بغض النظر عمن تكون وما تقوم به، تشكل الاجتماعات جزءًا من حياتك سواء ًا العملية أو الاجتماعية، وإن هذه الاجتماعات مكلفة من جميع النواحي، حتى لو عقدت في غرفة الاجتماعات الخاصة بالشركة، فلضمان نجاح وإنتاجية الاجتماعات وأحقيتها بالمصاريف المترتبة عليها، يجب أن تتحقق ثلاثة شروط:
- انتهاء النقاش بانتهاء الاجتماع أي سماع جميع الآراء والأفكار.
- وجود مدير أو رئيس للاجتماع ذو شخصية قوية ومحترمة.
- وأخيراً الحساب الدقيق لزمن هذا الاجتماع، يقال أنه إذا كان حساب زمن الاجتماع ليس بالدقة الكافية، فلن يحقق هذا الاجتماع النتيجة المرجوة منه.
إذا لم يستطع الأشخاص الموافقة أو حتى تذكر ما جرى في الاجتماع، فكيف سيعملون بشكل فعَال لتحقيق أهداف هذا الاجتماع؟ سيساعد هذا الموضوع منظمى الاجتماعات و المدراء الذين من الواجب عليهم تنظيم الاجتماعات مع موظفيهم، و أصحاب الشركات و المؤسسات، وكذلك الموظف العادى الذى يسند إليه القيام بتنظيم إجتماع ما، في فهم دورهم والتقنيات اللازمة للاستفادة من كل دقائق الاجتماع ليتضمن جميع المعلومات الهامة والأساسية.
دور منظم الاجتماع
  • ان دور منظم الاجتماع هو اساس الاجتماعات. وان كان المنظم يدرك مدى أهمية ما يفعل والهدف الذي يريد ان يصل اليه وذلك بوضعها لجدول يصمم فيه الاجتماع من سيحضره؟ الى ماذا يريد الوصول؟ كيفية تاثيره في الموظفين؟ طريقة القائه يجب أن تكون واضحة وبسيطة واذا كان الاجتماع يخص موظفون اجانب عن الشركة فلا بد له الاستعانة بمنظمي الإجتماعات ليهتموا بضيوف الشركة فى الاجتماع، لان الاهتمام بهم يمكن ان يساعد في الوصول اليهم عن طريق اللطف والسخاء وحسن الاستقبال. فهذا هو واجب منظم الاجتماع، ولتحقيق أهدافه يجب ان يتمتع بمهارات تجعله قائد الاجتماع وناجحا فيه. فلابد من التركيز على النقاط الاساسية وعدم الدخول في التفاصيل الا عند الضرورة كي لا يشعر الاخرين بالملل، ويجب الاستعنانه دائما برسومات توضيحية، فتكنولوجا اليوم تسمح بذلك.
    ويجب الاستماع لنقد الاخرين بابتسامة عريضة، فالاختلاف في الرأي شيء وارد ويجب دائما على الشخص تعزيز ثقته بنفسه، وذلك عن طريق اقناع المختلفين معه بطريقة وجيهة وودية، ويجب على منظم الاجتماع تسجيل كل اقتراحات الحاضرين واعاطائهم الفرصة وتشجيعهم على الاقتراح والمحاول فى ارضاء الجميع وارضاء نفسه بخلط الافكارووجهات النظر بطريقة ذكية وفعالة.
    إن السرعة في الالقاء يمكن ان تجعل الاخرين ينبهرون لكن يجب ان يشرح منظم الاجتماع كل اهدافه من الاجتماع بطريقة واضحة دون ان نسيان شيئا، ويجب أن يكون قائدا صارما.
    اخيرا لكي يصل منظم الاجتماع الى كل اهدافه يجب أن يكون دبلوماسيا ووديا اكتر. وواثقا من نفسه وادائه دائما، وان كان مترددا من مواجهة الاخرين يجب ان يحاول تعزيز الثقة بنفسه فلا احد سيساعده في اكتساب تلك المهارة سوى نفسه.