الموضوع: تأسيس قسم موارد بشرية في شركة صغيرة

تأسيس قسم موارد بشرية في شركة صغيرة

Establishing an HR Department in a Small Company

أن توكل إليك مهام تَأسيس قسم الموارد البشرية في شركةصغيرة يمكن أن يكون تحدي وأيضا معضلة. أول ما يمكن أن تفكر فيه هو كيف تبدأ؟ كَماهو الحال في أكثر الأشياءِ، فإن المفتاح إلى النجاح هو أن تبدأَ بالإستماع إلى،وملاحظَة وتعلم كل ما يخص المنظمة. إنه من المهم للغاية معرفة التوقعات المطلوبة منعملك ومن وظيفة الموارد البشرية ككل.



ما هو الغرض من إيجاد هذهالوظيفة أو القسم الجديد؟

فكرة من كانت؟

من يستطيع مساعدتك على فهمطرقِ العمل الداخلية للشركة؟

من هو صاحب القرارات التي تؤثر فيعملك؟

ما هي ثقافةُ الشركة؟

كيف كانت أنشطة الموارد البشرية تدار قبلمجيئك ومن كان يديرها؟



إن أفضل طريقة يمكن أن تكون لجمع أجوبة علىهذه الأسئلة هي عمل تقييم إحتياجات من خلال المقابلات الغير رسمية مع الموظفينوالإدارات، بالإضافة لتقييمك الخاصِ بإجراءات وسياسات الموارد البشرية المطبقةحاليا. ولا تنسى مراجعة خطة عمل الشركة كجزء من عملية جمعالمعلومات.



بعد ذلك خطوتك التالية تكون عمل خطة عملك. أشرك بهاالإدارة العليا وذلك لكسب مساهمتهم والأهم من ذلك كسب دعمهم. إعمل قائمة بما يتطلبعمله مستندا على المعلومات التي حصلت عليها من تقييماتك. حدد إطار زمني للعمل،وأحسب تقديراتك للتكلفة المالية، إشرح أسباب المهام التي ستقوم بها وأهميتها للعمل،وما هي النتائج النهائية المتوقعة. عندما يحين وقت تقديم خطتك للإدارة العليا كنمستعدا؛ إعمل عرضا مختصرا، بدقّة وإحتراف؛ توقع أسئلة وإعتراضات، تأكد بأنه لديكوقت يكفي لتقديم عرضك. لا تنسى الخلاصة (زبدة الموضوع) كَيف ستستفيد الشركة منوظيفة المواردالبشرية؟ مثلا: زيادة الأرباح، أو رفع معدل الإنتاجية، أو زيادة رضاءالموظفين، أو تخفيض مصاريف معينة.



أما الآن فيبدأ العمل الحقيقي. إبدأ بمراجعة ملفات الموظفين. هل كل الوثائق الضرورية موجودة؟ هل هناك أي منالمواثائق التي قد تسبب أي مسؤولية قانونية على الشركة؟ بعد ذلك إحفظ الملفات فيخزنات مقفلة وضد الحريق.



ماذا عن دليل الموظفين؟ هل هناك دليل؟ هلهو قنبلة موقوتة تنتظر أن تنفجر؟ راجع محتوياته بعناية ثم قرر ما إذا هو من الأفضلتَحديث الدليل الحالي أم عمل دليل جديد. حاول أن تحصل على عينات من شركات مماثلةلشركتك. عندما تجهز المسودة أعرضها على المدراء ليراجعوها. ثم لتراجعها الإدارةالعليا حيث تضمن بذلك أن ما جهزته يتوافق مع توقعاتَهم. وأخيرا أعرضها على محاميشركتك. أعط كل موظف نسخة، وإجعله يوقّع إشعارا بالعلم، وإحتفظ بهذا الإشعار في ملفالموظف.



ماذا عن الرواتب والبدلات؟ إذا كنت المسؤول عن كشوفاتالرواتب، إبحث عن شركات لديها برامج إدارة الرواتب فهي تستطيع مساعدتك في هذهالمهمة الهامة. ماذا عن نظام معلومات الموارد البشرية؟ يمكن لمعظم برامج الرواتب أنتساعدَك في هذه المنطقة أيضاً. مستوى خبرة العاملين في قسمك سيساعدك على أن تقرر ماهو أفضل خيار لشركتك.



البدلات والمزايا هي أيضا مناطق يمكنك أن تعدلفيهما لتقديم خدمة أفضل للموظفين وتوفر في نفس الوقت أموالا على الشركة. قيمالموردين الحاليين وإبحث في السوق عن عروض أفضل للحصول على أفضل خدمة بينما تقللالتكاليف.



