النتائج 1 إلى 4 من 4

الموضوع: Use of Official Meetings

#1
الصورة الرمزية علي محمد حسن
علي محمد حسن غير متواجد حالياً مشرف باب علم الإدارة
نبذه عن الكاتب
 
البلد
المملكة العربية السعودية
مجال العمل
موارد بشرية
المشاركات
1,182

Use of Official Meetings

Use Of Official Meetings


Meetings are essential for any organization or Government. It facilitates good inter-personal communication and solution to a problem through consensus. Of course the meeting has to chaired by a senior person who can ensure discipline throughout the proceedings. There should be an agenda and a list of all persons who are supposed to participate in the meeting- capable of evolving a solution if the meeting is called for a common problem in the organization. Before anything else I would like to clarify the types of meetings called for. A meeting is called for:


passing on information regarding policy changes or strategic changes or any other important information to key persons in the organization who are responsible to implement the changes. Normally such a meeting is convened by the top management and mostly departmental heads are called for such meetings.

Review meetings. This is done by the departmental head based on the frequency decided to assess the progress of work done in the department. At the top level, MD or VP usually conducts this once in 3 months with their immediate assistants. Once in 6 months, the MD reviews with all concerned regarding the progress they are making.


Brain storming session: This may involve all concerned at any position with a view to garner substantial savings or improve productivity.


Customer meeting: This involves mostly marketing executives to get business or selling products on a large scale. Sometimes this also includes a PR manager.

Meeting with potential employee or what is called an interview. This is for the purpose of selection and recruitment.


Statutory meetings: Required as per company’s act every 3 months to approve and owe responsibility by Board of Directors and the financial results are circulated to all bonafide shareholders. The meeting is convened by Company Secretary and a minimum number of directors must attend the meeting.


However the Annual General Meeting (AGM) has to be conducted within 3 months of a fiscal year inviting all shareholders in the city where the company has declared its registered office. The AGM also takes the approval of shareholders for approval of new products, taking loans from financial institutions, mortgaging of company properties (plant, machinery, offices) or appointment of new directors or top officials. In some cases extra ordinary general meeting (EGM) is called for to take the approval. There is no stipulated frequency for EGM.


Government Meetings: These are conducted by both State and Centre. Very few of them result in Public benefit. Either they are called for show off or as an annual ritual. Some are confidential and the common public do not know the outcome or decision taken in the meetings.


Now I come to the negative side of the meetings particularly in medium and large companies conducted by the bosses of the functional area. Mostly these meetings are called for those senior persons who are heading a small department or heading a department who are side tracked by top management for their performance and is due for super annuation with a sadistic mind. They do not have adequate knowledge to be respected by their team members. They call for meetings abruptly without any agenda. The meeting in fact ends up as a mudslinging session. They waste the time of team members and the meeting ends up as counterproductive. The meeting is worse than a government meeting ritual where at least every member reads out his paper and some knowledge is imparted to others.


Policy changes, Strategy changes through passing on information and instructions and Review meetings are most productive particularly the latter. Review meetings are regularly conducted by Marketing, Supply chain Management and IT. Marketing conducts review meeting with its executives once a week to monitor the sales and determine the market trends. So corrective action can be taken faster and not lose the sales

Supply chain management conducts the meeting with its executives at least once in 2 weeks to determine the status of supplies and finished goods reaching various destinations. All these and other meetings are purposeful when target dates are given by the head of the department or a person who is chairing the meeting to various executives to implement and achieve the targets. In the IT sector review of Projects is done by the Team Leader and he decides the frequency of the review. At present to save time all reviews are done through computers and rarely only if required physical meetings do take place

Meetings must be useful and progressive and the result should be in the interest of the Organization.

by ;CiteHR.com


#2
نبذه عن الكاتب
 
البلد
الولايات المتحدة الأمريكية
مجال العمل
أعمال ادارية
المشاركات
831

رد: Use of Official Meetings

Helpful topic and definitions....Thank you

#3
الصورة الرمزية samerhassan82
samerhassan82 غير متواجد حالياً مستشار
نبذه عن الكاتب
 
البلد
سوريا
مجال العمل
موارد بشرية
المشاركات
513

رد: Use of Official Meetings

Many thanks my friend..........

