يعمل مندوبو مشتريات تحت إشراف رئيس قسم المشتريات. ويختص كل مندوب بمجموعة متخصصة من المشتريات ويحتفظ بسجل لجميع المشتريات يثبت فيه الموردين الذين تقدموا بعروض والأوامر التي تم وضعها للشراء وتواريخها والموردين والكميات والأسعار ووقت الإعداد المسبق للشراء. وهو الوقت الذي يمر بين لحظة استلام مندوب المشتريات لطلب الشراء والوقت الذي تسلم فيه المادة المشتراة للقسم الذي طلبها.
ويصدر قسم المشتريات أوامر الشراء الخاصة بالخدمات والمواد على أساس طلبات الشراء التي تصله من مبرمج الإنتاج. ويتم تدقيق كل طلب شراء للتحقق من أن وقت التسليم المطلوب يتمشى مع وقت الإعداد المسبق للشراء الذي أخطر به مبرمج الإنتاج. ومندوب المشتريات يتفاوض في السعر مع الموردين ويعتمد في ذلك على إلمامه بالأسعار السائدة في السوق. وعند طلب مكونات وإمدادات جديدة يحصل قسم المشتريات على عروض منافسه، على الأقل ثلاثة، ويختار أقل الأسعار التي تفي بالغرض.
ويتولى قسم المشتريات أعمال الاتصال بين الموردين وأخصائي الإنتاج الآخرين ويسترعي أنظارهم إلى المشاكل الهندسية أو يقدم توصيات لمصممي المنتج ومهندسي التصنيع. وعادة يوجد موظف مشتريات يختص بالمتابعة للمحافظة على برامج الوريد.
وتتطلب متابعة المشتريات التعرف على مدى الاعتماد على الضمان الذي يقدمه المورد بالنسبة للالتزام بمواعيد التسليم ومداومة متابعة المورد في حالة وجود شك في إمكان المحافظة على موعد توريد أي دفعة. يكون موظف المشتريات على علاقة وثيقة، بمخططي الإنتاج ويمكنه في حالة نشؤ مشكلة هامة ان يرفع الأمر للإدارة العامة للمصنع. وعليه في الحالات الهامة التي قد يؤثر فيها تأخير التوريد على برامج الإنتاج ، ان يقوم بزيارات للموردين والتحقق على الطبيعة من الموقف واتخاذ كل أجراء ممكن لمنع حدوث نقط اختناق مكلفة.
رد مع اقتباس