ماذا عن نظام الأجور؟ هل يعمل بفاعلية؟ هل تتم إدارتهبثبات؟ قد يلزمك أن تمضي الكثير من الوقتِ لتضع نظام أجور يدعم جو العمل وثقافةشركتك الجديدة. ربما تحتاج لمساعدةَ خارجية من إخصائي أنظمةأجور.



سوف يبقى إستقطاب والإحتفاظ بالموظفين التحدي الأكبر للشركاتالصغيرة. يمكن أن يكون إختيار وتوظيف أناس مناسبين لحاجات شركة صغيرة صعبا في أيسوق عمل. لقد ولت الأيام التي كان فيها "الشخص المناسب" ينتظر عند بابك لتفتح له. إن المواهب والمهارات التي تلزم لنجاح الشركات الصغيرة تبدأ بالإختيار الصحيح. هذامهم جدا لك، وأيضا فإن مشاركة المدراءِ سيكون مهما لنجاحك. الإستقطاب والإحفاظبالموظفين هو من إحدى أنشطة الموارد البشرية القابل للقياس وإظهار نتائج عملكبسهولة.



ماذا عن السياسات والإجراءات (المكتوبة)؟ فهناك سياساتوإجراءات متعارف عليها وهي تمثل جزء من ثقافة الشركة وهناك سيايات وإجراءات رسمية (مكتوبة). مرة أخرى يجب أن تهتم بقانونية ما تكتبه. تحتوي السياسات على التوظيف،وإدارة الرواتب، والإجارات والعطل، والتدريب، والنقل والتنقل، والبدلات والمزايا،والإجراءات الجزائية، وتقييم الأداءِ.



بعد ذلك إبدأ بالتَفكير بشأنتوجيه الموظفين الجدد. كيف سيتم تقديمه للشركة ولعمله ومن سيقوم بذلك؟ ماذا يجب أنيتضمنه برنامج التوجيه، وأين يجب أن يقام؟ من الأهمية أن تعلم ما هي المعلومات التيستقدمها للموظفين الجدد لجعلهم يبدؤوا بداية جيدة؟ هذه الخطوة حيوية جدا لهمولنجاحِ شركتك الجديدة في المستقبل.



التدريب، إن إحدى مفاتيحِ نجاحِالشركات في سوقِ العملِ اليوم هو التدريب الجيد للموظفين. هذا يتضمن إعطائهمالأدوات التي يحتاجوها ليكونوا ناجحين في مواقعهم الحالية والمستقبلية. ومن المهمأيضاً أن توفر التدريب لمدرائك وذلك لمساعدتهم على تحفيز وتوجيه موظفيهم. سواء كانهذا التدريب رسمي أَو شكلي، التدريب ضروري لمساعدتك على تأسيس والمحافظة على القوىالعاملة الممتازة مع القادة القادرينِ الأقوياءِ. يمكنك أن تقوم بالتدريب بشكلرسمي، أو إجتماعات موظفين، أو ورشات عمل صغيرة، أو مواد مكتوبة، أو خارج مواقعالعمل الخ....، من المهم أن تقدم في خطتك للموارد البشرية أفكارا لتنفيذ هذاالتدريب والتطوير.



أخيرا وليس أخرا، التواصل. كَيف سوف تبقيالموظفين والمدراء على دراية بما تقدمه؟ إحدى هذه الطرق قد يكون نشرة أخبار الشركة. إجعلها مرحة ومثيرة، ولكن متقنة، إنشرها بإنتظام. لَيس من الضروري أن تكون طويلة. أن النشرة الإخبارية قد تكون مصدرا رائعا لتعريف الموظفين بشكل علني على الشركةالتي يعملون فيها.



الجزء الثاني لعملية التواصل هو التواصل معالإدارة. هل الموارد البشرية تساهم بالقرارات المهمة؟ هل تؤثر بها؟ إرفع تقاريركحول دوران الموظفين والإحتفاظ، وبيانات تحليلِ مقابلات الخروجِ، وتكاليف البدلاتوالمزايا، والغياب، والترقيات والتدريب تكلفته ونتائجه. إن دورنا كمحترفو مواردبشرية هو أن نساعد الآخرين كي يروا المساهمات الحساسة والقابلة للقياسِ التي تقومبها إدارة الموارد البشرية.



إنه لمن الصعب وفي نشرة مثل هذه، أننقدم دليلا شاملا عن تأسيس قسم الموارد البشرية في الشركات الصغيرة. نأمل أن نكونقد زودنا القاريء بما يغذي أفكاره ويساعده على الأنطلاق. إن التعلم والتطور المهني،بالإضافة إلى إتصالك بنظرائك من ممارسي الموارد البشرية، سيكون القطعةَ الأخيرةالتي ستساعدك على أن تبدأ في بناء قسم موارد بشرية ناجحِ في شركةصغيرة

انتهى.