ويمكن نقل هذه المعلومات من خلال مسودة بخط اليد أو قائمة مستخرجة من الحاسب الآلي أو تليفونيا أو من خلال المناقشة وجها لوجه، ويجب إعداد قائمة إرسال الأوامر لكل مركز عمل وفقا لأولويات التنفيذ مع إثبات الوقت اللازم للإنتاج، فإن كان تشغيل أوامر الإنتاج يستغرق يوما أو أقل، يجب إعداد قوائم الإرسال بشكل يومي وإن كان تشغيلها يستغرق أسبوعا يتم إعدادها بشكل أسبوعي مع مراجعتها مراجعة نصف أسبوعية وبالإضافة إلى إصدار التعليمات فإن الأفراد المسؤولين عن القيام بهذه الوظيفة يتلقون التقارير من أقسام التشغيل والتي توضح مدى التقدم في العمل وتوزع هذه التقارير إلى الجهات المختصة ومنها أقسام الجدولة ومحاسبة التكاليف والإدارة العليا ومن هذه التقارير ما يلي:
- تقرير عن الأعطال: ويعده المشرف مرة أو مرتان يوميا أو أسبوعيا ويراجعه رئيس طاقم التخطيط بالمصنع أو منظمة الخدمية لتحديد مدى وجود أعطال حدثت أو متوقعة والتي يمكن أن تؤثر على جدول عام.
- تقرير دوري عن المدخلات والمخرجات: هو تقرير أسبوعي يعد عن كل قسم يوضح موقف كل من المدخلات والمخرجات والوحدات تحت التشغيل في نهاية الأسبوع.
- تقرير ملخص عن الأداء: وهذا يجب أن يوضح عدد ونسبة الأوامر المنجزة فعلا وتلك المتأخرة وفقا للجدول خلال فترة محددة مثل أسبوع أو شهر حيث أن المعلومات عن الأوامر المتأخرة يمكن أن تخفف من مشكلات التسليم إن أمكن إخطار العميل بذلك والاعتذار له ويجب أن يعبر التقرير عن مدى تقدم الإنجاز بوحدات قياس مثل (طن،وحدات، دج).
- تقرير عارض أو استثنائي: وهذا يجب تصميمه من آن لآخر لمقابلة حاجات الإدارة ويمكن أن تتضمن التقارير العارضة نقاطا متعلقة بالتلف خلال التشغيل والخردة والأعمال اللازم إعادتها والأوامر المتأخر تنفيذها.