#4
الصورة الرمزية Wadie
Wadie غير متواجد حالياً مبدع
نبذه عن الكاتب
 
البلد
سوريا
مجال العمل
Human Resources
المشاركات
170

رد: Use of Official Meetings

Thank you dear for the nice information...

إقرأ أيضا...
Corporate Records Handbook, The: Meetings, Minutes & Resolutions

All the forms you need to keep your corporation valid in the eyes of the IRS and courts. If you've taken the time to turn your business into a corporation, chances are you'd like to see it stay that... (مشاركات: 0)


Success or Failure in Meetings Is Earned!

Are too many company meetings (as planned by The Other Guy, of course) falling short of expectations these days? Have you wondered why? Were those failed meetings complete in their construction?... (مشاركات: 1)


دورات تدريبية نرشحها لك

برنامج التخطيط الاستراتيجي المتقدم وفقاً لرؤية السعودية 2030

احد البرامج التدريبية الحصرية التي تدعم رؤية السعودية 2030، حيث يهدف هذا البرنامج التدريبي المتميز الى مساعدة المدراء والمسئولين ومتخذي القرار في الشركات والمؤسسات السعودية على فهم عميق لرؤية السعودية 2030، والالمام بانعكاساتها على السوق السعودي وكيف يمكن للشركات تصميم خطتها الاستراتيجية التي تتوائم مع هذه الرؤية، حيث يتم تأهيل المشاركين على صياغة الخطة الاستراتيجية للشركة او المؤسسة وفق هذه الرؤية وآلية وضع هذه الخطة موضع التنفيذ.


دورة الصياغة الوظيفية باللغة العربية

نظرا لما لوحظ أن المهارة اللغوية العربية الأساسية، لبعض العاملين ليست بالمستوى الذي يمكنهم من أداء مهامهم، في صياغة المراسلات والتقارير؛ مما يؤثر في وضوح ودقة المعنى المقصود، فقد تم تصميم هذا البرنامج التدريبي، ليقدم أسلوبا تدريبيا حديثا لتنمية المهارات الأساسية في اللغة العربية، مع تمكينهم من صياغة الوثائق الرسمية بالدقة اللغوية المطلوبة .


الدبلوم التدريبي المتقدم في إدارة الأزمات

اهم شهادة تدريبية للمهتمين بإدارة الأزمات، برنامج تدريبي يشمل ستة محاور تدريبية للتعرف على الاسلوب العلمي الامثل لإدارة الأزمات بعيدا عن الاجتهادات الفردية، ويشمل هذا البرنامج ثلاث ورش عمل تطبيقية للوصول في النهاية لدعم قدراتك المهنية من خلال وظيفتك في التعامل باحترافية مع الازمات التي تمر بها الشركة أو المنظمة التي تعمل بها.


كورس التغذية المناعية

برنامج يتناول شرح اساسيات التغذية وعلاقتها بالمناعة والجهاز المناعي والاغذية والعناصر التي تؤثر على الاستجابة المناعية والنظام الغذائي المضاد للالتهاب وتأثير السمنة والنحافة على الجهاز المناعي ومقاومة الأمراض الفيروسية وأهم الامراض المناعية و التدخل الغذائي الصحيح والتحاليل المناعية والتغذية لمرضى الايدز ومرضى كورونا


كورس الأمن السيبراني وحماية البيانات للمؤسسات والشركات

برنامج تدريبي موجه للشركات التي ترغب في ضمان حماية الشبكات والبيانات والاصول الرقمية من الهجمات السيبرانية بانواعها وسيتمكن المتدربون من استخدام ادوات الكشف عن الهجمات والتهديدات وتطبيق الحلول الأمنية لتعزيز الحماية. وسيتعرفون على استراتيجيات حماية البيانات الحساسة واستخدام التشفير البروتوكولات المختلفة المستخدمة لحماية المعلومات


أحدث الملفات والنماذج