أهلا إنتصار ,,,

مع الشكر الجزيل لمنتديات المعالي ,,, أتمنى أن تستفيدي من المقال التالي :


مكتب المدير
قرأت أراء متفرقة حولواجبات مدير الكتب والتفريق بينه وبين السكرتير بل هناك من قسم مجموعة العمل بمكتبالمدير إلى عدة أقسام
1/مدير المكتب
2/السكرتير التنفيذي
3/السكرتيرالخاص
4/السكرتير الإداري
5/السكرتير التقني
. وليس هنا مجال نقاشي فكلقائد منظمة ومدير مؤسسه يصنع الأسماء ويمنح الصلاحيات ولكن حديثي هنا عن الواجباتالأساسية . ولكن حتى تتضح الصورة أعطي لمحه موجزه فمدير المكتب مسئول عن ضمان سيرعمل المكتب بشكل فعال بمعني أن كل ما يتعلق بالمكتب من ناحية التنظيم والأشراف علىالطاقم الإداري والسكرتارية وكل ما يتعلق بواجبات المدير الوظيفية من رحلات عملواجتماعات ومواعيد واستقبال والرد عن كل ما يتعلق بمكتب المدير وهو صله الوصل بينالمدير وبين بقية أعضاء المنظمة وغالبا ما يمنح لمدير المكتب بعض الصلاحياتالإدارية مثل الرد على البريد العادي و البريد الالكتروني متابعة المشكلات الإداريةوالمعاملات الروتينية مع أهمية الانتباه انه غير مسئول عن الشئون الخاصة بالمدير (((ما لم ينص اتفاقه على ذلك)) . أما السكرتير فمن مهامه النسخ والتصوير وأرشفةالملفات ومتابعة العمل اليومي وان كانت أعماله حقيقة تتركز بكل ما يخص المدير بدايةتلقي المكالمات الهاتفية الشخصية ومتابعة الفاكس وكذلك استقبال الزوار ة و العملاءوتأمين السكن والرحلات لهم وطبعا بناءً على توجيه المدير له وهو مسئول عن الترتيباتاللازمة للمدير من التذاكر والفيزا والسكن ونحوها وباختصار السكرتير مسئول عنالمدير وهو مرتبط أداريا بمدير المكتب.
وبعد هذه الحديث لابد أن نعلم أنالصلاحيات تختلف باختلاف طبيعة عمل المنظمة والصلاحيات والواجبات التي يمنحها أويمنعها المدير العام

1/استلام ثم فرز جميعالمعاملات والبريد الوارد إلى مكتب المدير ثم عرضها حسب التوجيه فبعض المدراء يحددساعات معينه لاستقبال العرض اليومي والبعض يطالب بإحالة كل معامله بحينها .ثم يقومبتوزيعها كلاً فيما يخصه بعد شرح المدير عليها مع أهمية حفظ صور للوارد والصادر وهومستقل عن الصادر والوارد الخاص بالمنظمة. واطلع المدير العام على الإجراءات التياتخذت في الموضوعات التي تحتاج للمتابعة.
2/الرد علىالمكالمات الواردة مع أهمية تسجيل المتصل ورقم هاتفه والغرض من الاتصال ومعرفةتوجيه المدير في تحويل المكالمات له من عدمها ولابد من وجود سجل يومي لمتابعة هذاالامر.
3/ كتابه الخطابات مع مراعاة انه في حال كانتهناك خطابات سرية أن تحفظ في ملف مستقل وفي مكان خاص و ألا يرتبط الجهاز الخاصبالطباعة بالانترنت (لا يوجد مودم) وألا يطلع عليها ألا شخص واحد حتى تحددالمسئولية في خروج المعلومة.
4/في الاجتماعات لابدمن تجهيز مكان الاجتماع و محضر الاجتماع ودعوة المشاركين ومتابعة وصولهم ولعل اللهأن ييسر لنا حديثا عن الاجتماع الناجح.

هذا مجمل الأعمال ولكن أنأردنا أن نتحدث عن القدرات والمهارات التي يجب عليه تعلمها فهي تعتمد على طبيعة عملالمنظمة ولكن الأشياء المشتركة هي:-
1/القدرة على استخداموسائل الاتصال الحديثة مثل الفاكس-آلة التصوير- فرامه الورق – الحاسب الآلي – الماسح الضوئي – البريد الالكتروني – أجهزة العرض –وغيرها كثير.
2/ القدرة على التعامل مع المدير وفهم الآلية التي يريد للمكتب أنيعمل وفقها ((لا تكتف بفعل ما أقوله لك ! افعل ما هو ضروري)) وهذا اسمكتاب.
3/الرغبة في التطوير لذاتك وذلك وبحضورالدورات بل هناك دورات متخصصة تقدمها الغرف التجارية بالمملكة تعتبر مميزة وبسعرجيد مقارنه بغيرها. وعليه دائما البحث عن كل جديد عبر الانترنت والإصدارات المتخصصةليطور نفسه.
4/المهارات كثيرة منها الإلمام بكل مايتعلق بالحاسب الآلي من الأوفس ((ورد واكسل وكسل وبورب ونت))وكذلك بالانترنت وانكانت الأهمية الكبرى تتركز في توفير الوقت مثل الطباعة بسرعة ومعرفة الاختصارات .
5/القدرة والمهارة في أدارة مكتب المدير وخاصة مع وجود بعض العقباتومنها:-
أ/الارتباطمعالمديربعدالدواموخاصةالمهامالشخصيةوبدونحوافزأوخارجدوام.
ب/الإحراجمنقبلالعاملينفيالمنظمةوعدمتقديرهملأهميةوخصوصيةالعمل.
ج/كيفيةالتعاملمعأقاربالمديروكذلكالزوارالقادمينبدونمواعيدخاصةإذاكانوايصرونعلىمقابلته.
د/عدموجودصلاحياتتساعدعلىإتمامالعمل.
ه/عدمالتشجيععلىالتدريبلاكتسابمهاراتومعارفجديدةفيالعمل.
و/عدموجودبديلعندالغيابأوالاستئذان.


وختاما لا بد ان نعلم نقطتين مهمهللفرد بطاقم العمل في مكتب المدير:-
1/ يجب ان يكون يسمع ولا يتكلم فيجب ان لايصرح بأي معلومة وان كان يراها عاديه الا بإذن المدير الشخصي.
2/قد تتلقى سيلضخم من الاتصالات فلا تحاول أبدا الخروج منها بمنح وعود لأتملكها .
وختاما هاهوالموضوع بين يديك وإمام عينيك ينتظر منك لمسه لتقومه ونظره لتحسنه أو بسمه تحمسكاتبه


مع خالص تحياتي وقبلاتي ,,,